Thought Leadership
Wenn es um Rechnungen geht, herrscht in vielen Unternehmen Chaos. Wir werfen einen Blick auf die größten Hürden – und bieten Lösungen an!
Der Dokumenten- und Belegmanagement-Experte Tim Roßky beschäftigt sich nicht zuletzt seit der Corona-Krise mit den Arbeitsabläufen rund um Rechnungsbelege. Das Ergebnis: Spätestens mit der Homeoffice-Welle stehen viele Betriebe vor den gleichen Herausforderungen. Statt Belege möglichst effizient digital(isiert) zu empfangen und zu verarbeiten, herrscht Chaos zwischen den Abteilungen und innerhalb der Verarbeitungsprozesse. Das verschlingt unnötig Geld und Zeit.
Die Experten rund um Roßky haben anhand der größten Herausforderungen beim Rechnungseingang die Probleme auf den Punkt gebracht – und Lösungen gefunden. Sie bieten sich besonders für die Kosten- und Prozessoptimierung für Unternehmen mit über eintausend Eingangsrechnungen oder anderen Belegen pro Monat an, können aber von Unternehmen mit geringerem Belegeingang ebenso gut übernommen werden.
Herausforderung 1: Belege kommen dezentral an
Die „digitale Supply Chain” in der Rechnungsverarbeitung mag von vielen Experten und Digitalisierungsenthusiasten beschworen werden – in der Realität ist sie Zukunftsmusik. Denn noch immer kommen Rechnungen in den verschiedensten Abteilungen an – und die automatisierte Verarbeitungskette reißt alleine deshalb früher als nötig ab. Daher lautet der Tipp der Experten: Starten Sie mit einem zentralen E-Mailpostfach für Eingangsrechnungen. Weisen Sie Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen an, alle eingehenden Belege an dieses Postfach weiterzuleiten. Wenn der bisherige Eingang es hergibt, kann eine automatisierte (in Copy) Weiterleitungsregelung für dezentral eingehende E-Mails mit eindeutigen Schlüsselbegriffen wie „Rechnung“ oder „Invoice“ im Betreff den Übergang zu einem zentralen Rechnungseingang unterstützen.
Statt einer „Digitalisierung um jeden Preis“ lässt sich so mit minimalem Aufwand eine ganz konkrete Hürde in bestehenden Prozessabläufen überwinden.
Herausforderung 2: Rechnungseingang per Post oder Fax
Digitale Bestellungen, Lieferscheine und Rechnungen kommen im Idealfall nun im korrekten Postfach an. Allerdings ist das papierlose Arbeiten noch nicht überall angekommen, völlig ungeachtet des Fakts, dass digitale und papierbasierte Rechnungsdokumente bereits seit knapp zehn Jahren auch umsatzsteuerrechtlich völlig gleichgestellt sind. Wenn Sie sich in Ihrem Unternehmen auch noch mit diesem Problem konfrontiert sehen, ist es höchste Zeit, dass spätestens jetzt der Anteil der eingehenden Belege per Post (oder beispielsweise auch Fax etc.) stark reduziert wird.
Wie das am besten klappt? Indem Sie denjenigen, die Ihnen noch immer Papier-Belege zustellen, den Umstieg auf elektronische Übertragungswege wie E-Mail „schmackhaft” machen! Die Experten rund um Roßky haben beobachtet, dass alleine der Hinweis, dass die Unterlagen so schneller bearbeitet werden, Wunder wirken kann. Für die Unbelehrbaren legen Sie analog zum zentralen E-Mail-Postfach eine zentrale physische Rechnungseingangs-Postadresse fest.
Herausforderung 3: Verschiedenste Belegformate
Als weitere Herausforderung, die viele Unternehmen betrifft, haben die Dokumenten- und Belegmanagement-Experten die verschiedenen Formate ausgemacht, in denen nicht zuletzt auch digitale Belege bearbeitet werden müssen; die Unterschiede sind dabei nicht nur technische, sondern auch semantisch/inhaltliche. Es empfiehlt sich, die benötigten Beleginformationen so früh wie möglich einheitlich zu erfassen und für die weiteren Kreditorenprozessschritte verfügbar zu machen. Schon bei einem mittleren Belegaufkommen lohnt es sich übrigens kaum noch, dabei auf das “händische Abtippen” zu setzen, das sehr fehleranfällig ist. Bauen Sie stattdessen auf so genannte OCR-Technologie, der „Optical Character Recognition“ (deutsch: Texterkennung). Damit können Dokumente zügig erfasst werden. Mithilfe von Künstlicher Intelligenz verbessern sich gute Systeme über die Zeit wie von selbst.
Herausforderung 4: Dokumente gehen verschlungene Wege
Ein Problem, das nur auf den ersten Blick schwer aus der Welt zu schaffen ist, sind gewachsene interne Abläufe, die zentralen und übersichtlichen Kreditorenprozessen entgegenlaufen. Damit innerhalb aller Abteilungen Belege korrekt weitergeleitet und eingereicht werden können, muss der einheitliche Prozess vor allem einfach sein – oder eben vereinfacht werden. So dass die Einspeisung von Belegen jederzeit, in wenigen Arbeitsschritten und trotz moderner Technik intuitiv umsetzbar geschehen kann. Die Erfahrung hat gezeigt, dass Scan-Apps dafür eine äußerst praktikable Lösung sind. Sie führen dazu, dass auch persönlich übergebene Rechnungen ohne großen Aufwand direkt vor Ort digitalisiert werden können. Und somit ohne Umwege im zentralen Rechnungseingangs-Postfach landen. Für die gesetzlich geforderte GoBD-konforme Archivierung bieten sich professionelle Dokumentenmanagement-Systeme an.
Herausforderung 5: Freigabeprozesse sind umständlich und langwierig
Mit den bisherigen Tipps der Experten schaffen Sie es, dass die Rechnungen Ihres Unternehmens korrekt und zügig im Kreditorenprozess eingeschleust werden. Dann spätestens wird meist die nächste Herausforderung offenbar: Entscheidende Schritte im Freigabeprozess wie zum Beispiel der Rechnungsabgleich oder auch die digitalisierte Dokumentenfreigabe verzögern sich. Die Folge: Wichtiges bleibt liegen oder Skonti können nicht mehr genutzt werden. Ein Umstand, der sich auch in der Betriebs- oder Steuerprüfung niederschlägt. Laut der Erfahrung der Experten lohnt es sich daher fast immer, in ein nachvollziehbares (und vor allem: dokumentiertes) Freigabesystem zu investieren. Darin sind Vertretungsregelungen, verbindliche Schritte und Deadlines derart abgebildet, dass sie nicht mehr zum Verhängnis werden können. Eine entsprechende Lösung kann bestenfalls mit dem ERP-System des Unternehmens integriert werden oder gar Teil des ERP-Systems sein. Es sorgt überdies dafür, dass alle Schritte rechtskonform dokumentiert sind.
Herausforderung 6: Kreditorenprozess im Homeoffice – gesetzliche Verpflichtungen erfüllen
Für eine GoBD-konforme Protokollierung und DSGVO-gerechte Archivierung im Kreditorenprozess dürfen keine Notlösungen herhalten. Denn spätestens in Homeoffice-Zeiten steigt nicht nur das Risiko, dass die Abläufe ineffizient und unübersichtlich werden – sondern auch rechtswidrig.
Herausforderung 7: Praxisferne Prozesse
Wir halten fest: Es geht nicht nur darum, Kreditorenprozesse bestmöglich zu optimieren. Wichtig ist auch, die Effizienz digitaler Lösungen ins Verhältnis der bestehenden Ressourcen zu setzen und dabei langfristig zu planen! Das gilt übrigens für alle Digitalisierungsprozesse. Seriöse eBeleg-Serviceprovider wie XimantiX beginnen ihre Arbeit daher grundsätzlich mit einer konkreten, individuellen Konzeption und Planung rund um den Rechnungs- und Belegeingang. Daraus resultieren passgenaue Lösungen für die Rechnungsverarbeitungsprozesse in Ihrem Betrieb.
Experten wie Roßky unterstützen Unternehmen darin, teure Zusatzlizenzen, aufwändige ERP-Systemerweiterungen und unzählige Consultingstunden zu vermeiden. Mithilfe von erfahrenen eBeleg-Dienstleistern wie XimantiX ist es möglich, Prozesse in Ihrem Betrieb auch einfach „neben“ dem eigentlichen ERP-/ Finanzbuchhaltungs-System abzubilden, mit diesen am Ende zu integrieren und sie perfekt an die Anforderungen Ihres Unternehmens anzupassen.
