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Das papierlose Zeitalter ist schon längst angebrochen. Dennoch setzen viele Unternehmen nach wie vor auf die traditionell ausgedruckte Gehaltsabrechnung für ihre Mitarbeiter.
Die Alternative dazu steigert die Effizienz, schont die Umwelt und spart Kosten: Mitarbeiter können sich mit ihrem persönlichen Login auf einer sicheren Plattform einloggen und dort ihre digitalen Lohnzettel aufrufen, archivieren oder downloaden.
Die Gehaltsabrechnungen werden in vielen Unternehmen ausgedruckt, kuvertiert und anschließend per Post an die Mitarbeiter versendet. Manchmal landen sie auch per Hauspost auf dem Schreibtisch der Angestellten. So normal diese Zustellmethode erscheint – firmenintern sorgt sie doch für hohe Kosten. Druckertoner, Papierverbrauch, Kuvertierung und meistens sogar noch Porto fallen an. Im Durchschnitt kostet das ein Unternehmen im Monat bis zu 1,50 Euro pro Mitarbeiter. Hinzu kommt die Zeit, die vom Druck und der Verteilung durch die Mitarbeiter gebunden wird.
Mit den technischen Neuerungen der Digitalisierung gibt es aber eine Alternative zur papierbasierten Lohnabrechnung, die den Aufwand bei ihrer Erstellung und Verteilung minimiert: die digitale Gehaltsabrechnung, auch ePayslip genannt. Damit können Unternehmen einen weiteren Schritt in Richtung papierloses Büro gehen. Das Prinzip dahinter ist simpel: Das Unternehmen nutzt das ePayslip Portal von DOCUBYTE, auf dem sie dann kostengünstig und effizient ihre monatlichen Gehaltsabrechnungen als digitales Dokument abrufen können.
Bequem, sicher, ressourcenschonend: Die Vorteile der digitalen Gehaltsabrechnung
Da Druckvorgang, kuvertieren und Porto entfallen, können Unternehmen bis zu 70 Prozent der Kosten für eine Lohnabrechnung aus Papier einsparen. Der Ressourcenverbrauch wird reduziert und die Umwelt geschont. Die Mitarbeiter, die bisher mit dem monatlichen Ausdrucken und Eintüten der Gehaltsnachweise beschäftigt waren, können nun wertschöpfendere Aufgaben übernehmen. Eine manuelle Datenerfassung ist für die digitale Gehaltsabrechnung natürlich nicht erforderlich, weil alle relevanten Mitarbeiterinformationen aus der elektronischen Gehaltsabrechnung extrahierbar sind.
Ein modernes Tool muss auch nicht die Welt kosten. Die ePayslip-Lösung zum Beispiel erwirtschaftet ab dem ersten Monat Profit. Das System ist innerhalb kürzester Zeit einsatzbereit, ohne Anfangsinvestitionen in Hardware oder kostspielige On-Premise-Lizenzen.
Viele Unternehmen scheuen davor zurück, neue Prozesse in IT und Personalverwaltung einzuführen, da sie neben dem Kostenfaktor oft mit einem hohen Aufwand verbunden sind. Doch es geht auch mit minimalen Änderungen. Unternehmen, die auf eine digitale Gehaltsabrechnung zurückgreifen wollen, legen dafür eine aktuelle Liste aller Mitarbeiter vor, die in das Portal importiert werden. Für jeden Mitarbeiter muss im System ein Account angelegt werden. Die Lohnbuchhaltung erzeugt dann statt der gedruckten Gehaltsabrechnungen eine Multi-PDF-Datei mit allen Abrechnungen. Diese wird aufgesplittet und Indexwerte für das Archiv vorbereitet. Ein sogenannter Multi-Uploader überträgt alle Abrechnungen im Batchmodus an ePayslip. So wird jeden Monat die PDF-Gehaltsabrechnung über eine eindeutige Kennung wie die Personalnummer automatisiert hochgeladen. Der Login der Mitarbeiter im Account ersetzt dann den monatlichen Papierbrief. Das System ePayslip funktioniert mit allen Lohnsystemen.
Unternehmen können die Bearbeitung für die elektronische Gehaltsabrechnung selbst durchführen oder outsourcen. Im letzteren Fall müssen Unternehmen nur eine Multi-PDF-Datei übertragen und die beauftragte Firma benachrichtigen. Übernimmt die eigene Personalabteilung die Aufgaben, wird ein Multi-Uploader auf dem Server installiert, um die monatliche Übertragung zu automatisieren.
Digitale Archivierung versus Ordner mit Akten
Die elektronische Gehaltsabrechnung kann durch eine digitale Archivierung und entsprechende Backups unbegrenzt lange gespeichert und bei Bedarf nachgedruckt werden. Und auch um das richtige Dateiformat muss man sich keine Sorgen machen. Die Gehaltsabrechnung kommt als PDF-Datei, ein Format, das zur Langzeitarchivierung digitaler Dokumente vorgesehen und daher optimal geeignet ist.
Die Mitarbeiter können ihre Lohnabrechnung nicht mehr verlieren und müssen sie auch nicht mehr in Ordnern abheften. Stattdessen können sie ihren Gehaltsnachweis bequem mit wenigen Klicks aufrufen. Weiterer Vorteil des Systems: Mitarbeiter können dort auch eigene wichtige Dokumente wie z. B. Verträge oder gescannte Ausweisdokumente hochladen und sich digitale Sicherheitskopien anlegen.
Sie melden sich einfach via Browser oder mit dem Smartphone mit ihren persönlichen Zugangsdaten im System an. In der Maske der Software kann sich der Angestellte dann über die Suchfelder die gewünschten Dokumente anzeigen lassen. Das aktuellste Dokument erscheint in den Suchlisten übersichtlich an erster Stelle. Filtermöglichkeiten bestehen aber nicht nur für das Datum, sondern auch für Parameter wie Archivierungsdatum, Dokumententyp, Personal-Nummer, Bemerkung oder Freitext. Mit einem Doppelklick können die Dokumente wie aus anderen Programmen gewohnt geöffnet werden. Abhängig von der Einstellung des Endgeräts öffnen sie sich entweder direkt im Browser oder in der im Betriebssystem voreingestellten App. Die gängigen Browser öffnen PDF-Dokumente in einem neuen Tab. Bei Bedarf können die Mitarbeiter die Dokumente auch auf ihrem Gerät speichern.
Der Datenschutz ist gewährleistet
Richtig gemanagt kann mit der elektronischen Gehaltsabrechnung verhindert werden, dass unbefugte Dritte sensible Daten einsehen: Unternehmen, die keine gehostete Lösung wollen, können das System zur elektronischen Gehaltsabrechnung auf dem eigenen Server installieren. Auf diese Weise verlassen die Daten das eigene Unternehmen nicht. Alle Dokumente sind zudem redundant und sicher gespeichert. Datenschutz ist dank TLS-Verschlüsselung und bei Bedarf durch eine 2-Faktor-Authentifizerung gewährleistet. So können sensible Daten sicher abgelegt werden und die zwischen dem Endgerät und dem System übertragenen Daten können nicht von Dritten eingesehen werden. Seriöse Software-Anbieter sind außerdem Datenschutz- und ISO-zertifiziert.
Fazit
Eine elektronische Gehaltsabrechnung verschafft dem Unternehmen und auch den Mitarbeitern Erleichterung. Der Prozess erfolgt schnell und effizient, ist kostengünstig und sogar umweltschonend. Aufwand und Verwaltungskosten sinken, der Arbeitgeber spart Ressourcen und Kapazitäten. Für die Mitarbeiter hingegen entfällt das lästige Abheften der Gehaltsnachweise und sie können jederzeit via Browser oder sogar via Smartphone im System anmelden. Dank TLS-Verschlüsselung ist der Datenschutz zu jeder Zeit gewährleistet.
Holger Martens, Geschäftsführer, DOCUBYTE HM GmbH und Nadja Müller, IT-Journalistin
Weitere Informationen:
https://www.docubyte.de/digitalisierung-unternehmen-anwendungen/elektronische-gehaltsabrechung-epayslip/
