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Aller Voraussicht nach wird SAP Ende 2027 den Support für ECC, seine ERP-Lösung der früheren Generation, einstellen. Viele Unternehmen befinden sich in der Anfangsphase ihres Migrationsprozesses zu SAP S/4HANA. Nun stellt sich die Frage: Brownfield vs. Greenfield: Welche Strategie ist die richtige, um auf SAP S/4HANA zu wechseln?
In Bezug auf die Einhaltung von Steuervorschriften lassen sich die Optionen diesbezüglich mit einem Umzug vergleichen: Stellen Sie sich vor, Sie leben seit 20 Jahren in Ihrer Wohnung, einem gemütlichen Sammelsurium aus nicht zueinander passenden Möbeln, alten Geräten und tausend anderen Überbleibseln aus zwei Jahrzehnten. Eine neue Generation von Elektronik und Möbeln lässt Ihre Wohnung wie ein 90er-Jahre-Museum aussehen und es ist klar: Ihre Behausung könnte eine Auffrischung gebrauchen. Nun soll Ihr Wohnblock abgerissen werden, aber Sie können in eine neue Wohnung ziehen, die Ihrer jetzigen in jeder Hinsicht überlegen ist.
Ein Brownfield-Ansatz für Ihren Umzug würde folgendermaßen aussehen: Sie bestehen darauf, dass jedes Stück Ihrer vorhandenen, abgenutzten Geräte und Möbel in die neue Wohnung mitgenommen wird und in der Küche Platz ist für die mit Klebeband zusammengehaltene Mehrfachsteckdose aus den 1970ern, an die Ihr Toaster aus den 1980ern und Ihr Mixer aus den 1990ern angeschlossen sind.
Wenn sich die Welt um Sie herum nicht verändert hätte, seit Sie in Ihre jetzige Wohnung gezogen sind, wäre es vielleicht wirklich sinnvoller, die vertrauten Dinge mitzunehmen, anstatt sich an neue zu gewöhnen.
Das Gleiche gilt für den Wechsel zu einer neuen Version Ihrer ERP-Kernsoftware.
In einer Welt, in der sich die Dinge nur sehr langsam oder gar nicht ändern, kann es einfacher sein, Konfigurationen und Anpassungen für die Umsatzsteuer und andere indirekte Steuern aus einem Jahrzehnt (oder mehr) in Ihr brandneues ERP-System zu übertragen.
Seit SAP im Jahr 2005 ECC6 herausgegeben hat, haben sich die Dinge jedoch in einem fast unvorstellbaren Tempo verändert – sowohl in Bezug auf die ERP-Software als auch auf die äußeren Umstände, insbesondere die Steuern.
Eine globale Welle von kontinuierlichen Transaktionskontrollen
Regierungen auf der ganzen Welt schreiten bei der digitalen Transformation der Steuererhebung weiter voran. ViDA („VAT in the digital age“ oder „Mehrwertsteuer im digitalen Zeitalter“) ist eine Initiative der Europäischen Union (EU), die darauf abzielt, die Mehrwertsteuerverfahren in der EU zu vereinfachen und zu modernisieren. Kontinuierliche Transaktionskontrollen – einschließlich elektronischer Rechnungsstellung und Echtzeit-Berichterstattung – zwingen Unternehmen dazu, Informationen über ihre geschäftlichen Transaktionen in Echtzeit mit den Behörden auszutauschen. Das Ziel? Die Verringerung der Umsatzsteuerlücke, die Regierungen Milliarden kosten.
Die Umsetzung dieser digitalen Transformation ist weltweit unterschiedlich weit vorangeschritten, aber Non-Compliance ist keine Option. Unternehmen, die sich nicht an die Vorschriften halten, werden den Preis dafür zahlen. Die Strafen können von Prüfungen über Geldbußen bis hin zu strafrechtlichen Sanktionen in einigen Ländern reichen.
Um mit einem veralteten System Schritt zu halten, verlassen sich IT-Teams auf einen Flickenteppich aus Einzellösungen und benutzerdefiniertem Code, dabei sollten sie jetzt die Dringlichkeit spüren, provisorische Hilfsmittel durch eine globale Strategie zu ersetzen, die die Einhaltung von Steuervorschriften mit ECC und SAP S/4HANA unterstützt.
In der schönen neuen transaktionszentrierten Welt entwickelt sich die Einhaltung der Steuervorschriften von einem weitgehend ERP-zentrierten Buchhaltungsverfahren zu einem betrieblichen Problem: Wenn nicht rechtzeitig und ordnungsgemäß makellose, zu 100 Prozent präzise Transaktionsdaten an die Steuerbehörde übermittelt werden können, kann es zu Verzögerungen in Ihren Lieferketten und Fulfillment-Abläufen kommen. Dadurch entsteht eine viel direktere Abhängigkeit zwischen Ihrem Saldo und der korrekten Angabe der Steuerdaten im ersten Anlauf als Teil der Transaktion.
Steuerermittlungsprozesse müssen sich daher von größtenteils nachträglichen Validierungstools zu kritischen Instrumenten entwickeln, um Fehler bei der Verarbeitung in Transaktionssoftware zu erkennen und zu korrigieren.
Ein großer Teil dieser Transaktionssoftware wird nicht Ihnen gehören – und ein großer Teil davon wird in der Cloud von Drittanbietern betrieben, die dieselben End-to-End-Prozesse für Millionen von anderen Vertragspartnern pflegen. Es liegt somit in der Verantwortung dieser Drittanbieter, die Einhaltung der Steuervorschriften für Transaktionen als integralen Bestandteil ihres Dienstleistungsangebots sicherzustellen. Unternehmen sollten solche Anbieter in Zukunft auf der Grundlage ihrer Möglichkeiten zur Überwachung der Einhaltung der Steuervorschriften und zur Verwaltung von Änderungen auswählen. Diese Transaktionsverwaltungsplattformen werden mit einer neuen Generation von cloudfähigen ERP-Systemen interagieren, die dank der datenbankinternen Verarbeitung und anderer neuer Technologien eine massive Steigerung der Verarbeitungsleistung erhalten werden
In diesem entstehenden konsolidierten Ökosystem der digitalen Wirtschaft, ist es kontraproduktiv, die „Compliance“ zu Ihren Tochtergesellschaften zu verlagern. Wenn Sie das veraltete Konzept der dezentralisierten Sicherstellung der Einhaltung der Mehrwertsteuervorschriften auf die Welt der obligatorischen elektronischen Rechnungsstellung und der kontinuierlichen Compliance ausdehnen, werden Ihre lokalen Tochtergesellschaften unterschiedliche lokale Technologien und Anbieter für die Kernprozesse für Handelspartner und elektronische Rechnungsstellung einsetzen. Dadurch wird es für sie unmöglich, von den cloudbasierten Transaktionsplattformen zu profitieren, die Sie weltweit einführen möchten, damit Sie den Nutzen aus unternehmensweiten Verwaltungsdashboards, Ausgabenmanagement und Finanzierungsoptionen ziehen können.
Kurz gesagt: Die Übertragung Ihrer vorhandenen Anpassungen zur Einhaltung der Compliance für indirekte Steuern zu SAP S/4HANA macht Ihre digitale und finanztechnische Transformation nicht nur rückgängig, sondern verwandelt sie in ein verlustbringendes und strategisch gefährliches Unterfangen
Warum jetzt der beste Zeitpunkt für die Modernisierung der Steuerkonformität ist
Bedenkt man, wie sehr sich die länderspezifischen Vorschriften für die Digitalisierung der Steuern und die kontinuierlichen Kontrollen in den letzten Jahren beschleunigt haben, kann man davon ausgehen, dass wir in den nächsten Jahren ein noch nie dagewesenes Tempo erleben werden.
Letztendlich müssen sich Unternehmen nicht nur fragen, ob ihre bestehende Umsatzsteuerlösung mit SAP S/4HANA kompatibel ist, sondern auch, ob sie das in Zukunft noch sein wird.
Alles, was Sie an Ihrem derzeitigen ERP-System zur Unterstützung der alten „Compliance“-Prozesse vorgenommen haben, wird bald überflüssig werden oder ein ernsthaftes Upgrade benötigen, um der transaktionszentrierten Welt gerecht zu werden.
Muss die Lösung neu aufgebaut werden, dann kann der Code nicht einfach kopiert und in das neue System eingefügt werden, so dass zusätzlicher Zeit- und Arbeitsaufwand für die Entwurfs-, Test-, Neuentwurfs- und erneute Testphase entsteht.
Kehren wir zum Beispiel des Wohnungswechsels zurück: Es wäre absurd, mit Ihren müden, alten Geräten und Möbeln in ihre neue Wohnung umzuziehen. Aber je länger Sie warten, desto schwieriger wird die Umstellung. Am sinnvollsten wäre es, die neuen Geräte bereits in Ihrer jetzigen Wohnung in Betrieb zu nehmen und dann mit ihnen umzuziehen.
Die SAP S/4HANA-Migration bietet die einmalige Gelegenheit für einen modernen, zentralisierten Ansatz für indirekte Steuern. Dieser sollte auf den Dienstleistungen eines einzigen Anbieters basieren, der in der Lage ist, Ihre steuerlichen und behördlichen Compliance-Anforderungen überall dort zu erfüllen, wo Sie geschäftlich tätig sind.
