Arbeit 4.0: Die Arbeit und nicht den Prozess digitalisieren

Viele Entscheider in Unternehmen wollen mit der Digitalisierung hauptsächlich die Automatisierung von Abläufen in der Produktion immer höher schrauben, und haben weniger die Optimierung der menschlichen Arbeitsprozesse im Kopf.

Sie fragen sich: „Wie können wir verschiedene Software-Applikationen und Produktionsvorgänge bis in die Maschinenhalle besser verbinden?“ oder „Was erreichen wir, wenn wir Sensoren an unseren Maschinen befestigen?“ Kaum jemand fragt nach einer effizienten und medienbruchfreien Kommunikation für alle Mitarbeiter. Bei Merck KGaA haben sich die Inhouse-Consultants darüber Gedanken gemacht. Statt beispielsweise Zeit für Reportings und manuelle Prozesse zu verschwenden, soll mehr Zeit für die kundenbezogene Arbeit zur Verfügung stehen.

Warum die Digitalisierung meist scheitert

McKinsey schätzt, dass 70 Prozent aller digitalen Transformationsprojekte scheitern. Fehlende interdisziplinäre Kenntnisse und die mangelnde Zusammenarbeit über Abteilungen hinweg sind oft die Gründe. Digitalisierung scheitert am Menschen, weil die Verantwortlichen vergessen haben, die unternehmensinternen Arbeitsabläufe in die Digitalisierung mit einzubeziehen.

Dabei liegt gerade in der Digitalisierung der Arbeitsabläufe ein erhebliches Produktivitäts-Potenzial. Nach der Untersuchung „2019 State of the Work“ von Workfront schlagen sich Mitarbeiter viel zu oft mit Produktivitätskillern wie E-Mails und sinnlosen Meetings herum. Nur 40 Prozent der Arbeitskraft bleiben dem Mitarbeiter demnach für seine eigentlichen Kernaufgaben.

Die Art und die Qualität der Arbeit, deren Tempo und deren Effizienz – für den Einzelnen und mehr noch für Teams – sind ganz wesentliche Schlüsselfaktoren für den Erfolg eines Unternehmens. Höchste Zeit also, dass sich CIO und andere Vorstände zusammensetzen. Es gilt, die kompletten unternehmenseigenen Arbeitsabläufe zu digitalisieren und so ganz nebenbei ein neues Rückgrat in das Unternehmen einzuziehen: Das sogenannte „Arbeiten 4.0“.

Tarunjot Singh, In-House Consultant bei Merck und verantwortlich für das Transformationsprojekt mit Workfront weiß: „Es besteht Bedarf an digitalen Tools, die schnell und einfach zu implementieren und anzupassen sind, so dass mehr Zeit für das Change Management aufgewendet werden kann – die neue Art und Weise, wie wir arbeiten und Dinge erledigen.”

Das internationale Inhouse Consulting Team bei Merck arbeitet weltweit verteilt mit Standorten in Darmstadt, Boston, Singapur und Shanghai. Wenn Teams derart verteilt arbeiten, sind Ressourcenmanagement und optimierte Planungsprozesse oft ein Problem. In Workfront fand Tarunjot Singh die dazu notwendigen Tools, um die verteilte Teamarbeit nahtlos in bestehende Arbeitsprozesse und Plattformen innerhalb von Merck zu integrieren.

Wie digitalisiert man die Arbeit und nicht den Prozess?

Was zeichnet moderne Arbeit heute aus? Tatsächlich lassen sich alle Tätigkeiten eines „Knowledge Worker“ auf lediglich drei Felder herunterbrechen: Aufgabenstellungen, Zusammenarbeit im Team, digitale Inhalte als Ergebnis. Workfront spricht hier von der „DNA of Modern Work“ bestehend aus Task, Collaboration und Content. Am Anfang steht die Aufgabe, bestehend aus einem oder mehreren Tasks. Deren Erledigung erfordert in der Regel die Kollaboration mehrerer Mitarbeiter im Team. Am Ende steht das Ergebnis: der Content, der ein digitales Artefakt (zum Beispiel ein Dokument oder ein Software-Produkt) ist.

Allerdings spielt sich diese Art von modernem Arbeiten nicht im „IT-leeren“ Raum ab. Jedes Unternehmen verfügt über eine historisch gewachsene Landschaft an IT-gestützten Instrumenten. Welche Softwarelösung kann da hinzukommen – unter der aktuellen Prämisse, bei der Digitalisierung den entscheidenden Impuls zu geben? Es muss in jedem Fall eine Plattform sein, die auf Augenhöhe mit den vorhandenen Softwaresystemen steht, und mit diesen zudem möglichst problemlos kommunizieren kann.

Was eine Work-Management-Plattform braucht

Unter dem Stichwort Work Management, Workflow-Plattformen oder Projektportfoliomanagement finden sich zahlreiche Angebote an Work-Management-Plattformen, mit denen sich möglicherweise der disruptive Schritt in die Digitalisierung des Arbeitens bewerkstelligen lässt. All diese Systeme müssen dabei drei Kerneigenschaften besitzen:

• Vielfältige Schnittstellen zu vorhandenen Anwendungen wie ERM- und CRM-Systemen, damit die Plattform zur Digitalisierung den vollen Nutzen aus allen Daten schöpft, muss sie daher leicht in die IT-Landschaft des Unternehmens integrierbar sein.
   
• Möglichkeit der Installation als eine hochperformante Anwendung in der Cloud. Stichwort Software as a Service (SaaS), damit die Zeit der Implementation radikal verkürzt wird.
   
• Einbindung der persönlichen (klassischen) Arbeitsumgebung eines jeden Mitarbeiters, damit sich jeder sofort „zuhause“ fühlt, einschließlich des Look-and-feels von Apps und Social Media.

Tarunjot Singh fasst seine Erfahrungen so zusammen: „Kein Transformationsprojekt ist vollständig, ohne die Arbeitsabläufe zu verändern. Altmodische Arbeitsweisen ermutigen Mitarbeiter nicht zu Kreativität und Innovation. Bei der digitalen Transformation geht es sowohl darum, die Kunden zu begeistern, aber auch darum, die internen Mitarbeiter zu fördern.”