Wie die Public Cloud zur Basis von P2P-Prozessen wird

Softwarehersteller xSuite Group stellt, korrespondierend zum „GROW with SAP“-Programm, Lösungen bereit, mit denen Unternehmen Geschäftsprozesse aus Einkauf und Buchhaltung (P2P) in die S/4HANA Cloud Public Edition verlagern können. 

Um mehr Kunden – vor allem mittelständischen Unternehmen und Neukunden – den Gang in die Cloud schmackhaft zu machen, hat SAP seine neue Initiative „GROW with SAP“ ins Leben gerufen. Konkret soll damit die S/4HANA Cloud Public Edition beworben werden. In ihr können SAP-Kunden Anwendungen wie das xSuite Business Partner Portal betreiben. Dessen Nutzung entbindet Einkaufsabteilungen davon, im Verlaufe ihrer Beschaffungsvorgänge das ERP-System ständig verlassen zu müssen. Dies nämlich ist immer wieder der Fall, wenn man Bestellungen ausdruckt, in Papierform versendet, eingehende Auftragsbestätigungen scannt und manuell im System erfasst. Solche Medienbrüche verlangsamen die Arbeit und bergen die Gefahr von Fehlern.

Einkaufs- und Buchhaltungsabteilungen von Unternehmen können über das xSuite-Portal mit ihren Lieferanten alle Daten und Dokumente austauschen, die innerhalb von Beschaffungsvorgängen und im Procure-to-Pay (P2P)-Prozess anfallen. P2P bedeutet die Verknüpfung digitaler Beschaffungsprozesse mit digitalen Rechnungsprozessen. Hierbei werden Bedarfsmeldungen, Bestellungen, Bestellbestätigungen, Lieferscheine und die eingehenden Rechnungen einbezogen. xSuite hat ihr Portal auf der SAP Business Technology Platform (BTP) entwickelt. Es dient als zentrale Plattform, auf der alle verbundenen Arbeitsschritte im P2P-Prozess durchgängig digital ablaufen. Für die Beteiligten ergibt sich dadurch eine immense Effizienzsteigerung. 

Bidirektionale Kommunikation – Lieferantenbeziehungen aktiv steuern 

Eine Bestellung wird bei Nutzung des Portals weiterhin in SAP erzeugt. Nur der Übertragungsweg ist jetzt ein anderer, denn der Lieferant erhält das Dokument automatisch über die Cloud-Plattform. Alle Folgedokumente kann er anschließend selbständig im Portal erzeugen und an die Einkaufsabteilung zurückspielen. So findet über das Lieferantenportal ein bidirektionaler Austausch von Auftragsbestätigungen, Lieferavisen, Rechnungen und Gutschriften statt. Lieferantenbeziehungen lassen sich aktiv steuern, anstatt nur Bestellanforderungen abzuarbeiten. 

Lädt der Lieferant Dokumente und Daten im Portal hoch, übernimmt das SAP-System des Bestellers sie automatisch. Alle Informationen und Unterlagen stehen für den Einkauf und die Buchhaltung direkt in SAP zur Bearbeitung zur Verfügung, niemand muss noch etwas ausdrucken oder versenden. Das beschleunigt P2P-Prozesse um ein Vielfaches. Fehler, die bei Medienbrüchen immer wieder auftreten, werden vermieden.  

Eingangsrechnungsverarbeitung über die SAP Business Technology Plattform 

Neben dem Lieferantenportal stellt die xSuite Group über die BTP auch ihre Lösung für SAP-integrierte Eingangsrechnungsverarbeitung bereit. Die automatisierte Software zur Eingangsrechnungsverarbeitung unterstützt Unternehmen beim E-Invoicing. Sie holt eingehende XML-Rechnungen ab, liest ihre Inhalte aus und übergibt die relevanten Informationen automatisch in die entsprechenden Felder des ERP-Systems. xSuite unterstützt alle am Markt gängigen Rechnungsformate und die Einbindung von E-Rechnungsportalen inkl. Peppol. 

Weitere Angebote entwickelt die xSuite Group für vor- und nachgelagerte Schritte wie Beleglesung, Archiv und die Automatisierung von Workflows mit S/4HANA Cloud. Hauptaugenmerk des Softwareherstellers liegt darauf, Cloud-first als Betriebsmodell der Zukunft noch weiter in den Vordergrund zu rücken. Die Strategie geht auf: 80 Prozent der Neukunden entschieden sich im letzten Jahr für Cloudlösungen bzw. ein Subscription-Modell statt für den klassischen Lizenzkauf.

Mit seiner Produktpolitik lehnt sich der Ahrensburger Hersteller an die SAP-Strategie an, mittelständische und Neukunden Richtung S/4HANA in der Public Cloud zu locken. Die SAP Business Technology Platform rückt damit in den Vordergrund. Über sie können SAP-Kunden und -Partner Erweiterungen und Add-ons an SAP S/4HANA Cloud anbinden. Wie das konkret funktioniert, macht xSuite mit seinem Eingangsrechnungsworkflow und dem Lieferantenportal erfolgreich vor.  

Immer mehr Unternehmen vertrauen der Public Cloud 

Zahlen aus dem jüngsten Bitkom Digital Office Index zeigen: Die Cloud ist das neue Normal, auch bei Geschäftsprozessen. 60 Prozent der Unternehmen in Deutschland setzen demnach bereits auf eine cloud-basierte ECM-Lösung, 38 Prozent davon in der Public Cloud. Diese hat aus ganz praktischen Gründen mittlerweile deutlich an Image gewonnen, denn Public Cloud bedeutet zumeist Software-as-a-Service. Damit wird administrativer Aufwand ausgelagert und das Thema Fachkräftemangel elegant umschifft. 

SAP S/4HANA Cloud und die SAP Business Technology Platform können auch als Synonym für ein Höchstmaß an Standardisierung betrachtet werden und stehen damit für Vereinfachung und Beschleunigung von Arbeitsprozessen. Somit verspricht SAP, dass Kunden innerhalb von nur vier Wochen mit „GROW with SAP“ produktiv gehen können. Für Einkaufsabteilungen goldene Zeiten: Vollautomatisierte Prozesse im P2P rücken in greifbare Nähe.