KI-Buchhaltung: Von der Datenerfassung zur Analyse

Quittungen sortieren, Belege abheften, Excel-Tabellen pflegen: Im KI-geprägten Alltag der Buchhaltung in 10 Jahren werden diese Routinetätigkeiten kaum noch eine Rolle spielen. Was bedeutet dieser Wandel für das Berufsbild? Welche Chancen und Risiken ergeben sich daraus?

KI oder Aktenordner? Digital oder manuell?

Vor zwanzig Jahren arbeitete Maria in einem kleinen Büro voller Papierstapel und Aktenordner. Sie sortierte, heftete ab, bearbeitete Gehaltsabrechnungen mit Taschenrechner und manueller Tabellenkalkulation. In naher Zukunft wird Marias Alltag anders aussehen: Maria sitzt in einem modernen Büro vor einem schlanken Laptop und erledigt die Buchhaltung gemeinsam mit einem KI-gestützten Assistenten, der die Routinearbeit übernimmt. Deep-Learning-Algorithmen lernen eigenständig und werden mit jedem Durchlauf präziser und zuverlässiger. Maria gibt nur kurze Sprachbefehle und überprüft die von der KI gelieferten Ergebnisse. Es bleibt Zeit, sich um die Aufstellung des nächsten Reportings zu kümmern.

Auch heute ist der kaufmännische Bereich schon strategischer Partner der Geschäftsleitung und agiert in einem Zustand zwischen KI, Vollautomatisierung und manuellen Aufgaben. Mahnvorschläge, offene Posten, Rechnungsbearbeitung: noch nie konnten so zahlreiche Arbeiten nahezu vollständig automatisiert werden.

Die KI rechtzeitig zum Verbündeten machen

Künstliche Intelligenz wird schon bald immer eigenständiger in den kaufmännischen Bereichen agieren können. Von der anfänglichen Angst, menschliche Arbeitsbereiche könnten wegfallen, ist nichts mehr zu spüren. Die künstliche Intelligenz wird viel mehr zum Teammitglied in einem Tandem mit dem Menschen. Sie übernimmt fehleranfällige Routinen wie die Zuordnung von Daten bei Buchungsvorgängen und ähnlichem, macht auf Unstimmigkeiten und Fehler aufmerksam, fordert zur Revision durch den Menschen auf. KI-gestützte Software spielt ihre Stärken aus, um komplexe Finanzdaten zu analysieren und Muster zu erkennen. In Varianzanalysen werden Abweichungen zwischen geplanten und tatsächlichen Ergebnissen identifiziert und deren Ursachen untersucht.

Predictive Analytics nennen Fachleute diese Vorhersage von Ereignissen, basierend auf gelernten Erfahrungen auf der Datenbasis des kaufmännischen Bereichs. Auch dieses Szenario wird mittelfristig Realität in den kaufmännischen Abteilungen sein. Was erreicht das Team aus HI (Human Intelligence) und AI (Artificial Intelligence) in der Zukunft?

Das Management kommt so in die Position, proaktiv Verbesserungsmaßnahmen zu ergreifen. Im kaufmännischen Bereich freuen sich Maria und ihr Team über Vorhersagen zu Zahlungsmoral und Mahnverhalten bei Kreditoren. Nicht nur die Technologie ändert sich, sondern auch die Menschen. Der Übergang von der reinen Datenerfassung der Buchaltenden hin zu analytischen Aufgaben macht einen Beitrag der kaufmännischen Bereiche zur Wertschöpfung erst möglich. Gemeinsam mit dem Menschen hat KI in der Buchhaltung definitiv das Potential, eine feste Säule in der Wertschöpfung eines Unternehmens zu werden – und damit langfristig zum Erfolg des Unternehmens beizutragen.

Studie: Vielen Unternehmen mangelt es an belastbaren Digital-Strategien

Aber wie ist die Realität heute? So viel vorab: Die ersten Schritte sind gegangen. Künstliche Intelligenz klopft nicht an die Tür und möchte eingelassen werden. Neben technischer Infrastruktur ist das auch ein wichtiges Entwicklungsthema bei Mitarbeitenden. Eine kürzlich durchgeführte Umfrage der Diamant Software GmbH, einem Spezialisten für Rechnungswesen- und Controlling-Software aus Bielefeld, mit 332 Teilnehmern zeigt, dass die meisten Betriebe derzeit in einer digitalen Grauzone operieren.

Obwohl Daten- und Analysewissen im kaufmännischen Bereich als Kompetenz der Zukunft anerkannt wird, mangelt es oft an belastbaren digitalen Strategien. So sind nur 34,9 % der Befragten mit der Nutzung bereits digitalisierter Workflows zufrieden. Die Gründe dafür sind vielfältig. Technologien sind häufig nicht optimal in das Unternehmen integriert. Viele Betriebe verlieren weiterhin Zeit, weil Fachbereiche wie Rechnungswesen und Controlling softwareseitig nicht vernetzt sind und das Zusammenführen von Informationen manuelle Arbeit erfordert, was die Produktivität beeinträchtigt. Hinzu kommt, dass Mitarbeiter häufig nur unzureichend geschult sind oder sich innerlich nicht auf den digitalen Wandel in ihrem Berufsalltag vorbereitet fühlen.

Eine ähnliche Problematik zeigt eine IHK-Umfrage zur Digitalisierung 2023. Unternehmen haben oft Mühe, mit der rasanten Entwicklung Schritt zu halten. Es fehlen zeitliche und finanzielle Ressourcen sowie IT-Fachkräfte, um die komplexen KI-Technologien zu managen, die häufig ein gewisses Maß an Fachwissen erfordern. Zudem bestehen beim Datenschutz komplexe regulatorische Anforderungen und Sicherheitsrisiken. Viele Unternehmen bewerten ihren Digitalisierungsgrad daher nur als „befriedigend.“ Die gute Nachricht ist, dass sich KI-Systeme für die Buchhaltung in Zukunft immer reibungsloser in bestehende IT-Landschaften integrieren und intuitiver bedienen lassen. Diese Entwicklung dürfte Druck aus dem Kessel nehmen.

Künstliche Intelligenz schlägt vor– der Mensch entscheidet

Die Studie von Diamant Software zeigte noch vor einem Jahr Akzeptanzprobleme von KI in kaufmännischen Bereichen. Wo werden die Daten gespeichert? Wie sicher sind Unternehmensdaten in der Cloud? Müssen sich Mitarbeitende um ihre Arbeitsplätze sorgen? Nur 10% der befragten Unternehmen vertrauten KI-Software etwa bei der Zusammenfassung von Berichten und Analysen. 48,8 % würden eine automatische Vorschlagsfunktion bevorzugen, die dann von einem menschlichen Mitarbeiter freigegeben wird. soll der Mensch weiterhin eine wesentliche Rolle in den Prozessen spielen. Zum Beispiel Vorschläge für die Kontierung durch die Software gemacht würden, diese jedoch von einer Person freigegeben werden müssen.

Vollständige Automatisierung durch Software, insbesondere bei kritischen Aufgaben wir der Erstellung von Finanzabschlüssen, scheint für Unternehmen auch zukünftig wenig attraktiv zu sein. Nur 13,3 % können sich vorstellen, dass ein Finanzabschluss inklusive Konsolidierung vollständig durch Software erstellt wird. In weniger kritischen Bereichen wie der Rechnungserfassung peilen 46,9 % eine komplette Automatisierung durch Software an. Es gibt also noch zahlreiche Potenziale, die noch nicht gehoben wurden. Heute würden die Zahlen sehr sicher ein ganz anderes Bild zeichnen – denn die Gründe für die mangelnde Akzeptanz sind dabei, sich in aufzulösen.

Fazit: Unternehmen müssen jetzt die Weichen Richtung KI-Zukunft stellen

Mit dem Einzug der KI müssen in der Buchhaltung nicht zwangsweise Arbeitsplätze verlorengehen. Die Buchhaltung des Jahres 2030 ist allerdings weit mehr als eine reine Datenerfasserin. Sie muss über eine Vielzahl neuer methodischer und fachlicher Fähigkeiten verfügen, die in ihrer alten Berufswelt kaum eine Rolle spielten. Sie wird durch diese Kompetenzen zu einer Analystin, die eng mit KI-gestützer Software zusammenarbeitet und das Management bei strategischen Entscheidungen unterstützt. Diese Verlagerung der Prioritäten ist alles andere als neu. Aber die Transformation nimmt nun deutlich an Fahrt auf. Unternehmen müssen dieser Transformation des Berufsbilds den Weg ebnen, indem sie rechtzeitig belastbare Digitalstrategien entwickeln, die Integration von KI-Technologien in ihre IT-Systeme vorantreiben, in Weiterbildungen der Mitarbeitenden investieren und den Wandel psychologisch begleiten.