Im Spannungsfeld zwischen Collaboration, New Work und Homeoffice

Dr. Eric Schott, CEO der Managementund Technologieberatung Campana & Schott im Gespräch mit Ulrich Parthier, Publisher it management über die Zukunft des Büros, der Arbeit, Projekten und Mitarbeitenden.

Nach dem COVID19-Schock im März hieß das Gebot der Stunde für die meisten Arbeitnehmer Homeoffice. Nun kommt die zweite Welle. Hat sie dies und die Wucht persönlich überrascht oder haben Sie dies so erwartet?

Dr. Eric Schott: Leider nicht unerwartet. Und trotzdem bin ich überrascht, mit welcher Geschwindigkeit die Welle größer wird. Bei uns waren die Mitarbeiter daher die ganze Zeit über im Homeoffice. Nur wo es wirklich erforderlich war und dazu nur auf „Anfrage + Genehmigung“ sind bei uns Mitarbeiter im Büro. Aktuell ist das eine Handvoll.

Das Homeoffice hat viele Veränderungen mit sich gebracht, positive wie negative. Auf der Sollseite stehen etwa eingeschränkte persönliche Kommunikation und ein sehr begrenzter direkter Kundenkontakt. Wie sehen Sie die Zukunft vor dem Hintergrund der Diskussion um einen gesetzlichen Anspruch für das Homeoffice? Viele Unternehmen haben ja bereits eine Reduktion ihrer Büroflächen ins Auge gefasst.

Dr. Eric Schott: Wir müssen weiterdenken. Dabei geht es für mich auch weniger um Gesetzesdetails zu einem zugesicherten Homeoffice-Tag alle zwei Wochen. Es geht um die viel fundamentalere Frage: Wie wollen wir in Zukunft arbeiten? Die Arbeitsumgebung und der Wechsel zwischen verschiedenen Arbeitsorten müssen dabei so einfach wie möglich sein. Das ist für mich ein zentraler Baustein, um die Arbeitswelt besser mit Privat- und Familienleben zu vereinbaren.

Gern möchte ich Ihren Punkt der Kundenbeziehung aufgreifen. Für die Zukunft sehe ich Hybrid als das neue Normal! Darin steckt ein riesiges Potenzial für eine „nahtlose“ Kundenbeziehung: Regelmäßige digitale Ansprachen und Videosessions kombiniere ich mit persönlichen Treffen vor Ort. Ich selbst praktiziere das schon an vielen Stellen so und bin damit sehr zufrieden. Unter dem Strich wird die Beziehung intensiver und zugleich effektiver, weil ich mehr Austausch habe als früher. Gleichzeitig kann ich so auch organisieren, dass ich zu Hause bin, wenn meine beiden Jungs um halb vier Uhr aus der Schule kommen. Dann haben wir gemeinsam eine Stunde Zeit für Reden, zusammen Tee trinken und nachsehen, ob die Hausaufgaben auch wirklich erledigt sind.

Durch die gegenwärtige Situation ist ein neuer Begriff entstanden, das Seamless Office. Was verbirgt sich hinter diesem Begriff?

Dr. Eric Schott: Bei Büro oder Office denken wir immer an einen Raum. Aber es geht um einen Zustand: Wie werde ich optimal für den Zustand des Arbeitens unterstützt – egal, wo ich gerade bin. Und wenn ich meine Arbeit effektiver erledigen kann, habe ich auch mehr Möglichkeiten für anderes. Seamless Office ist also eine Kombination aus Software und auch der richtigen Hardware und Services, die mich in meinem individuellen Arbeitsverhalten bestmöglich unterstützen. Mit diesem Set wird das Wechseln zwischen Arbeitssituationen deutlich vereinfacht.

Mit Collaboration Tools und dem richtigen Mindset, ist es möglich dort zu arbeiten, wo man konzentriert und effizient sein kann. Ein Beispiel: Den Kickoff für ein Projekt mache ich gerne in einem Meeting mit mehreren Köpfen, die konzeptionelle Phase verschiebe ich bewusst in mein Büro zu Hause. Die Abstimmung der Präsentation mit dem Kunden läuft dann über Teams. Ich wähle den für mich passenden Arbeitsmodus – der Standort ist gleichgültig, denn Software und Services unterstützen mich im Hintergrund nahtlos.

Neue Organisationsund Sicherheitskonzepte erfordern Zeit und Verständnis bei allen Beteiligten. Wer treibt einen solchen Change?

Dr. Eric Schott: Den ersten Schritt machen die Führungskräfte. Sie müssen die neuen Arbeitsweisen vorleben, selbst ausprobieren und Freiräume in der Gestaltung des Arbeitstages zulassen. Dabei müssen sie auf die Mitarbeitenden zugehen und gemeinsam individuelle Lösungen besprechen: Wo, wie und wann kann ich selbst am besten arbeiten? Wie finde ich den richtigen Mix aus Kreativität, Effizienz und auch Auszeiten, beispielsweise für Sport?

Bei allen Veränderungen hilft, wenn man diese toolbasiert durchführen kann. Sie haben das CS smart Workspace genau für solche Anforderungen entwickelt. Wie sind Sie auf die Idee gekommen?

Dr. Eric Schott: Wir experimentieren einfach schon immer gerne mit neuen Technologien. Daraufhin entstand eine Lösung zur KI-gestützten Buchung und Optimierung von Büroräumen. Gleich zu Beginn von COVID-19 haben wir diese dann erweitert, um die Arbeitsplätze nach strengen Abstandsregelungen zu vergeben. Zugleich können wir sicherstellen, dass sich nur wenige Mitarbeiter und Besucher in den Räumlichkeiten aufhalten. Mit diesen Erfahrungen ging der CS smartWorkspace dann zu Kunden.

Wie ist die Resonanz der Kunden? So sind ja beispielsweise 28 von 30 Dax-Konzernen Ihre Kunden. Soll die Software eher Großkunden oder den Mittelstand ansprechen?

Dr. Eric Schott: Ein Beispiel: Gerade erst hat die Munich Re die Lösung eingeführt. Sie wollen damit die Nutzung ihrer Büro-Ressourcen optimieren. Im Moment setzen viele Unternehmen und wir selbst den CS smartWorkspace ein, um Infektionsketten schnell nachzuverfolgen, da man weiß, wer im Office gearbeitet hat. Dafür zeigen Großkunden und Mittelstand gleichgroßes Interesse.

Es wird ja auch ein Leben nach Corona geben. Wie kann die Software da helfen?

Dr. Eric Schott: Das CS smartWorkspace ermöglicht das nahtlose Arbeiten, über das wir eben gesprochen haben. Mitarbeitende können schnell und einfach Arbeitsplätze und Meetingräume buchen. An vollen Tagen zeigt einem die Lösung, ob man ins Office gehen sollte oder doch lieber zuhause bleibt, da zu viele Räume bereits belegt sind.

Was mich besonders freut: Viele unserer Kunden erkennen das Potenzial der Ressourcenschonung. Die Senkung von Heizund Energiekosten macht die CS smartWorkspace-Lösung von alleine. Die bestehenden Arbeitsplätze werden viel besser genutzt. Neue Büroflächen müssen vielleicht erst gar nicht angemietet oder gebaut werden. Das passt gut zu den Nachhaltigkeitszielen der Unternehmen. Und das passt sehr gut zu meinen Vorstellungen von nachhaltigem Wirtschaften.

Dr. Schott, wir danken für das Gespräch!