5 Mythen über Bewerbermanagement-Systeme

Ein intelligentes Bewerbermanagement-System erleichtert die Arbeit in HR-Abteilungen deutlich. Doch die Vielzahl an verschiedenen Lösungen, die aktuell auf dem Markt sind, verunsichern viele Unternehmen: Auf ein standardisiertes System vertrauen oder lieber individuell anpassen lassen?

Sind Cloud-Lösungen sicher? Und lohnt es sich für kleinere Unternehmen überhaupt? Steffen Michel, Geschäftsführer von MHM HR, räumt mit den fünf häufigsten Mythen auf.  

Mythos 1: HR-Systeme sollten am besten „aus einer Hand“ bezogen werden

Der Wunsch vieler Unternehmen „alles aus einer Hand“ zu beziehen, um Kompatibilitätsprobleme zu vermeiden und Komplexität zu reduzieren, ist zwar nachvollziehbar, im Recruiting jedoch nicht unbedingt notwendig. Denn Aktivitäten zur Personalgewinnung beziehen sich auf einen Personenkreis außerhalb des eigenen Unternehmens. Eine Verknüpfung mit Systemen, die sich um interne Mitarbeiter*innen kümmern, ist daher nur sehr eingeschränkt notwendig – etwa wenn es darum geht, die Stammdaten eines neu eingestellten Kollegen zu erfassen. Zwar stellen einige Anbieter ein breit gefächertes Angebot mit einer umfangreichen Softwarebasis für verschiedene HR-Bereiche zur Verfügung – die Krux dabei ist aber: Sie gehen oftmals nicht allzu sehr in die Tiefe. Das System eines Recruiting-Experten adressiert hingegen passgenau die spezifischen Anforderungen der Personalgewinnung. Der Provider greift auf jahrelange Kunden-Erfahrung sowie Best Practices zurück und kennt sich auf dem Markt bestens aus. Bei Bedarf ist er außerdem dazu in der Lage, Schnittstellen zu anderen HR-Systemen (z.B. SAP) zu schaffen, sollte das doch einmal nötig sein. 

Mythos 2: Individuelle Anpassung ist besser als Standardisierung

Nein, genau das Gegenteil ist der Fall. Denn bei einer Standard-Lösung handelt es sich in der Regel um ein bewährtes Best-Practice-System mit vielfach erprobtem Funktions- und Konfigurationsumfang. Stolperfallen sind durch jahrelange Weiterentwicklung und Optimierungen bereits eliminiert. Kunden können das System also schnell und ohne viel Programmieraufwand einsetzen. Zudem schließen sich Standard und individuelle Anpassung nicht aus. Gute Systeme sind so flexibel, dass sie sich einfach an die Bedürfnisse des Unternehmens adaptieren lassen. Darüber hinaus zeigt die Erfahrung, dass individualisierte Lösungen oftmals so komplex und ineffizient werden, dass die Kunden selbst den Überblick verlieren und letztendlich wieder auf den Standard zurückgreifen. 

Mythos 3: Cloud-Lösungen sind für Personaldaten nicht geeignet

Der Wegfall von Safe Habour und des EU-US Privacy Shield ist in jedem Fall kritisch zu betrachten. Besonders, dass bis heute keine finale Klärung zum Datentransfer getroffen wurde, mahnt zum vorsichtigen Umgang mit sensiblen Personaldaten. Das schließt die Cloud-Nutzung für HR-Abteilungen jedoch nicht aus. Wichtig ist aber: Der HR Cloud Provider der Wahl sollte auf jeden Fall in Deutschland sitzen und Dienste und Daten ausschließlich in deutschen Rechenzentren hosten, speichern und verarbeiten. Hier gelten die strengeren europäischen Datenschutzrichtlinien gemäß der DSGVO. Davon abgesehen, bietet die Datenspeicherung im eigenen Unternehmen nicht per se mehr Sicherheit. Auch hier gilt es, kontinuierlich Zugriffsrechte zu verwalten, Backups zu erstellen, Löschfristen einzuhalten, Hacker-Angriffe abzuwehren und das Gebäude vor Naturgewalten wie Hochwasser und Feuer zu schützen. Ein nicht zu unterschätzender Aufwand, für den Zeit und Experten-Know-how notwendig sind. Lagern die Daten hingegen bei einem spezialisierten deutschen Anbieter, können sich Unternehmen zurücklehnen und dem (zertifizierten) Dienstleister diese Aufgaben überlassen. 

Mythos 4: Bewerbermanagement-Tools sollten von globalen Playern bezogen werden

Hierbei handelt es sich klar um einen Mythos. Allein beim Kundenservice gibt es große Unterschiede. Große globale Player betreuen ihre Kunden meist über Callcenter. Dort kommt es oftmals zu langen Wartezeiten. Außerdem muss dem jeweiligen Kundenberater am Telefon jedes Mal die eigene Problematik von Beginn an erklärt werden. Bei kleineren Providern wie MHM HR haben die Kunden dagegen von Tag eins an einen persönlichen Berater. Dieser setzt im Unternehmen das System auf, schult die Mitarbeiter*innen, betreut diese bei sämtlichen Fragen und unterstützt im gesamten Prozess. Darüber hinaus kennt ein lokaler Provider die Anforderungen des regionalen Marktes besser und kann schneller auf neue Gegebenheiten und Wünsche der Kunden reagieren und seine Lösung entsprechend weiterentwickeln. So finden Kunden in jedem Fall Gehör und haben teilweise sogar Mitgestaltungsspielraum. Ein globaler Player kann dem Feedback vieler Tausender Kunden hingegen nicht einzeln gerecht werden. 

Mythos 5: Bewerbermanagement-Systeme sind erst ab +500 Mitarbeiter*innen sinnvoll

Falsch, denn etwa das Thema Datenschutz ist schon bei wenigen Bewerbern essenziell. Häufig arbeiten besonders kleinere Firmen noch mit Excel-Tabellen und Outlook, um Bewerber- und Personaldaten zu verwalten. Dies ist alles andere als datenschutzkonform. Ein Bewerbermanagement-System hingegen regelt Zugriffsrechte und löscht Daten automatisch, wenn die jeweils geltende Frist abgelaufen ist. Bewerberdaten werden außerdem verschlüsselt an weiterführende Funktionen übermittelt, wie etwa einen internen Talentpool, und das nur, wenn der Bewerber hierzu explizit zugestimmt hat. Oftmals lassen sich kleinere Unternehmen auch von dem vermeintlichen Aufwand, den die Neueinführung einer Recruiting-Lösung mit sich bringt, abschrecken. Doch dies ist ein Trugschluss. Insbesondere bei kleineren Firmen lassen sich vorkonfigurierte Best-Practice-Lösungen in der Regel schnell und einfach innerhalb kürzester Zeit aufsetzen. Zudem wirkt sich die Anschaffung eines Bewerbermanagement-Systems auch positiv auf das Employer Branding aus. Denn junge Nachwuchskräfte legen immer mehr Wert auf moderne, innovative Arbeitgeber. So kann ein Unternehmen – unabhängig der Größe – von einer positiven Außenwirkung profitieren.

Fazit

Bewerbermanagement-Systeme sind eine Bereicherung und bringen Arbeitserleichterungen für Unternehmen jeder Größe. Dabei lohnt es sich, auf einen lokalen HR-Spezialisten zu vertrauen, der als Experte für Recruiting-Belange auf dieses Thema fokussiert ist. Er stellt eine langjährig erprobte Best-Practice-Lösung bereit, schützt die sensiblen Daten auch in der Cloud DSGVO-konform, kennt die Anforderungen des regionalen Bewerbermarktes und stellt seinen Kunden einen persönlichen Berater zur Seite. Auf diese Weise können sich Unternehmen als moderne, innovative Arbeitgeber präsentieren und Recruiting-Prozesse um ein Vielfaches beschleunigen – zwei nicht zu unterschätzende Vorteile im anhaltenden War for Talents. 

www.mhm-hr.com