Generative KI und Microsoft Copilot 365 erfolgreich skalieren

Generative KI bietet für die moderne Arbeitswelt hoch innovative und effizienzsteigernde Technologien. Diese können Unternehmen heute nutzen, um ihre Prozesse, Produkte und Services zu verbessern. Warum brauchen Unternehmen eine KI-Strategie und eine KI-Transformationsplanung?

Nach der Einführung von Microsoft (365) Copilot im November 2023 haben viele Unternehmen in Deutschland kurzfristig Maßnahmen initiiert, um generative KI in alltäglich genutzten Tools des digitalen Arbeitsplatzes anwendbar zu machen. Somit konnten sie erste Erfahrungen mit diesen neuen Werkzeugen im kleinen Rahmen sammeln: Sei es in Workshops, Evaluations-Projekten oder Teilprozess-Optimierungen.

Doch wie geht es weiter? Wie können Unternehmen die Nutzung der vielfältigen Technologien ausweiten, vertiefen und ganzheitlich ausrollen? In der nächsten Phase brauchen Organisationen eine KI-Strategie und Transformationsplanung, um die Ziele, Erfolgskriterien und Handlungsfelder ihrer KI-Initiativen festzulegen. Eine solche KI-Strategie fehlt in vielen Unternehmen aber oder wurde noch nicht auf die neuen Möglichkeiten von generativer KI mit Microsoft (365) Copilot angepasst.

Was eine KI-Strategie und KI-Transformationsplanung beinhalten sollten

In Zeiten hoher Innovationsgeschwindigkeit können KI-Strategie und Transformationsplanung keine starren Dokumente mehr sein: Bei der erwarteten schnellen technologischen Weiterentwicklung müssen sie vielmehr dynamische und iterative Instrumente werden, die von KI-Strateginnen und -Strategen und ihren Entscheider:innen regelmäßig überprüft und angepasst werden. Zudem ändern sich die Anforderungen zur Nutzung von generativer KI unterschiedlicher Fachbereiche heutzutage schnell, worauf nicht zuletzt die IT regelmäßig reagieren muss. Trotz dieser Dynamik gibt es einige grundlegende Elemente, die Unternehmen in ihrer KI-Strategie und Transformationsplanung berücksichtigen. Dazu einige Praxisbeispiele:

• Ein Visions- und Missions-Statement sowie eine KI-Themenlandkarte werden genutzt, um langfristige Ziele und prioritäre Themen für die Nutzung von KI -Instrumenten transparent zu machen.
• Ein klares Verständnis für die wichtigsten Use Cases ist insbesondere für die neuen Microsoft (365) Copilot Produkte notwendig, da sie die Nutzung von generativer KI auch für „Laien“ ermöglichen und gleichzeitig eine Vielzahl an Anwendungsszenarien im Arbeitsalltag unterstützen.
• Eine Roadmap mit Etappen und Zwischenzielen für einen Rollout von Microsoft (365) Copilot und anderen KI-Instrumenten ist notwendig, um Ressourcen und Budgets im Zeitablauf zu allokieren und gleichzeitig Abhängigkeiten zu berücksichtigen.
• Ein Angebot zur Weiterbildung und für den Aufbau von KI-Skills bei den Mitarbeitenden ist ein Erfolgsfaktor, um Akzeptanz und Vertrauen in die Technologien zu fördern und den bestmöglichen Nutzen zu realisieren.
• Ein Governance-Framework für die Zusammenarbeit zwischen IT und Business wird angewendet, um die sich ständig weiter entwickelnden Anforderungen der Fachbereiche professionell zu managen. Daneben helfen Richtlinien und Standards, um einen Wildwuchs von KI-Tools zu verhindern und Datensicherheit zu gewährleisten.
• KI Communities werden etabliert, um die Erfahrungen und die Best Practices der Anwender:innen auszutauschen und zu kommunizieren.

Erhebliche Nutzenpotentiale durch Microsoft Copilot Extensions

Im nächsten Schritt gibt es neben der KI-Strategie einen weiteren strategischen Aspekt, den IT-Strateg:innen für ihre Roadmap-Planung berücksichtigen sollten, wenn generative KI mit Microsoft (365) Copilot in Unternehmen skaliert wird: die Copilot Extensions. Dabei handelt es sich um Plug-Ins und Konnektoren, die es zum einen ermöglichen, individuelle Copilot Apps zu implementieren. Zum anderen kann man die KI-Welt von Microsoft mit anderen Plattformen verbinden, wie z.B. mit Service Now, Salesforce o.ä. Das hat mehrere Vorteile:

• So können Prozesse über Systemgrenzen hinweg optimiert und mittels generativer KI automatisiert werden, beispielsweise bei der Erstellung von Texten, dem Ausfüllen von Formularen oder der Beschleunigung von Workflows.
• Mit maßgeschneiderten und integrierten KI-Lösungen bieten IT-Abteilungen ihren internen Kunden deutlich mehr Möglichkeiten, um deren spezifischen Anforderungen zu erfüllen.
• Die Flexibilität und die Skalierbarkeit von KI-Lösungen wird durch den Ansatz der Copilot Extensions insgesamt verbessert.

Fazit

Mit der Bereitstellung von generativer KI in Microsoft (365) Copilot haben Unternehmen seit kurzem neue, ungeahnte Möglichkeiten zur Produktivitätssteigerung im alltäglichen Umfeld eines digitalen Arbeitsplatzes mit Microsoft 365 an die Hand bekommen. Um die daraus resultierenden Potentiale für ein Unternehmen zu heben bedarf es weit mehr als eine simple Verprobung durch eine beschränkte Anzahl an Anwender:Innen im ersten Schritt bieten kann. In der nächsten Phase der KI-Transformation werden Unternehmen dazu übergehen, die Möglichkeiten von generativer KI in eine neue oder erneuerte KI-Strategie und Transformationsplanung zu integrieren. Nur so können sie smart investieren und die zukünftige Wettbewerbsfähigkeit durch höhere Prozesseffizienz steigern.