So gelingt der Wechsel zu SAP S/4HANA Public Cloud

Mit der Einführung von SAP S/4HANA Cloud etablieren Unternehmen das Fundament für Innovationskraft, Resilienz und Nachhaltigkeit. Die Herausforderungen dieses Wechsels lassen sich mit sorgfältiger Planung, einem strategischen Vorgehen und einem kompetenten Begleiter meistern.

Ständige Veränderung gehört zu den Konstanten der digital vernetzten Geschäftswelt. Unternehmen müssen in diesem dynamischen Umfeld heute agiler sein als je zuvor. Mit SAP S/4HANA Cloud, Public Edition, (SAP S/4HANA Public Cloud) halten sie mit steigenden Anforderungen Schritt und kommen in ihrer digitalen Transformation zügig voran. Das gilt besonders für Unternehmen, die bisher noch keine SAP Business Software nutzen. 

Der Wechsel zu SAP S/4HANA Public Cloud ist sowohl technisch als auch organisatorisch herausfordernd. Sorgfältige Planung und strategisches Vorgehen sind daher ein Muss. Drei wichtige Erkenntnisse aus einem erfolgreichen SAP S/4HANA Public Cloud Projekt sollen hier Orientierung bieten. 

Der Umstieg auf die moderne Software-as-a-Service-(Saas)-Plattform erfordert:

1. Change-Management 
2. Cloud Mindset
3. Meilensteinplanung

Den Wandel meistern mit Change-Management und Cloud Mindset

Der Wechsel zu SAP S/4HANA Public Cloud gleicht dem Umzug in ein smarteres Zuhause – er verlangt nicht nur neue Möbel (Technologien), sondern auch eine neue Art, den Raum zu nutzen (Arbeitsweisen). Change-Management und ein echtes Cloud Mindset helfen, den Übergang zu meistern.

Beim Change-Management geht es darum, bei der Einführung neuer Systeme und Prozesse die Menschen mit begleitenden Maßnahmen für den Wandel zu gewinnen und ihnen die Angst vor dem Neuen zu nehmen. Cloud Mindset steht für Offenheit gegenüber der Flexibilität, Skalierbarkeit und Innovation von Cloud-Lösungen. Innerhalb der SAP Activate Methode, dem Leitfaden für die Implementierung von SAP Lösungen, eignen sich die Prepare- und Explore-Phasen am besten, um Change-Management und Cloud Mindset zu etablieren.

In der Prepare-Phase wird der Grundstein für das Projekt gelegt. Dabei gilt es, Strategien für Change-Management und Cloud Mindset zu entwickeln, um eine klare Vision des Projekts und die Bedeutung des Wandels zu vermitteln. Management und Mitarbeitende sollen von Anfang an für die bevorstehenden Veränderungen gewonnen werden. In dieser Phase schafft transparente Kommunikation Klarheit und fördert die Akzeptanz der neuen Technologie.

In der Explore-Phase werden die Geschäftsprozesse detailliert betrachtet und die Anforderungen des Systems spezifiziert. Hier müssen die Change-Management-Initiativen intensiviert werden, damit alle Beteiligten verstehen, wie SAP S/4HANA Public Cloud ihre Arbeit beeinflusst. In dieser Phase sollten Workshops und ein erster Wissensaufbau erfolgen, um ein tiefes Verständnis der neuen Prozesse und Technologien zu vermitteln.

Zum Change-Management und Cloud Mindset gehören:

• Visionäre Führung: Für eine breite Unterstützung müssen die Führungskräfte eine inspirierende Vision für den Wandel entwickeln und vorleben.
• Umfassende Schulungen: Schulungsprogramme stellen den Wissenstransfer und effizientes Arbeiten mit den neuen Systemen sicher.
• Proaktive Kommunikation: Durch offene, regelmäßige Informationen auf allen Kommunikationskanälen bleiben sämtliche Stakeholder auf dem Laufenden und fühlen sich eingebunden.
• Unterstützungsnetzwerke: Mentoring-Programme und Peer-Support-Gruppen ermöglichen Mitarbeitenden, offene Fragen zu klären.
• Feedback-Schleifen: Dezidierte Strukturen gewährleisten, dass Feedback aufgenommen und zur Prozessoptimierung genutzt wird. 

Change-Management und Cloud Mindset sind – frühzeitig eingeführt und kontinuierlich gepflegt – das Fundament für eine erfolgreiche Implementierung. Sie schaffen die erforderliche Kultur, um das Potenzial der Cloud-Technologie auszuschöpfen.

Mit Quality Gates eine erstklassige Implementierung sichern

(Wesentliche Quality Gates in jeder Projektphase. Bildquelle: valantic)

Die Implementierung von SAP Lösungen erfordert aufgrund ihrer Komplexität eine präzise Planung und Kontrolle. Dabei unterstützt die SAP Activate Methode mit ihrem strukturierten, phasenweisen Ansatz. Ein zentrales Element der Methode sind die Quality Gates, die vor jeder neuen Phase durchlaufen werden müssen und sicherstellen, dass alle Bedingungen für den nächsten Schritt erfüllt sind.

Quality Gates sind systematische Checks, um vor Beginn jeder Projektphase die Qualität und Vollständigkeit der geleisteten Arbeit zu gewährleisten und frühzeitig potenzielle Risiken zu identifizieren. Anhand vordefinierter Kriterien werden die Projektfortschritte validiert und Freigaben für die nachfolgenden Phasen erteilt.

Quality Gates minimieren Risiken wie Projektverzögerungen und steigende Kosten, schaffen ein gemeinsames Projektverständnis und eine klare Kommunikationsbasis, ermöglichen die kontinuierliche Verbesserung von Prozessen und Ergebnissen und stellen sicher, dass definierte Governance-Richtlinien befolgt, Compliance-Anforderungen erfüllt und interne Standards eingehalten werden. Letzteres ist gerade in regulierten Branchen unerlässlich.

Von Quality Gates profitieren alle Stakeholder. Für Projektleiterinnen und Projektleiter sind sie unverzichtbare Projektmanagement-Werkzeuge, die den Projektstatus aufzeigen und fundierte Entscheidungen ermöglichen. Sie helfen, die Kundenerwartungen zu steuern und Vertrauen zwischen allen Stakeholdern zu schaffen. Kunden wiederum erhalten einen objektiven Qualitätsnachweis über die erbrachten Leistungen und Sicherheit für die Projektfortführung. Das stärkt ihr Vertrauen und bestätigt ihre Investition in die SAP Lösung. Für Kolleginnen und Kollegen aus Beratung und Entwicklung sowie andere Projektteilnehmende bieten die Quality Gates Orientierung und erleichtern die Priorisierung sowie das Verständnis ihrer Aufgaben, sodass sie sich auf das Erreichen der Qualitätsziele konzentrieren können.

Mit Meilenstein-Mapping und effektiver Projektplanung zum Erfolg

Bei der Implementierung von SAP S/4HANA Public Cloud ist eine maßgeschneiderte Meilensteinplanung essenziell – besonders für agile Unternehmen und Start-ups. Erfolgsfaktoren sind:

• Agilität: Dynamische Unternehmen benötigen eine Planung, die ihre schnellen Entwicklungszyklen und flexiblen Strukturen widerspiegelt. Starre Zeitpläne sind hier kontraproduktiv.
• Kleine Schritte: Überschaubare Meilensteine erleichtern es Unternehmen, Fortschritte zu erzielen und den Überblick zu behalten. So werden Projekte greif- und steuerbarer.
• Beteiligung: Bei individuell gesetzten Meilensteinen können Mitarbeitende Fortschritte unmittelbar erkennen und werden motiviert, zum Projekterfolg beizutragen.
• Schnelle Anpassung: Die kontinuierliche Überprüfung der Meilensteine ermöglicht es, schnell auf Herausforderungen zu reagieren und die Implementierung zu optimieren.

Ein kompetenter Begleiter unterstützt zielgerichtet

Die Einführung von SAP Lösungen stellt gerade solche Unternehmen vor Herausforderungen, die bislang keine SAP Lösung nutzen oder von einem bestehenden SAP On-Premises-System in die Public Cloud wechseln. 

Unternehmen, die erstmals eine SAP Software einführen, müssen sich an völlig neue Prozesse, Begrifflichkeiten und Benutzeroberflächen gewöhnen. Sie benötigen:

• Umfassende Schulungen, die sicherstellen, dass alle Mitarbeitenden ein solides Verständnis der Software und ihrer Funktionalitäten erlangen.
• Unterstützung bei der Anpassung von Unternehmensprozessen an die SAP Standardfunktionen, um eine effiziente Nutzung sicherzustellen.
• Begleitung durch dezidierte SAP Expert*innen, die als Ansprechpersonen zur Verfügung stehen und regelmäßig Feedback einholen, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten.

SAP Kunden, die von einem On-Premises-System zu SAP S/4HANA Public Cloud wechseln, müssen sich bei der Prozessgestaltung auf die SAP Best Practices einlassen, die das Customizing einschränken können. Ihnen helfen:

• Sachliche Informationen zu den Vorteilen von SAP Best Practices etwa in Bezug auf Effizienz und Skalierbarkeit.
• Klare Kommunikation der Potenziale und Grenzen der Public Cloud für eine realistische Erwartungshaltung.
• Unterstützung bei der Datenmigration durch technische Expertise und Tools, die den Wechsel in die Public Cloud vereinfachen und beschleunigen.