Thought Leadership
Künstliche Intelligenz ist im Personalwesen längst Realität – und eben keine ferne Zukunftsvision mehr. Innovative Tech-Unternehmen wie beispielsweise der Finanzdienstleister Mollie nutzen KI, um HR-Prozesse zu optimieren und gleichzeitig die Zufriedenheit der Mitarbeitenden zu verbessern.
Doch wie lässt sich KI gezielt einsetzen, ohne den menschlichen Aspekt aus den Augen zu verlieren? In diesem Gastbeitrag präsentiert Jodi Slomp, VP of People and Places bei Mollie, praxisnahe Ansätze und gibt konkrete Tipps für eine erfolgreiche Implementierung.
Viele Menschen realisieren nicht, wie gut KI mittlerweile in den Alltag integriert ist – und das auch außerhalb der Arbeit. Von der Spotify Discovery Playlist am Morgen über Gemini-Zusammenfassungen von E-Mails bis hin zu Netflix-Empfehlungen am Abend: KI begleitet uns durch den Tag, oft ohne dass es bewusst wahrgenommen wird. Auch im Personalwesen hat die Technologie Einzug gehalten und revolutioniert in rasantem Tempo die Art und Weise, wie Teams arbeiten.
Wo KI im HR-Bereich den größten Mehrwert bietet
Wir bei Mollie nutzen sowohl interne als auch externe KI-Lösungen, um unsere HR-Prozesse zu optimieren. Besonders in zwei Bereichen hat sich der Einsatz von KI als besonders wertvoll erwiesen:
Im Recruiting-Prozess setzen wir auf Tools wie Ashby, die Lebensläufe analysieren und Interview-Feedback zusammenfassen. Dies ermöglicht es unseren Recruitern, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren: die persönliche Interaktion mit den Bewerbern. Anstatt Zeit mit dem manuellen Erstellen von Notizen zu verbringen, können sie sich vollständig auf die Gespräche einlassen und einen größeren Pool an Kandidaten berücksichtigen.
Für das Onboarding nutzen wir vor allem MollieGPT, ein firmeneigenes KI-Programm, das unter anderem neue Mitarbeiter bei ihren ersten Schritten im Unternehmen unterstützt. Sie können schnell präzise Informationen zu Unternehmensrichtlinien und -prozessen abrufen, ohne umfangreiche Dokumente durchsuchen zu müssen. Natürlich steht das HR-Team immer persönlich für Fragen zur Verfügung, doch meistens erweist sich das eigens entwickelte KI-Tool als die effektivste und bequemste Weise, um regelmäßig aufkommende Mitarbeiterfragen zu klären.
In vier Schritten zur erfolgreichen KI-Integration
Schritt 1: Bedarfsanalyse durchführen
Unternehmen sollten KI dort integrieren, wo sie die größte Wirkung erzielen können. Der erste Schritt ist eine gründliche Analyse der Teamproduktivität, um manuelle Arbeiten und einfache Anfragen zu identifizieren, die durch KI optimiert werden könnten. Diese pragmatische Herangehensweise ermöglicht es, schnell Mehrwert zu schaffen, anstatt sich in langwierigen Strategiediskussionen zu verlieren.
Schritt 2: Datenqualität sicherstellen
Die Qualität der Daten ist entscheidend für den Erfolg von KI-Anwendungen. Veraltete oder fehlerhafte Informationen führen unweigerlich zu falschen Ergebnissen. HR-Teams sollten daher ihre Daten gründlich bereinigen und kontinuierlich pflegen, um zu verhindern, dass KI-Systeme auf veraltete Richtlinien verweisen. Dabei sind zentrale Fragen zu stellen: Sind die Inhalte verständlich geschrieben? Sind sie aktuell und relevant? Wurden irrelevante Informationen entfernt? Diese Datenqualitätsprüfung bildet das Fundament für zuverlässige KI-Unterstützung im Personalbereich.
Schritt 3: Datenschutz gewährleisten
Angesichts der Sensibilität von HR-Daten sollten Unternehmen den KI-Zugriff auf Informationen besonders sorgfältig verwalten. Bei der Implementierung von KI-Lösungen für HR-Teams ist sicherzustellen, dass nur notwendige Daten für alle zugänglich sind, während persönliche Informationen wie Adressen, Gehälter und Leistungsbewertungen geschützt bleiben. Hierfür empfiehlt sich die Einrichtung separater Datenbanken, um diese Datenkategorien klar voneinander zu trennen und unterschiedliche Zugriffsrechte zu definieren.
Schritt 4: Erfolg messen und optimieren
Obwohl KI nachweislich die Produktivität verbessern kann, sollten Unternehmen ihren tatsächlichen Einfluss strukturiert messen. Bei schneller Technologieeinführung besteht die Gefahr, dass eine systematische Evaluierung der Effizienz zunächst vernachlässigt wird. Daher empfiehlt es sich, frühzeitig klare KPIs zu definieren, wie beispielsweise die Erhöhung der Anzahl der Mitarbeiter, die ein einzelner HR-Experte betreuen kann. Nur durch solche Messgrößen lässt sich der tatsächliche ROI der KI-Implementierung nachweisen und die Strategie kontinuierlich optimieren.
Praktische Erfahrungen und Learnings
Die Einführung von KI in unsere Arbeitsprozesse ist rasant erfolgt. Unser Head of Machine Learning für Machine Learning, Ryan Chaves, und sein Team entwickelten MollieGPT und brachten es nach und nach in viele unserer Abteilungen ein. Wir entwickelten nicht erst eine aufwendige KI-Strategie, sondern integrierten KI-Tools dort, wo wir die größte Wirkung erwarteten und wo wir glaubten, dass die KI ausreichend ausgereift war.
Ein gewisses Maß an Trial-and-Error ist dabei unvermeidlich. Da KI-Tools in rasantem Tempo auf den Markt kommen, bleibt nicht immer ausreichend Zeit, um eine umfassende Implementierungsstrategie zu entwickeln. Die Bewertung, wie ein Tool die Mitarbeiter unterstützt, erfordert daher eine teamübergreifende Zusammenarbeit. Regelmäßiges Feedback des Teams ist entscheidend, um die Wirksamkeit der Programme zu bewerten.
KI als Unterstützung, nicht als Ersatz
KI hat unsere Arbeitsabläufe in der HR-Abteilung definitiv verbessert und optimiert, indem sich wiederholende Aufgaben automatisiert wurden. Sie reduziert die Notwendigkeit menschlicher Intervention bei einfachen Mitarbeiteranfragen, der Zusammenfassung von Interviewnotizen und der Vorauswahl von Bewerbungen. Das heißt nicht, dass KI unsere HR-Profis ersetzt, sondern ihnen lediglich die Arbeit erleichtert und wir somit unser vollstes Potenzial nutzen können.
Darüber hinaus hat die Nutzung von KI die Effizienz im Recruiting gesteigert, da die Lebensläufe vorab gefiltert werden. Dies verbessert nicht nur den Auswahlprozess, sondern sorgt auch für eine schnellere Bearbeitung der Bewerbungen. Auch die Mitarbeiterzufriedenheit hat sich verbessert, da Antworten auf häufig wiederkehrende HR-Fragen sofort auf Knopfdruck verfügbar sind.
Herausforderungen und Lösungsansätze
Fest steht: Die Einführung von KI ist mit Kosten verbunden. Daher müssen Unternehmen von Fall zu Fall bewerten, ob sich die Investition lohnt. Das rasche Implementieren passender Programme hilft dabei, auf das KI-Boot aufzuspringen und somit am Ball der technologischen Entwicklung zu bleiben. Parallel sollte an einer gezielten KI-Strategie gearbeitet werden, so dass in absehbarer Zeit der optimale Programm-Mix zusammengestellt ist und präzise Methoden zur Erfolgsmessung entwickelt werden können.
Ich verwende KI auch persönlich sehr gerne, um „Brain Fog“ – ein Phänomen, das jegliche Konzentration raubt und den Blick auf das Wesentliche „vernebelt“ – zu überwinden. Da nutze ich KI-Tools wie ChatGPT, um Ideen zu sammeln und diesen dann zusammen mit eigenen Notizen eine Struktur zu verleihen – und das fließt wiederum in meine Arbeit innerhalb der HR-Abteilung ein.
Die Integration von KI in HR-Prozesse ist kein Sprint, sondern ein Marathon. Mit der richtigen Vorbereitung, kontinuierlicher Optimierung und einem ausgewogenen Verhältnis zwischen Technologie und menschlichem Urteilsvermögen können Unternehmen jedoch erhebliche Effizienzgewinne erzielen und gleichzeitig die Qualität ihrer HR-Arbeit steigern.
