Die E-Rechnung kommt – was tun?

Deutschland rückt dem Ziel einer standardisierten digitalen Arbeitswelt ein wichtiges Stück näher. Denn die letzte Frist für die Umsetzung der E-Rechnungsverordnung (ERechV) steht kurz bevor: Ab dem 27. November 2020 dürfen öffentliche Auftraggeber – bis auf wenige Ausnahmen – nur noch sogenannte E-Rechnungen annehmen.

Für manche Dienstleister ist die Umstellungspflicht ein alter Hut. Doch für die meisten besteht dringender Handlungsbedarf!

Dabei sollten Unternehmen die E-Rechnung als Chance begreifen. Über das Rechnungswesen hinaus schafft sie die Grundlage für die Digitalisierung weiterer Prozesse. Und garantiert ihnen die Wettbewerbsfähigkeit am Markt. Die papierlose Übermittlung hilft beim Bürokratieabbau, indem sie Vorgänge standardisiert und automatisiert. Sie ist umweltbewusst, schont personelle Ressourcen und beschleunigt Prozesse. Zudem steigert sie die Qualität der Daten, da Fehler durch manuelle Übertragung entfallen.

Der zeitliche Ablauf

Bereits im April 2014 haben das Europäische Parlament und der Rat die Richtlinie 2014/55/EU verabschiedet. Sie regelt die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen von beispielsweise Verwaltungen, Hochschulen oder Krankenhäusern. Während die Verordnung etwa in Österreich, der Schweiz, Italien und Ungarn längst umgesetzt ist, mahlen die bürokratischen Mühlen hierzulande gemächlicher. Sukzessive wurden in Deutschland erst der Bund, dann die Länder und Kommunen zur Umsetzung verpflichtet. Als Letzte sind nun deren Lieferanten und Dienstleister gefragt: Ab Ende November müssen sie ihre Rechnungen an öffentliche Verwaltungen in vorgeschriebener digitaler Form erbringen. Ausnahmen gibt es nur wenige, wie etwa Direktaufträge bis zu einem Auftragswert in Höhe von 1.000 Euro.

Ein PDF ist keine E-Rechnung

Wer jetzt meint, er könne künftig einfach seine Rechnung als PDF per E-Mail verschicken, irrt. Die Europäische Norm für die elektronische Rechnungsstellung gibt genaue Vorgaben in Bezug auf Inhalt und Format. Nach ERechV gilt die XRechnung als Standard. Sofern sie der ERechV entsprechen, sind auch andere Formate möglich, etwa ZUGFeRD 2.0.

Die Lösung: ein cloudbasierter Dienst

Diverse Softwareunternehmen bieten für die Abwicklung von E-Rechnungen Standard-Lösungen an, die im Bestfall in die bestehende Unternehmenssoftware und -technik integriert werden können. Inzwischen ist es jedoch unrealistisch, bis zum 27. November ein Produkt auszuwählen und zu implementieren. Softwareanbietern, deren Produkte noch nicht ERechV-konform sind, läuft ebenfalls die Zeit davon: Inzwischen ist es kaum noch möglich, etwa eine ERP-Lösung um die nötigen Funktionalitäten zu erweitern.

Unproblematisch ist hingegen die Auslagerung der Prozesse in einen cloudbasierten Dienst. Der Service funktioniert denkbar einfach: Unternehmen, die eine E-Rechnung benötigen, schicken ein Dokument als PDF an eine spezifische E-Mail-Adresse. Eine Capture-Plattform in der Cloud erkennt die relevanten Daten wie Rechnungs- und Kundennummer, Kontodaten etc. Schließlich bekommen die Unternehmen eine compliancekonforme Rechnung nach ERechV zurück. Auch Softwareanbieter können von diesem Dienst profitieren, indem sie ihn in ihr Portfolio integrieren.

Flexibel, skalierbar, sicher

Hohe Flexibilität, größtmögliche Datensicherheit und optimierte Arbeitsprozesse – das sind die großen Pluspunkte eines cloudbasierten Dienstes. Wer diesen Service nutzt, spart Kosten für den Ausbau der eigenen IT-Infrastruktur und deren Instandhaltung. Rentabel ist zudem das Abrechnungsmodell „Pay-per-Use“: Der Anwender zahlt pro Rechnung statt für eine Softwarelizenz, bei der Laufzeit und Datenvolumen festgelegt sind. Ein Cloud-Spezialist bietet außerdem höchste Sicherheitsstandards, die gerade für KMU schwer realisierbar sind.

Das Fazit: Die Rechnungsabwicklung gemäß ERechV ist ohne viel Aufwand und große Investitionen möglich, und sie bietet den hiesigen Unternehmen zahlreiche Vorteile. Doch die Zeit tickt! Wer in der zunehmend digitalisierten Arbeitswelt mit Mitbewerbern Schritt halten will, muss sich sputen!