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Das bevorstehende Support-Ende für SAP ECC rückt immer näher und das Zeitfenster für den Umzug auf SAP S/4HANA schließt sich. Hinzukommt, dass die SAP S/4HANA-Datenbank-Technologie durchaus ins Geld gehen kann – vor allem dann, wenn bestimmte Schwellen in höheren Volumina überschritten werden. Dabei spielt insbesondere die Datenarchivierung eine gravierende Rolle.
Da sich in den meisten Unternehmen nicht die Frage stellt, ob man auf SAP S/4HANA wechselt, sondern nur noch wann, ist es hilfreich, im Vorfeld einen S/4HANA-Check zu machen. Die Experten der KGS Software GmbH haben deshalb eine Checkliste zusammengestellt, mit der Unternehmen dafür sorgen können, dass ihr Archivierungskonzept nicht nur zukunftsfähig ist, sondern auch nur der Speicher gebraucht wird, der unbedingt notwendig ist.
Folgende Fragen helfen bei einer Bestandsaufnahme vor der Migration und sie unterstützen die Unternehmen bei der Priorisierung der verschiedenen Schritte.
1. Wann ist ein Unternehmen von einer SAP S/4HANA-Migration betroffen?
Perspektivisch sind alle SAP-Anwenderunternehmen von der Migration betroffen. Beim Greenfield-Ansatz hat man zudem auch alte ECC-Systeme, die stillgelegt werden müssen; ILM (Information Lifecycle Management), inkl. entsprechender Archivierungs-Software kann dabei helfen.
2. Was ist im Vorfeld zu beachten?
Es empfiehlt sich mit einer Analyse sowie dem Umzug des Archivs auf SAP S/4HANA zu starten. In dieser Anfangsphase lassen sich bereits wertvolle Erfahrungen sammeln, von denen in der Folge profitiert werden kann. Vorteilhaft ist dabei, dass sich die meisten Archivierungsprojekte bereits vom ersten Tag an amortisieren.
3. Ist der „Keller“ schon aufgeräumt?
Dieser Gedanke drängt sich auf: Wenn man schon aufräumen will, sein System verkleinern und schlanker machen möchte, quasi den „Keller“ aufräumen muss, warum sollte dann mein unaufgeräumtes Archiv mit umziehen? Ausmisten ist angesagt.
4. Wie steht es um aktuelle Aufbewahrungsfristen?
Bei dieser Gelegenheit bietet es sich an, zu überprüfen, ob alle Fristen noch aktuell sind und eingehalten werden. Je nach Ergebnis sollte das Management ggfs. das gesamte Aufbewahrungskonzept überdenken und zukunftsfähig aufstellen.
5. Sollte man die Archivierung in die digitale Transformation integrieren?
Ob Green-, Brown- oder Rightfield Ansatz: Warum nicht die Archivierung in die Transformation integrieren? So kann nach dem Transfer ausgewählter Daten in das neue System mittels Archivierung der Datenfußabdruck klein gehalten werden.
6. Geht es vielleicht auch schlanker?
Müsste die Systemlandschaft nicht homogenisiert und vor allem vereinfacht werden? Man sollte den Umzug auf SAP S/4HANA durchaus nutzen, um neue Use-Cases zu implementieren.
7. Ready for future mit CMIS?
Der Wechsel auf SAP S/4HANA bietet sich geradezu dafür an, um die Systeme eines Unternehmens mit dem Umstieg von ArchiveLink nach CMIS gleich future-ready zu machen.
8. Sollte das Unternehmen Cloud-fähig sein?
Es empfiehlt sich, unter SAP S/4HANA Lösungen einzuführen, die cloud-orientiert ausgerichtet sind.
9. Wie sieht es mit DSGVO & Co. aus?
Am besten man denkt gleich daran, die DSGVO-Richtlinien sauber umzusetzen.
10. Wo lassen sich zukünftig Kosten einsparen?
Das Datenvolumen in den produktiven SAP-Systemen wächst kontinuierlich. Steigende Kosten für die SAP-Infrastruktur und den Betrieb sind dabei die direkten Folgen. Macht ein kostengünstigeres Archiv daher nicht Sinn?
11. Gibt es Alternativen zur In-Memory Datenbank?
Ist nicht bei der teuren In-MemoryDatenbank von SAP S/4HANA – die Überführung der Daten in ein Archivsystem der beste Weg, um Kosten zu sparen? In jedem Fall ist die Migration exakt der richtige Zeitpunkt, um nach Alternativen zu schauen.
12. Was sind die richtigen Schnittstellen?
Grundsätzlich sollte man auf Standardschnittstellen setzen, deren Funktionsumfang prüfen und hinterfragen, wie zukunftsweisend eine Technologie ist. Ein „absolutes Must“ ist eine Web-Schnittstelle (REST); idealerweise ist die Schnittstelle Cloud-native.
13. Sollte man individuelle Anpassungen „zurückbauen“?
Ja, auch wenn der „Rückbau“ individueller Customizings eine der zentralen Herausforderungen ist. Wichtig: Man sollte den Sprung zu S/4HANA als Transformation und nicht als einfachen Releasewechsel verstehen und die komplette IT-Landschaft unter die Lupe nehmen.
14. Überfordert durch Prozesse, Personalmangel und Komplexität?
Wer Angst hat, dass ihm das S/4HANA-Projekt dabei „über den Kopf“ wächst, sollte das Momentum nutzen, um beispielsweise den Administrationsaufwand zu reduzieren und sperrige Systeme durch schlankere Anwendungen ersetzen. Cloudlösungen können hier helfen.
15. Nutzerzufriedenheit steigern, aber wie?
Ohne Datenarchivierung nehmen die Antwortzeiten im Dialogbetrieb zu, während die Systemperformance insgesamt stetig sinkt. Ist es daher nicht smarter, mit einem extrem schnellen Archiv die Nutzerzufriedenheit zu steigern? Eine Überlegung, die sich auszahlen kann.
Fazit
Die Migration auf S/4HANA ist Herausforderung und Chance zugleich. Zwar sind die Komplexität und der Handlungsdruck enorm, aber wer dieses Projekt zeitnah und strukturiert angeht, wird sicher erste Quick Wins einfahren. Wichtig ist, sich die Zeit zu nehmen, die bestehende Daten- und Dokumentenverwaltung gründlich zu überdenken. Als überaus erfolgreich hat es sich erwiesen, wenn die Migration mit einem ausgekoppelten Archivierungs-Umzug beginnt. Ein solcher sorgt schnell für Kosteneinsparungen, bringt wichtige Learnings und vor allem ist auf diese Art und Weise gewährleistet, dass nur die Daten und Dokumente umziehen, die wirklich benötigt werden.
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