Business-Knigge: So gelingt die Kommunikation 4.0

Digitale Infrastrukturen verändern Beziehungen – pflegen wir sie! Zu den Grundregeln einer glaubwürdigen Kommunikation gehören Präsenz und Aufmerksamkeit. Schließlich ist der Mensch ein Beziehungswesen: Wer nicht richtig kommuniziert, sabotiert die Beziehungsarbeit. Vieles ist selbstverständlich, vieles ist Erziehungssache und einiges ist gelernt. Für die Businesswelt kommt noch immer der gute, alte Knigge zur Anwendung, um spezifische Verhaltensregeln zu eichen. Das gilt auch und erst recht in der Kommunikation. Doch wie sieht in Hinblick darauf der Business-Knigge 4.0 aus?

Aktuell gibt es einen Boom an Nachfragen rund um das Thema Kommunikations-Knigge. Eher schleichend sind im Zuge der veränderten Infrastrukturen viele Verhaltensweisen entstanden, die gewisse Auswüchse produziert haben – und genau diese gilt es nun wieder einzufangen. Die große Klammer bildet dabei die Frage, wie es uns (wieder) gelingt, mit Stil und Niveau dem Gegenüber Wertschätzung zu zeigen. 

Wer heute in eine Sitzung, einen Workshop oder eine wie auch immer geartete Veranstaltung blickt, kennt dieses Beispiel: Bei vielen Teilnehmenden hat sich eine lästige Verhaltensweise eingeschlichen, die ganz und gar nicht Knigge-like ist. Da wird gleich zu Beginn der Laptop routinemäßig auf den Tisch gestellt und sogleich aufgeklappt. Das Aufklappen der Technik ist ja noch das eine. Auch wenn es per se von vorne oder aus Sicht der Leitungsperson etwas unförmig aussieht: Mensch fokussiert auf Maschine. Es ist wie in der IT-Schulung, doch es hat den Beziehungscharme einer Fertiggarage. 

Selbst während dem Start und bei der Begrüßung, vor allem aber im weiteren Verlauf der Veranstaltung findet diese Szene ihre Fortsetzung: Da bleiben die Blicke auf dem Bildschirm, obwohl vorne oder sogar in der Runde gesprochen oder eine Präsentation gehalten wird. Die Finger schreiben im Untakt zum Geschehen – ein untrügliches Zeichen dafür, dass hier nicht Vorlesungsnotizen wie im Auditorium an der Uni gemacht werden, sondern schlichtweg E-Mails und andere Tasks abgearbeitet werden. Das Ganze wird oft noch garniert mit dem Tippgeräusch. Diese akustische Störung nimmt zu, wenn es harte Plastiktastaturen sind und wird nochmals quadriert, wenn lange Fingernägel mit im Spiel sind… 

Tippgeräusch als Normalfall?

Phasenweise scheint das eine Selbstverständlichkeit und zum Normalfall geworden zu sein. Ist das nun mal so? Ist das lediglich die Betrachtung eines vermeintlich stehengeblieben Mittfünfzigers, der in den Augen vieler den Zahn der Digitalisierung verpasst hat? Nein. Hier sprechen einschlägige Foren, Essays und Austauschrunden von (auch digitalen) Experten eine klare Sprache: das ist per se unanständig und tendiert zur Respektlosigkeit. 

Solches Verhalten kann man in Kauf nehmen wollen, muss sich aber bewusst sein, dass man das ausstrahlt und (aufgrund von Rückmeldungen) es auch vermehrt so wahrgenommen wird. Genauso unanständig, wie irgendwelche menschliche Töne von sich zu geben oder ein ungewaschenes Hemd zu tragen. Das ist grundsätzlich noch nicht folgenschwer, aber löst in unseren Breitengraden gerade im Businesskontext Reaktionen aus, die nicht zwingend immer geäußert werden – wahrgenommen, angedacht und gemerkt allerdings schon. 

Handfeste Studien (beispielsweise einer großen Versicherungsgesellschaft) haben sogar die Unaufmerksamkeit in Verluststunden umgerechnet: Wer nicht aufpasst, muss mehr nachfragen. Wer zu wenig Aufmerksamkeit erhält, doppelt zeitintensiv nach. Oder hat wichtige Aufgaben nicht gehört. Ein Live-Test über mehrere Veranstaltungen zeigte: Bei einer Kurzumfrage über Inhalte von Diskussionsthemen (es geht also nicht nur um allfällige, langweilige Referate) schneiden die Laptopschreibenden massiv schlechter ab, sie erzielen weniger als 50 Prozent des Resultats der anderen. Fakt ist: Multitasking funktioniert auch dann nicht, wenn man im digitalen Zeitalter lebt. Denn das menschliche Gehirn arbeitet noch identisch wie einst. Und man sieht es der tippenden Person praktisch immer an, ob sie an Notizen zum Livegeschehen schreibt (es gibt tatsächlich einen kleinen Prozentsatz an Menschen, die haben diese Disziplin) oder gerade mit der Beantwortung von Mails beschäftigt ist. Das eine vom anderen zu unterscheiden, ist ein Sensorium, das wir heute untrüglich haben und sogar mehr, als viele Teilnehmenden ahnen.  

Der zugeklappte Laptop als Statement

Es mehren sich unterdessen ebenfalls Meldungen von Menschen, die sich daran stören. Darum bin ich persönlich in meinen Rollen als Referent, Trainer oder schlichtweg Kommunikator dazu übergegangen, aufgeklappte Laptops, wenn es inhaltlich oder methodisch nicht zwingend erforderlich ist, aus meinen Veranstaltungen und Meetings zu verbannen. Echte digitale Freaks nehmen sich ohnehin ein Tablet mit digitalem Schreibstift zur Hand – damit bleiben sie am Geschehen, arbeiten psychomotorisch und haben trotzdem alles digital abgespeichert oder in der Cloud hinterlegt. 

Als Gegenleistung gibt es „Office-Zeiten“ innerhalb eines Tages. Das heißt: Wenn die Gruppe das möchte, gibt es zum Beispiel über die Mittagspause oder in einer Nachmittagsflaute konkret 30 Minuten Zeit, sich den zwingenden Geschäften zu widmen. Sofern das nötig ist. Einige sehen dann aber doch eine Chance darin, sich mal einen Tag so zu organisieren, dass sie ausnahmsweise eben mal nicht durchgehend erreichbar sind. 

Ein zugeklappter Laptop oder einer, der in der Tasche bleibt, kann auch ein Statement sein. Ich selbst erlebte eine Tagung eines exklusiven Clubs mit hochkarätigen Teilnehmenden. Es ist dort Ehrensache, sich nicht am offenen Laptop um die E-Mails zu kümmern. Allen in dieser Runde ist klar, dass das sowohl wenig respektvoll ist als auch ein Zeichen von schlechter Organisation.

Bloß nichts verpassen – erst recht drinnen

Und zum Schluss noch dies: Seit einigen Monaten hat die besagte namhafte und durchaus nicht kleine Versicherungsgesellschaft schlichtweg ein Verbot für Laptops in Meetings und ähnlichen Veranstaltungen ausgesprochen. Auf der anderen Seite gilt auch und erst recht: Wer ein Meeting oder beispielsweise einen Workshop leitet, soll den Anspruch haben, so gut vorbereitet zu kommen, dass der innere Drang der Teilnehmenden, draußen etwas zu verpassen, möglichst klein ist. Der Qualitätsanspruch als Gegenleistung muss eben ein hoher sein. Aber auch darüber könnte man sich innerhalb eines Settings per Feedback austauschen, sofern man die Laptops geschlossen hat…

Fazit 

Hier kommen konkrete Tipps, mit denen Ihnen die Kommunikation im Rahmen des Business-Knigges 4.0 gelingt: 

1. Laptops sollen geschlossen bleiben, alles andere schränkt die Aufmerksamkeit zu stark ein (Gründe: Anstand, Multitasking ist nicht möglich, Effizienz bzw. Vermeidung von Verluststunden, Störung durch Geräusch und geistige Abwesenheit).
2. Tablets (oder selbstverständlich auch Papier und immer häufiger auch so genannte Kladden) sind für eigentliche Meetings- und Kursnotizen sinnvoller. 
3. Alternativ können „Office-Zeiten“ an Randstunden angeboten werden, damit allfällige, nicht verschiebbare Tasks bearbeitet werden können.
4. Auch Referierende sollen sich bewusst sein, dass ein lebendiges Meeting, das gut vorbereitet ist, die Grundlage schafft, um die Aufmerksamkeit aufrecht zu erhalten.