Die Zukunft von KI in ERP-Systemen

Der Einsatz künstlicher Intelligenz wird Geschäftsprozesse maßgeblich verändern und langfristig zu einem entscheidenden Wettbewerbsfaktor werden. Unternehmen sind daher gut beraten, die Chancen von KI – vor allem innerhalb von ERP-Systemen – zu erkennen und erfolgreich zu nutzen.

Grundlegend herrscht in vielen Unternehmen noch kein ausreichendes Verständnis darüber, was Künstliche Intelligenz, Machine Learning und neuronale Netze im Rahmen der Geschäftsprozesse leisten können. Oftmals löst dieses Thema noch Schulterzucken aus und Prozesse werden analog weitergeführt. Nicht selten wird KI sogar als ein Hype betrachtet, der wieder vorübergeht. Noch 2019 gaben fast die Hälfte (48%) der Befragten einer PwC-Studie an, dass KI innerhalb ihres Unternehmens nicht relevant sei. Auch ERP-Anwendenden ist meist noch nicht klar, wie genau die Technologie ihre Unternehmensführung und die Arbeitsprozesse beeinflusst – hier hat die Branche noch Einiges aufzuholen. Dazu kommt, dass es bislang noch an einer geeigneten Infrastruktur zur Erfassung und Verarbeitung von Datenmassen fehlt. Das betrifft vor allem KMUs, die keine eigene Data Science Abteilung haben oder sich leisten können. Doch exakt hier lauert die Gefahr. Während vor 15 Jahren beispielsweise noch kaum an cloudbasiertes Arbeiten gedacht wurde, ist diese Technologie mittlerweile nicht mehr wegzudenken. Mit der KI verhält es sich ähnlich: Wer jetzt die Chance verpasst, in KI-gestützte Prozesse zu investieren, wird schon in wenigen Jahren den Zug in Richtung Zukunft verpassen.  

Vorteile und Vorbehalte zu KI in ERP-Systemen

Die großen Chancen der KI innerhalb von ERP-Systemen liegen in der Automatisierung von Abläufen zur Optimierung von Unternehmensprozessen. Dadurch wird ein noch stärkerer Fokus auf das eigene Kerngeschäft ermöglicht. Das ist zum einen eine große Versprechung, ruft zum andern jedoch bei manchen auch Bedenken hervor, die Kontrolle über die eigenen Prozesse zu verlieren und sie nicht mehr selbst steuern zu können. Hier kommt es auf ein gegenseitiges Vertrauensverhältnis zwischen ERP-Anbietern und deren Anwender:innen an. Ein detaillierter Analyseprozess muss sicherstellen, dass KI-gestützte Systeme haargenau auf die Kundenbedürfnisse eingestellt sind, und der Zugriff der Anwendenden stets bestehen bleibt. Es muss genau geprüft werden: Welchen Zweck muss jedes Feature erfüllen und welche Daten sind dafür notwendig. Ein UX-Team sollte dann im Idealfall genau entwickeln, wie dessen Nutzung im Geschäftsalltag besonders effektiv und intuitiv möglich ist. Die Frage des finanziellen Aufwands spielt selbstverständlich auch eine große Rolle. Es gilt hier aus meiner Sicht, die Kosten im Verhältnis zum Nutzen abzuwägen. Grundlegend kann KI schnell Kosten einsparen, weil Mitarbeitende Zeit zurückgewinnen.  

Innovationspotenzial von KI in ERP-Systemen

Noch klarer wird das Potenzial von KI innerhalb von ERP-Systemen in konkreten Anwendungsbeispielen: Kurz- bis mittelfristig wird es schon bald möglich sein, im E-Commerce bereits beim Eingang von Bestellungen die Wahrscheinlichkeit von Retouren  zu berechnen und deren Kosten – auch aus ökologischer Perspektive – zu kalkulieren. Dafür sind keineswegs Parameter wie die Postleitzahl der Bestellenden nötig, sondern vielmehr Voraussagungen auf Basis des Umsatzes und der Analyse aller im Warenkorb befindlichen Produkte. Auch die Nutzung von Texterkennungsmodulen, die die zeitintensive händische Eingabe von Eingangsrechungen oder Dokumenten ins System obsolet machen, ist keine Zukunftsmusik. Langfristig können im E-Commerce durch den Einsatz von KI Preise zum Teil tausender Produkte automatisiert verglichen und tagesaktuell festgelegt werden. In der Logistik optimiert KI Lagerbestände, indem automatisch nachbestellt und aufgefüllt wird, sobald der Produktbestand unter eine bestimmte Anzahl sinkt. Bei hohen Lagerkosten ist eine optimale Auslastung besonders wünschenswert. Auch hier kann KI durch Heranziehen saisonaler Daten die Lagerplanung optimieren und Produkte erst dann bestellen, wenn sie tatsächlich nachgefragt werden. Und auch die Unternehmensführung selbst kann durch KI unterstützt werden – etwa indem Aufbereitungen und Empfehlungen zu verschiedensten Prozessen auf Basis von Daten und Unternehmenszahlen vorgeschlagen werden. Es ist elementar wichtig zu verstehen, dass auch hier ERP-Anwender:innen keinesfalls die Kontrolle der Geschäftssteuerung abgeben, sondern bei Entscheidungen besser und präziser unterstützt werden . 

Alleinstellungsmerkmal von cloudbasierten ERP-Systemen in Verbindung mit KI

Die Cloud ermöglicht innerhalb eines ERP-Systems grundlegend das ortsunabhängige Arbeiten. Diese cloudbasierte Architektur hat aber in Bezug auf KI noch einen besonderen Vorteil: Alle neu entwickelten KI-Anwendungen stehen Nutzenden des ERP-Systems direkt zur Verfügung. Im Prinzip kann man hier von einer Demokratisierung der KI sprechen, da cloudbasierte ERP-Systeme die Technologie Unternehmen zur Verfügung stellen können, die sich die Entwicklung aus eigener Tasche sonst nicht leisten könnten. 

Fazit

Die Chancen und Möglichkeiten von KI für Unternehmensprozesse sind vielfältig. Mit Hilfe geeigneter ERP-Systemen ist sie – ohne großen Eigenaufwand auf Seiten der Unternehmen – auch für kleine und mittelständische Unternehmen nutzbar. Unternehmen sind jetzt gut beraten, die Weichen ihrer Geschäftsabläufe in Richtung Zukunft zu stellen, um  schnell von automatisierten Prozessen zu profitieren – und damit der Mensch wieder im Zentrum der Unternehmung stehen kann.