Thought Leadership
Dass Sie mit Robotic Process Automation (RPA) viele Prozesse optimieren können und dabei Zeit und Geld sparen, ist hinlänglich bekannt. Doch oft fragen sich Interessenten, welche Prozesse denn nun eigentlich geeignet sind, um sie mit RPA Lösungen anzugehen. Machen wir doch die Probe aufs Exempel.
Suchen Sie sich einen wichtigen Prozess aus Ihrem Unternehmen heraus und stellen Sie sich die folgenden sieben Kernfragen dazu. Wenn Sie die meisten der sieben Fragen mit JA beantworten können, eignet sich Ihr Prozess höchstwahrscheinlich für eine Optimierung mittels RPA.
1. Kostet mich mein Prozess viel Zeit?
Umso zeitaufwändiger ein Prozess ist, umso mehr lässt er sich zeitlich verknappen – etwa durch eine schnellere Bearbeitungszeit, wie sie ein RPA Bot leisten kann. Dabei kommt es gar nicht so sehr auf die Komplexität an. Manche Aufgaben dauern einfach sehr lange, wenn sie manuell bearbeitet werden, können aber maschinell sehr viel schneller erledigt werden. Alternativ lohnt es aber oft auch, viele kurze und sich wiederholende Prozesse zu optimieren. Ob Sie am Ende eine Stunde oder sechzig Mal eine Minute eingespart haben, kommt schließlich aufs Gleiche heraus.
2. Folgt der Prozess einem festen Ablauf?
RPA Bots besitzen keine künstliche Intelligenz im engeren Sinne. Vielmehr arbeiten sie mehr oder weniger starr bestimmte Abläufe und Befehlsketten ab. Umso klarer, strukturierter und vor allem unverändert ein Prozess ist, umso schneller und konfliktfreier kann ein Bot ihn übernehmen. Jede Anpassung des Prozesses benötigt nämlich auch eine Anpassung der Anweisungen an den Bot.
3. Sind Folgeprozesse von diesem Prozess abhängig?
Das Einsparpotential eines Prozesses steht dem Aufwand gegenüber, diese Einsparungen zu erreichen. Dabei wird allerdings oft das implizierte Potential vergessen, das sich in den Abhängigkeiten von Folgeprozessen zeigt. Zum Beispiel hat eine schnellere Verarbeitung des Bestelleingangs eine höhere Effizienz der Logistik, einen schnelleren Versand und damit zufriedenere Kunden und womöglich sogar ein höheres künftiges Bestellvolumen zur Folge.
4. Kann der Prozess digitalisiert werden?
RPA Bots können ausschließlich digitale Informationen verarbeiten. Entsprechend können nur solche Prozesse verarbeitet werden, die entweder bereits digital vorliegen oder aber im Vorfeld digitalisiert werden können. Viele RPA Lösungen verfügen daher über Anbindungen zu Werkzeugen, die eine solche Digitalisierung von Daten ermöglichen, etwa durch smarte Dokumentenerfassung.
5. Braucht der Prozess nur wenig individuelle Entscheidungen?
Grundsätzlich gilt: Umso einfacher ein Prozess, umso besser ist er für RPA geeignet. Das ist allerdings nur die halbe Wahrheit. Tatsächlich kann ein RPA Bot auch langkettige Prozesse problemlos ausführen, solange die einzelnen Schritte einfach, klar definiert und repetitiv sind. Braucht ein Prozess jedoch regelmäßig individuelle Entscheidungen, leidet die Effizienz der RPA Lösung.
6. Ist der Prozess nur wenig fehleranfällig?
Ein richtig eingestellter RPA Bot macht keine Fehler, solange sich der Prozess und seine Voraussetzungen nicht ändern. Anders sieht es aus, wenn ein Prozess kompliziert ist und sich beim Prozessoutput die Notwendigkeit von Korrekturen und Fehlerbehebungen häufen. Wird Ihr Prozess hingegen in der Regel fehlerlos abgearbeitet, können Sie davon ausgehen, dass dies auch mit einem RPA Roboter so bleiben wird.
7. Kommt der Prozess auch ohne menschliches Zutun aus?
Noch immer werden in Unternehmen und Behörden immens viele Prozesse manuell erledigt, obwohl dies eigentlich gar nicht nötig wäre. Oft verhindern Gewohnheit, die Scheu vor dem Neuen oder ganz pragmatische Gründe die Implementierung von Software Robotern anstelle von herkömmlichem Personal. Fragen Sie sich also bei jedem Prozess: Muss das wirklich ein Mensch machen? Käme der nicht anderswo viel besser zur Geltung?
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