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SAP ERP: in vielen Unternehmen ein gängiger Standard, wenn es um das Enterprise Resource Planning geht. Die zahlreichen Stärken des Systems sind dabei ebenso bekannt wie kleine Lücken im Funktionsumfang, die durch flankierende Lösungen geschlossen werden können.
So bieten führende EIM-Anbieter (Enterprise Information Management) die nötige Schnittstellenoffenheit für eine reibungslose Integration und ein optimales Informationsmanagement inklusive Archivierung. Dies galt bisher vor allem für den On-Premise-Betrieb. Doch was ist bei der Migration in die Public Cloud zu beachten?
Anlagenverwaltung, Finanzwesen, Fertigung, Einkauf und Beschaffung: Die SAP SE deckt mit ihren ERP-Lösungen wichtige zentrale Unternehmensprozesse ab. Insbesondere im Bereich des Informationsmanagements können jedoch flankierende Lösungen angebunden werden, die für eine deutliche Erweiterung des Funktionsumfangs sorgen. Entsprechende EIM-Systeme integrieren Einzelanwendungen, beispielsweise für das Vertrags-, Rechnungs- oder E-Mail-Management und ermöglichen einen unternehmensweiten Informationsfluss, von dem alle Beschäftigten profitieren.
Darüber hinaus bietet beispielsweise das Ceyoniq-Produkt nscale Unterstützung durch Workflows, die die Dokumentenverarbeitung steuern und beschleunigen. Hierzu ist eine enge Verzahnung mit SAP ERP Voraussetzung, denn erst die unmittelbare Bereitstellung aller prozessrelevanter Informationen ermöglicht effiziente Workflows.
Perfektes Zusammenspiel: SAP und EIM
Ist diese Voraussetzung erfüllt, ergeben sich zahlreiche Mehrwerte für die Anwender. Mithilfe prozessorientierter Aktenlösungen werden Daten strukturiert und vollständig aufbewahrt und verwaltet. Häufig sind die digitalen Akten bereits auf Branchenspezifika zugeschnitten oder für bestimmte Vorgänge vorgefertigt. Ein Beispiel ist eine Bestellakte, die alle relevanten Dokumente aus dem Purchase-to-Pay-Prozess beinhaltet. Somit stehen stets die richtigen Informationen zur Verfügung und das, – dank verschiedener Client-Ansätze – unabhängig vom Standort der bearbeitenden Person.
Dass hierfür eine Software außerhalb von SAP zum Einsatz kommt, spielt für die Nutzer keine Rolle. Aufgrund der Schnittstellenoffenheit, die führende EIM-Anbieter realisieren, gelingt eine Tiefenintegration in SAP, die einen Systemwechsel überflüssig macht: Die Dokumentenverwaltung geschieht ganz einfach in der gewohnten Arbeitsumgebung, sodass sich die Beschäftigten bei der Einführung einer entsprechenden Software nicht umgewöhnen müssen.
Um Dokumente gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) vor unbefugtem Zugriff zu schützen, können Informationen mithilfe von konfigurierbaren Rechte- und Rollenkonzepten bereitgestellt oder verwehrt werden. So kann die Rolle der Geschäftsführung universelle Zugriffsrechte erhalten, während Beschäftigte aus dem Marketing lediglich die Dokumente öffnen können, die sie für ihre Arbeit benötigen. Mit einem passenden Konnektor können Daten außerdem revisionssicher archiviert und mit entsprechenden Aufbewahrungsfristen oder Sperrkennzeichen (Stichwort „Legal Hold“) versehen werden. Bei Ablauf der definierten Fristen ist es möglich, Daten automatisiert zu löschen oder zu sperren.
CMIS-Schnittstelle: Herausforderung in der Public Cloud
Mittlerweile streben viele SAP-Nutzer den Betrieb in der Public Cloud an. Damit es bei der Archivierung von Dokumenten aus der SAP Public Cloud später keine böse Überraschung gibt, muss bei der Wahl des ergänzenden Archivsystems mit großer Sorgfalt vorgegangen werden. Denn: Mit CMIS hat SAP einen neuen Standard für die Archiv-Anbindung eingeführt. Die Kompatibilität mit dieser Schnittstelle ist eine zentrale Anforderung an eine passende EIM-Lösung mit Archiv. Das Repository, das SAP selbst für die Aufbewahrung von Dokumenten entwickelt hat, ist für Anwender kostspielig und wird künftig auslaufen. Grund ist, dass die Erschließung dieses Marktsegments nicht zu den strategischen Zielen des Software-Konzerns gehört.
Ein zuverlässiger Indikator bei der Lösungswahl ist grundsätzlich deren Zertifizierung durch SAP für eine reibungslose Integration in SAP S/4HANA. So weisen führende EIM-Anbieter nach, dass die Verwaltung und Archivierung von Dokumenten wie Verträgen oder Rechnungen innerhalb des SAP-Ökosystems mit ihrem Produkt Compliance-konform vonstattengeht. Die Funktionen des Dokumenten- und Archiv-Managements stehen dabei direkt im ERP zur Verfügung. Hierzu sind die ArchivLink-Schnittstelle, die Anbindung von SAP ILM sowie die CMIS-Schnittstelle Voraussetzung. Für Letztere existiert jedoch seitens SAP noch keine Zertifizierung. EIM-Hersteller, die CMIS bereits in ihren Systemen integriert haben, beraten und unterstützen Interessierte in diesem Bereich gern.
