Die Herausforderungen der SAP S/4HANA-Migration meistern

Die Implementierung von SAP S/4HANA stellte selbst Großkonzerne wie Haribo und Lidl bereits vor erhebliche Herausforderungen. Haribo erlebte einen Verkaufseinbruch seiner Goldbären um ein Viertel, verursacht durch die Einführung von SAP.

Bei Lidl führten Anpassungsprobleme des Systems an ihren Geschäftsprozessen nach sieben Jahren, bei einer Investition von fast einer halben Milliarde Euro zum Projektabbruch. Diese Schwierigkeiten spiegeln die Komplexität der SAP-Implementierung wider, die das gesamte Unternehmen von Produktion über Warenwirtschaft bis hin zu Finanz- und Personalwesen betrifft. 

Der Aufwand: Von vielen unterschätzt!

In der Welt der Enterprise-Software stellt der Übergang von SAP ECC zu SAP S/4HANA eine fundamentale Transformation dar, die sowohl technische als auch strategische Expertise erfordert. Bislang haben lediglich 24% der SAP ECC-Kunden die Migration zu S/4HANA abgeschlossen. Diese umfasst im Durchschnitt 67 Stunden Entwicklungsarbeit pro Schnittstelle, mit bis zu tausenden von Integrationen. Diese Schnittstellen verbinden das SAP-System mit einer Vielzahl von anderen Systemen und Anwendungen, sowohl intern als auch extern. Dazu gehören CRM-Systeme, Supply-Chain-Management-Tools, Datenbanken, Cloud-Dienste und sogar maßgeschneiderte, interne Anwendungen. Jede dieser Integrationen muss sorgfältig analysiert, umgestaltet und in das S/4HANA-System übertragen werden. Dies ist nicht nur eine technische, sondern auch eine strategische Herausforderung, da jede Schnittstelle unterschiedliche Geschäftsprozesse und Logiken widerspiegelt.

Studien zeigen, dass 64% derjenigen, die die Migration abgeschlossen haben diese Herausforderungen unterschätzt haben. Die Migration erfordert dabei eine sorgfältige Planung und Anpassung der Systemlandschaft, einschließlich der Umwandlung von benutzerdefiniertem ECC-Code in S/4-kompatiblen Code und der Integration in verschiedene Umgebungen. Kunden müssen auch die Flexibilität zwischen verschiedenen Betriebsumgebungen wie On-Premise und Cloud berücksichtigen. Dieser Übergang erfordert eine sorgfältige Planung und Umsetzung, um effizient und langfristig erfolgreich zu sein.

Eine unterschätzte Aufgabe: Die Qual der Wahl

Bereits die Wahl zwischen der Cloud- und On-Premise-Version von SAP S4/HANA zeigt die komplexe Dynamik moderner Unternehmenssoftware. SAP priorisiert zwar Cloud-Lösungen und fördert Cloud-spezifische Innovationen wie KI-Integrationen, bietet jedoch auch weiterhin On-Premise-Optionen an. Unternehmen, insbesondere in sicherheitskritischen Branchen wie der Gesundheitsbranche, schätzen die Kontrolle und Sicherheit von On-Premise-Lösungen. Die Cloud bietet dagegen Effizienz, Kostenvorteile und einfache Compliance. Wer eine einfache Integration wünscht, ersetzt Zug um Zug alle Geschäftsanwendungen durch die entsprechenden Cloud-Varianten. Wer allerdings seine stabil laufenden On-Premises-Anwendungen auf absehbare Zeit weiter nutzen möchte, ohne auf modernere Cloud-Lösungen zu verzichten, benötigt eine spezialisierte Integrationsplattform, die eine große Vielfalt an Anbieter-unabhängigen Konnektoren für alle Geschäftsanwendungen anbietet.

Beispiele für erfolgreiche Migrationen

Es gibt jedoch auch erfolgreiche Migrationsgeschichten. Die schweizer WWZ AG startete eine umfassende SAP-Migration, um ein Self-Service-Portal für ihre Kunden in den Bereichen Telekommunikation und Versorgungsdienstleistungen zu entwickeln. Das Portal sollte die selbstständige Buchung von Dienstleistungen ermöglichen. Das IT-Team von WWZ stand vor der Herausforderung, kontinuierlich eine große Menge an Daten aus dem SAP S/4HANA ERP-System zu extrahieren, um verschiedene technische Planungsanwendungen von Drittanbietern innerhalb des Ökosystems zu bündeln. Die WWZ benötigte somit einen modernen, programmierfreundlichen und API-basierten Ansatz für die Extraktion und den Austausch von Daten aus und in SAP- und Drittanbieteranwendungen. Das IT-Team implementierte eine iPaaS-Lösung zur Beschleunigung der Datenextraktion aus ihrem SAP R/3 System, um die bestehenden Systeme effizient mit einem neuen Kunden-Self-Service-Portal zu verbinden. Dies führte zu einer neunfachen Beschleunigung des Extraktionsprozesses und erlaubte eine schnellere und flexiblere Datenbereitstellung. Diese schnellere Datenextraktion führte zu einer deutlichen Verbesserung der Geschäftsprozesse, insbesondere bei der Einführung neuer Dienstleistungen für ihre 60.000 Kabel-Internet-Kunden.

Tipps für eine erfolgreiche SAP S/4HANA-Migration:

1. Risiko- und Kostenmanagement:Führen Sie eine detaillierte Analyse der technischen und finanziellen Risiken durch, um Risiken und Kosten während Ihrer SAP S/4HANA-Migration effektiv zu verwalten. Seien Sie sich der technischen Risiken wie Kompatibilitätsprobleme mit aktuellen Systemen und Herausforderungen bei der Datenintegration bewusst. In finanzieller Hinsicht sollten Sie sich auf mögliche Kostenüberschreitungen und unerwartete Ausgaben vorbereiten. Eine umfassende Risikobewertung ermöglicht es Ihnen, vorbeugende Maßnahmen zu ergreifen und Strategien zur Kostenkontrolle zu entwickeln. Konzentrieren Sie sich auf eine effiziente Ressourcenplanung, legen Sie realistische Budgets fest und sorgen Sie für eine kontinuierliche Überwachung, um einen risikoarmen und kostengünstigen Migrationsprozess zu gewährleisten.
2. Auswahl des Betriebsmodells: Bei der Wahl des Betriebsmodells (on-prem, Public Cloud oder Private Cloud) sollten Sie vorrangig eine umfassende TCO-Analyse (Total Cost of Ownership) durchführen. Stellen Sie sicher, dass diese Analyse nicht nur die Anfangsinvestitionen, sondern auch die laufenden Kosten wie Wartung, Upgrades, Support und Skalierbarkeit berücksichtigt. Übersehen Sie nicht die indirekten Kosten wie Systemausfallzeiten, Sicherheitsmaßnahmen und Mitarbeiterschulungen, da diese Ihre Finanzplanung erheblich beeinflussen können.
3. Effiziente Datenextraktion und Schnittstellenverwaltung: Nutzen Sie einen API-basierten Ansatz für eine effiziente Datenextraktion und Schnittstellenverwaltung während Ihrer SAP S/4HANA-Migration. Diese Methode ermöglicht eine reibungslose Integration verschiedener Systeme und vereinfacht den Datenaustausch, wodurch die Effizienz des Datenflusses zwischen SAP- und Drittsystemen verbessert wird. Sie hilft auch dabei, sich leichter an neue Anforderungen anzupassen, den Wartungsaufwand und die Kosten zu reduzieren und die Flexibilität des Systems insgesamt zu verbessern.
4. EDI-Lösungen: Ziehen Sie die Skalierbarkeit und Flexibilität von Cloud-basierten EDI-Lösungen für Ihre SAP S/4HANA-Migration in Betracht. Diese Lösungen sind ideal, um schnell auf dynamische Geschäftsanforderungen zu reagieren, bieten Anpassungsfähigkeit für sich entwickelnde Geschäftsmodelle oder saisonale Schwankungen und ermöglichen eine effiziente, schnelle Implementierung. Wägen Sie jedoch die Vorteile gegen die potenziellen Herausforderungen ab, die sich aus dem Umgang mit älteren EDI-Systemen ergeben. Wenn sie tief in bestehende, kritische Altsysteme eingebettet sind, ist es oft sinnvoller, sie beizubehalten, um übermäßigen Aufwand zu vermeiden und das Risiko von Betriebsunterbrechungen zu verringern.
5. Datenqualität und -pflege: Beginnen Sie Ihre SAP S/4HANA-Migration mit einer gründlichen Bewertung der aktuellen Datenqualität. Definieren Sie klare Mess- und Bewertungskriterien, die mit Ihrer Datenpolitik und -verwaltung abgestimmt sind. Es ist wichtig, Prioritäten zu setzen und sich auf relevante Daten zu konzentrieren. Gewinnen Sie ein umfassendes Verständnis Ihrer grundlegenden Datenstrukturen, Datenbanken und des Datenflusses innerhalb Ihres Unternehmens. Die Festlegung strenger Qualitätsstandards für alle Phasen der Datenverarbeitung ist der Schlüssel zu einem effektiven Datenqualitätsmanagement und ebnet den Weg für eine erfolgreiche Transformation.

Die SAP S/4HANA-Migration ist eine anspruchsvolle Aufgabe, die eine gründliche Planung und strategische Überlegungen erfordert. Technische Herausforderungen wie die Datenintegration und die Entscheidung zwischen Cloud- oder  On-Premise-Lösung müssen sorgfältig abgewogen werden. Erfolgreiche Beispiele verdeutlichen, dass mit gezielter Strategie, effektiver Datenpflege und Fokus auf Risikomanagement die Transformation erfolgversprechend ist. Hierbei können Partner wie iPaaS-Anbieter entscheidende Unterstützung leisten, indem sie die notwendige Expertise und Lösungen für die meisten Schritte der Migration mitbringen.