Thought Leadership
Laut einer jüngst durchgeführten Studie der Bielefelder Diamant Software sehen sich mittelständische Entscheider noch ganz am Anfang in Sachen Künstlicher Intelligenz. Schade eigentlich, denn das Potenzial ist groß und viele Routinetätigkeiten im Rechnungswesen lassen sich schon heute effizienter gestalten.
Doch KI kann weit mehr als Aufgaben automatisieren: Sprachsteuerung und intelligente Vorhersagen werden ganze Branchen verändern.
Wettbewerbsvorteile durch KI-Einsatz
KI wird ein Umdenken erfordern und sicherlich auch ein paar klassische Berufsbilder im Rechnungswesen und Controlling durcheinanderwirbeln. Doch gleichzeitig macht die Nutzung von künstlicher Intelligenz Unternehmen wettbewerbsfähiger und sichert deren Existenz – und damit natürlich auch Arbeitsplätze.
Aktuell kommen neuronale Netze und Co im Rechnungswesen und Controlling noch seltener zum Einsatz als bspw. in der Baubranche oder im Bankenwesen. Dabei sind die Chancen riesengroß: Das gilt neben dem hohen Automatisierungspotenzial bei Routinetätigkeiten insbesondere für die Vorhersage von Ausfallrisiken, die Kontrolle der Zahlen, Forecasting und Handlungsempfehlungen für Entscheider.
Tätigkeiten, die sich schon heute smarter gestalten lassen
Grundsätzlich sind alle Prozesse, die große Mengen an Vorgangsdaten erzeugen, geeignet für eine Automatisierung durch KI. Ein klassischer Anwendungsfall im Rechnungswesen ist das automatische Erkennen und Auslesen von Rechnungs- und Belegdaten von Papier oder PDF-Dokumenten. Ebenfalls schon möglich ist das automatisierte Buchen von Eingangsrechnungen.
Grundlagenforschung im KI-Kompetenzzentrum Darmstadt
Für eine moderne, zukunftsfähige Rechnungswesensoftware ist künstliche Intelligenz essentiell. Die Grundlagenforschung dazu findet im KI-Kompetenzzentrum in Darmstadt statt – unter der Leitung des KI-Experten Martin Rückert und mit einem Team aus internationalen Experten. Diamant Software fokussiert sich dabei auf die Funktionen, die spezifisch für den Markt rund um Rechnungswesen und Controlling relevant sind.
Aufgaben auf Zuruf: Sprachsteuerung macht‘s möglich
Eine schöne Vorstellung, die schon bald Wirklichkeit wird: Während sich der Verantwortliche im Rechnungswesen morgens den Kaffee aufbrüht, informiert ihn ein Assistent über den aktuellen Stand der Zahlungen, die Höhe der Außenstände und die Liquidität. Noch bevor die Tasse leer ist, hat er alle Routineaufgaben des täglichen Geschäfts per Sprachsteuerung geregelt. Die klassische Buchhaltung erledigt sich praktisch von selbst. Der Mitarbeiter muss dem Assistenten dann nur noch sagen, welchen Auftrag er als erstes erledigen will und welche Information er dazu benötigt.
Im Hintergrund beginnen dann gleich mehrere Algorithmen zu arbeiten. Ein Modell wandelt die Sprache in Text um. Ein anderes Modell identifiziert die dahinterstehende »Absicht« des Benutzers. Und das sogenannte Dialog Policy Management Modell entscheidet am Ende, was genau getan werden muss.
Automatisierung durch Lernfähigkeit
Jede Äußerung des Anwenders wird nicht nur auf eine Absicht überprüft, sondern auch auf Informationen wie Mandanten-Namen oder Kennzahlen-Bezeichnungen. All diese Informationen werden dann genutzt, um eine ganz bestimmte Fähigkeit des Assistenten (Skill) durchzuführen. Das kennen viele schon von Alexa, Siri oder Cortana: Alles, was der Assistent können soll, wird nach und nach antrainiert.
So wie Alexa bspw. zuerst die Wettervorhersage »erlernen« muss, so müssen auch Sprachassistenten im Rechnungswesen geschult werden. Anstatt des Wetterberichts könnte dann bspw. die Höhe der offenen Posten in einer bestimmten Mahnstufe abgefragt und direkt danach die Mahnung versandt werden.
Ein großer Benefit moderner Sprachassistenten: sie verstehen und sprechen die (Umgangs-)sprache ihrer Nutzer. Vor allem profitieren auch nicht versierte Anwender davon – bspw. eine Vertriebsmitarbeiterin, die sich auf dem Weg zum Kunden noch einmal schnell einen Überblick über dessen Liquidität oder Zahlungsmoral verschaffen will. Solche Informationen hätte sie bisher vermutlich per E-Mail oder Telefon in der Rechnungswesen-Abteilung angefragt. Jetzt kann sie das selbst abfragen, ohne Verzögerung und ohne Mehraufwand für die Rechnungswesen-Abteilung. So werden KI und Sprachassistenten zu einer echten Erleichterung mit messbarem Mehrwert.
Der Blick in die Glaskugel
KI kann schon bald Vorhersagen treffen, etwa mit welcher Wahrscheinlichkeit einer Forderung nicht nachgekommen wird. Darüber hinaus sind Cashflow-Vorhersagen in Abhängigkeit zu offenen Forderungen und Verbindlichkeiten realisierbar.
In spätestens fünf Jahren sind die wesentlichen manuellen Eingaben und Klassifizierungsvorgänge automatisiert. Außerdem wird es viel einfacher sein, die Software zu bedienen. Es ist absehbar, dass das System viele Arbeitsschritte, inklusive wahrscheinlicher Eingaben, vorhersagen kann und dem Nutzer diese entweder vorschlägt oder sogar automatisch vornimmt.
So kann sich der Anwender auf analytische und kreativere Tätigkeiten konzentrieren. Hier sind sich auch alle Forscher einig: Den klassischen Finanzbuchhalter wird es in zehn Jahren nicht mehr geben.
Klassische Aufgaben, wie bspw. die Kontierung von Rechnungspositionen, können in naher Zukunft durch KI automatisiert werden. Bereits heute lassen sich Buchungsregeln festlegen, um Rechnungen eines bestimmten Kreditors auf ein zuvor definiertes Konto zu buchen. In der Realität stoßen diese Regeln aber schnell an ihre Grenzen, bspw. wenn eine Rechnung mehrere Positionen enthält oder Rechnungen vom selben Kreditor auf unterschiedliche Konten gebucht werden sollen.
Ein KI-Modell hat hier klare Vorteile, da es eine Vielzahl verschiedener Merkmale verwendet, die auch in komplizierten Fällen eine richtige Entscheidung ermöglichen. Zusätzlich entfällt bei der Verwendung eines KI-Modells die manuelle Definition eines statischen Regelwerks, da das System die Aufgabe selbstständig aus existierenden Daten erlernt. Mit dem sogenannten Active-Learning-Verfahren ist es heute schon möglich, KI-Modelle kontinuierlich lernen zu lassen und so den manuellen Aufwand für wiederkehrende Aufgaben, wie bspw. die Kontierung, deutlich zu verringern.
