Arbeitszeiterfassung im Mittelstand – eine Bestandsaufnahme

Dokumentieren die Arbeitnehmenden in Deutschland ihre Arbeitszeit? Und wenn ja, wie – mit Stift und Papier oder digital via Web und App? Diese Fragen stellte sich tisoware – Experte für Zeiterfassung und Gruppenunternehmen des ERP+ Experten proALPHA – vor dem Hintergrund der Feststellung der generellen Pflicht zur systematischen Arbeitszeiterfassung für die Unternehmen in Deutschland durch ein Grundsatzurteil des Bundesarbeitsgerichts (BAG) Ende des Jahres 2022.

Eine Antwort darauf sowie weitere Ergebnisse liefert die im Januar 2023 durchgeführte repräsentative Studie von tisoware: Knapp 90 Prozent dokumentieren bereits ihre Arbeitszeit, allerdings noch überwiegend altmodisch – während jeder Vierte noch zu Stift und Papier greift, nutzt nur jeder Zehnte eine Smartphone-App.

Laut der tisoware Studie dokumentieren bereits 89 Prozent der 1.000 im Mittelstand beschäftigten Befragten in Deutschland ihre Arbeitszeit. Jedoch eher auf altmodische Art und Weise – so wird die Zeit am häufigsten auf Papier (25 Prozent) und am zweithäufigsten über eine Stechuhr (24 Prozent) erfasst. Auch Excel-Tabellen sind bei 12 Prozent noch beliebt. Wohingegen modernere Tools wie die Erfassung via App (11 Prozent), Internet-Browser (16 Prozent) oder über ein zentrales digitales Erfassungssystem (18 Prozent) laut den Beschäftigten derzeit weniger häufig zum Einsatz kommen.

Rainer K. Füess, Leiter Partnervertrieb und Marketing bei tisoware, ein Unternehmen der proALPHA Gruppe, kommentiert: „Unternehmen sollten weg von der umständlichen und zeitfressenden Zettelwirtschaft hin zu digitalen Tools und Lösungen. Nicht nur aufgrund der durch Hybrid- und Remote-Arbeit immer mobiler werdenden Belegschaft, sondern auch, um den Aspekten des Datenschutzes und der Flexibilität des Unternehmens gerecht zu werden.“

Die Beschäftigten sehen das ähnlich, denn 38 Prozent der Befragten gaben an, dass ihr jetziges System zur Arbeitszeiterfassung dringend verbessert werden muss.

„Wir empfehlen Entscheidungsträgern – auch im Hinblick auf die zu erwartenden Anforderungen der Gesetzgebung – das Thema zeitgemäße Arbeitszeiterfassung schnellstmöglich zu adressieren. Dass nur elf Prozent ihre Arbeitszeit über eine App erfassen, offenbart das Potential, das in Zeiten von New Work aktuell noch ungenutzt bleibt.“

Raucherpause und Toilettengang: Was wird wie erfasst? Die aktuellen Herausforderungen bei der Arbeitszeiterfassung

Die Umfrage zeigt auch, wie granular die Arbeitnehmenden in Deutschland bis dato ihre Arbeitszeit dokumentieren:

• Mehr als die Hälfte der Arbeitnehmenden (56 Prozent) erfasst ihren Dienstanfang und -ende,

• ein Drittel (30 Prozent) hält die Mittagspause fest

• und jeder Fünfte (21 Prozent) überträgt zudem die ausgeübte Tätigkeit.

• Projekt- oder Bereichsangabe sowie der Ort der Arbeit – ob im Unternehmen oder im Home-Office – halten jeweils 18 Prozent der Befragten fest.

• Kleinere Pausen zwischendurch, wie beispielsweise Raucher-, Toiletten- oder Kaffeepausen, werden sogar von 12 Prozent der Befragten erfasst.

In Zukunft könnte es beim Thema „Was wird wie erfasst“ zu Herausforderungen kommen. Denn hier scheint unternehmensintern noch oftmals Unklarheit zu herrschen. So sind 19 Prozent der befragten Arbeitnehmenden der Meinung, dass die Arbeitszeiterfassung selbst Teil der Arbeit ist und die dafür benötigte Zeit daher miterfasst werden sollte. Auch die Anfahrt zur Arbeitsstelle gehört für 13 Prozent ebenfalls eingetragen.

Insbesondere die Raucherpausen während der Arbeitszeit scheinen ein diskutiertes Thema unter den Beschäftigten zu sein. Denn fast die Hälfte (45 Prozent) fände es gerecht, die Raucherpausen zu erfassen. Wohingegen jeder Fünfte (21 Prozent) sagt, dass er/sie kündigen würde, wenn Raucher- oder auch Toilettenpausen dokumentiert werden müssten. Laut 20 Prozent der Befragten würden jedoch genau diese Grauzonen wie beispielsweise die Toiletten- und Raucherpausen zu Schummeleien bei der Arbeitszeiterfassung führen.

„Die Umfrage zeigt deutlich, dass noch Unklarheit darüber herrscht, was alles erfasst werden soll und welche Konsequenzen eine detaillierte Arbeitszeiterfassung für sie konkret hat“, so Rainer Füess. „Aus diesem Grund sollte genau geregelt werden, was alles wie dokumentiert werden muss. Das kann sich von Unternehmen zu Unternehmen natürlich unterscheiden. Um Missverständnissen vorzubeugen, sollten die Unternehmen bei den Regeln zur Arbeitszeiterfassung ihre Beschäftigten mit ins Boot holen.“

Weitere Informationen:

Die komplette tisoware-Studie „Arbeitszeiterfassung: Was Arbeitnehmende wollen“ kann hier heruntergeladen werden.

www.proalpha.com