Plötzlich zu Hause – gut vorbereitet für das Arbeiten im Homeoffice

„Große Aufregung – der erste Tag im Homeoffice steht an und Sie sind hochmotiviert. Ach, du schöne neue Arbeitswelt, denken Sie sich, was eröffnest du uns nur für ungeahnte Möglichkeiten. Aber Moment: Haben Sie etwa Ihren Kalender im Büro vergessen?

Das Passwort für das E-Mail-Konto klebt auch noch als Zettel am Bildschirm und wo ist eigentlich diese eine furchtbar wichtige Datei nochmal abgespeichert? Wenn Sie sich beim Lesen dieses Szenarios nickend wiedererkannt haben, geht es Ihnen wahrscheinlich wie einem Großteil der Deutschen mit Bürojob. Im Jahr 2013 belächelten viele Angela Merkel für die Bemerkung, das Internet sei für uns alle Neuland, doch wie gut sich das Urteil der Kanzlerin auch heute noch – zumindest auf den Bereich Arbeit – übertragen lässt, machte vor allem die Corona-Pandemie deutlich. Erheblich weniger Menschen entscheiden sich in diesem zweiten Lockdown für den Arbeitsplatz zu Hause. Zu viele technische Unannehmlichkeiten brachte die erste Erfahrung hervor. Jahrelanger Entwicklungsrückstand im Bereich Digitalisierung sowie bei Kompetenzen für dezentrales Arbeiten holen Unternehmen und ihre Mitarbeiter eben nicht über Nacht auf. Doch gerade die steigende Verbreitung von Covid-19 an Arbeitsplätzen bietet Anlass zum Handeln und macht eine schnelle Rückkehr ins Homeoffice notwendig.        

Für das Allgemeinwohl an den Küchentisch

Wer hätte es für möglich gehalten, dass bloßes Zuhausebleiben eines Tages Leben retten würde? Dennoch fällt die neue Devise zumindest für das Thema Heimarbeit unter das Motto ‚leichter gesagt als getan‘: Denn weder möchte der Chef auf die volle Arbeitskraft seines Mitarbeiters verzichten noch will Letzterer sich permanent mit Komplikationen wie schlechter Verbindung oder mangelnder Organisation herumschlagen. Beides steht natürlich im Verhältnis zueinander und gelingt nur mithilfe klar ausgearbeiteter digitaler Strukturen. Sei es das regelmäßige Nutzen von Videokonferenzen über den firmeneigenen Zoom-Account, die dezentrale Aufgabenverteilung durch CRM- sowie Instant-Messaging-Software oder die simple Speicherung aller relevanten Dokumente und Daten in eine für alle erreichbare Cloud – der Schritt aus dem Büro will nachhaltig vorbereitet sein. Hatten Unternehmen vor dem ersten Lockdown noch sehr wenig Zeit, sich der neuen Situation anzupassen, stellte nun der vergangene Sommer eine Möglichkeit zur Weiterentwicklung dar. Wer sich und seine Mitarbeiter nun noch immer nicht gewappnet sieht, sollte dies schnell ändern: Die Forderungen aus Politik und Gesellschaft nach einer Homeoffice-Pflicht werden mit jedem Tag lauter.

Last-Minute-Digitalisierung

Damit die Belegschaft nicht plötzlich vor verschlossenen Bürotüren steht und in ihren eigenen vier Wänden aufgrund von schlechter Vorbereitung nichts weiter tun kann, als Däumchen zu drehen, müssen eventuell betroffene Unternehmen das Thema spätestens jetzt angehen. Eine Möglichkeit, kurz vor Toresschluss noch die wichtigsten Dokumente zu digitalisieren, bietet das Scannen. Mit geringem Aufwand lassen sich relevante Papiere so für alle sichtbar und zugänglich machen – vorausgesetzt, die restliche Infrastruktur ist durch dezentrale Speicherung auf Remote Work ausgelegt. Sollen nicht nur klassische Hardcopys erstellt, sondern sogar Informationen und Daten aus dem jeweiligen Dokument extrahiert und automatisch weiterverarbeitet werden, bieten sich Softwareoptimierungen für die büroeigenen Multifunktionsgeräte an. So zeigen sich handelsübliche MFPs in der Lage, ein ganzes Büro per Knopfdruck Homeoffice-fit zu machen. Wo die Corona-Pandemie bereits als Digitalisierungs-Katalysator gearbeitet hat, müssen Unternehmen den nächsten Schritt nun selbst gehen. Dass Homeoffice auch abseits der aktuellen Situation deutliche Vorteile für Arbeitnehmer und -geber bereithält, gilt mittlerweile als hinlänglich bewiesen – doch müssen die technologischen Voraussetzungen gegeben sein. Wer jetzt damit beginnt, sich dieses Fundament zu bauen, profitiert auch noch lange nach der Pandemie davon.“