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Die pandemiebedingte Arbeit von zu Hause hat ihre Tücken. Vor allem dann, wenn Mitarbeiter für die Kommunikation mit Kollegen und den Austausch von Dateien private Apps oder Mail-Accounts nutzen.
Fünf Kriterien muss eine mobile Kommunikationslösung erfüllen, damit die Mitarbeiter gerne mit ihr arbeiten und gleichzeitig die Unternehmen auf der sicheren Seite sind. Der Münchner Sicherheitsspezialist Virtual Solution erklärt, worauf es ankommt.
Arbeitgeber müssen laut Corona-Arbeitsschutzverordnung seit dem 27. Januar überall dort Homeoffice anbieten, wo es möglich ist. Viele Unternehmen, aber auch der Öffentliche Dienst konnten sich vor der Pandemie nicht vorstellen, dass ihre Mitarbeiter virtuell so produktiv arbeiten, wie sie es heute tun. Grundlegende Voraussetzung ist allerdings das entsprechende technische Equipment, damit das mobile Arbeiten ein Segen und kein Fluch ist.
Um eine reibungslose, sichere und datenschutzkonforme Kommunikation sicherzustellen, sollten Unternehmen und Behörden folgende Punkte im Blick haben:
Einfache Nutzung:
Zu komplizierte Anwendungen werden von Mitarbeitern boykottiert und verursachen für das IT-Team unnötigen Mehraufwand. Benutzerfreundlichkeit ist deshalb das A und O, bleibt jedoch nicht selten bei Sicherheitslösungen auf der Strecke. Eine Benutzeroberfläche sollte sich möglichst eng an Apps anlehnen, die die Mitarbeiter aus dem Privatleben gewöhnt sind. Zudem muss eine moderne Kommunikationslösung alle wichtigen Funktionen wie E-Mail, Messenger und Telefonie, Kalender und Dokumentenzugriff bequem in einer einzigen Anwendung abdecken. Bei der Auswahl einer Lösung ist die schnelle Implementierung in die eigene Infrastruktur genauso wichtig wie die einfache Verwaltung der App.
„Secure by Design“:
Die sichersten mobilen Apps sind diejenigen, die Sicherheit bereits als Design-Prinzip verankert haben. Es ist wie bei einem Haus: Wenn die Fenster gekippt und die Türen nicht richtig verschlossen sind, hilft auch der gute Wachhund „Firewall“ nur bedingt. Berufliches oder Vertrauliches muss von Privatem streng abgeschottet sein. Daten auf dem Gerät müssen verschlüsselt abgelegt und die Verbindungen Ende-zu-Ende verschlüsselt werden. Nur dann erfüllt die Lösung die höchsten Sicherheitsstandards und ist DSGVO-konform. Ein weiterer Vorteil: Bei aktuellen Kommunikationslösungen ist keine VPN-Verbindung nötig. Mitarbeiter können sofort ohne umständliche Einrichtung mit hoher Performance loslegen.
Zuverlässige Synchronisierung:
Beim Thema Homeoffice kommt sofort die Frage auf, wie sensible Arbeitsdaten zwischen Büro und Zuhause nicht nur sicher transportiert, sondern auch automatisch überall synchronisiert werden. Es muss sichergestellt sein, dass Dateien unabhängig von Gerät und Plattform jederzeit einheitlich vorhanden und aktuell sind.
Private Geräte nutzen (BYOD):
Nur wenige Arbeitnehmer verfügen über firmeneigene Notebooks, die in die gängigen Sicherheitsvorkehrungen des Unternehmens eingebunden sind. Oftmals fehlt es auch an genügend lizensierten VPN-Zugängen und Bandbreite für alle Mitarbeiter. Eine gute Alternative sind deshalb private Smartphones und Tablets, die auch beruflich genutzt werden. Eine moderne Kommunikationslösung stellt dabei sicher, dass Unternehmen und Behörden die Kontrolle über ihre Daten behalten. Sehr einfach formuliert lautet das Motto: Volle Kontrolle für den Administrator, maximale Freiheit für den Mitarbeiter.
Geringer Aufwand für IT und Compliance:
Oft bedeutet ein neues System für Administratoren mehr Arbeit. Verfügt die Kommunikationslösung über ein umfangreiches Management-Portal, können IT-Administratoren das System einfach und bequem ausrollen, Sicherheitsregeln festlegen sowie bei Verlust eines Gerätes alle Daten im geschäftlichen Bereich mit einem Maus-Klick aus der Ferne löschen. Damit erfüllen die Sicherheits- und Compliance-Verantwortlichen ohne großen Aufwand rechtliche Vorgaben sowie unternehmensinterne Richtlinien und überwachen deren Einhaltung.
„Unternehmen und Behörden kommen mit schlecht gesicherten Privatgeräten in Teufels Küche. Hacker können sich schlimmstenfalls Zugriff verschaffen, gleichzeitig drohen Verstöße gegen das Geheimnisschutzgesetz oder die DSGVO. Somit steigt das Risiko hoher Strafzahlungen“, erklärt Sascha Wellershoff, Vorstand von Virtual Solution in München. „Mit einer nutzerfreundlichen Container-Lösung für die mobile Kommunikation sind alle beruflichen Daten vor unbefugten Zugriffen geschützt und können nicht unkontrolliert abfließen.“
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