10 Möglichkeiten der Verbesserung von Ressourcen-Management

4. Prüfen Sie den Einsatz von Auftragnehmern

Die meisten Dienstleistungsunternehmen setzen eine Mischung aus Auftragnehmern, Partnern und Freelancern ein, um Aufträge zu vergeben – ein vielfältiger Pool von Anbietern, um den Talentpool zu stärken. Es ist wichtig, dass Ressourcen-Manager die Folgen des Einsatzes von Anbietern wie Auftragnehmern vollständig verstehen. Wann setzen wir Auftragnehmer ein? Warum setzen wir sie ein? Wie wirkt sich das auf den Endgewinn aus?

Eine zu starke Abhängigkeit von Auftragnehmern könnte ein Zeichen dafür sein, dass die Ressourcenbeschaffung zu reaktiv erfolgt – beispielsweise hat sich das Unternehmen verpflichtet, ein in zwei Wochen angesetztes Projekt zu liefern, aber die dafür notwendigen Mitarbeiter stehen uns nicht zur Verfügung, weshalb wir uns darum reißen müssen, teure Auftragnehmer zu finden, die diese Dienstleistungen erbringen. Eine frühzeitige Erkennung der Nachfrage und Ressourcenbeschaffung können Abhilfe schaffen und sicherstellen, dass Auftragnehmer strategisch eingesetzt werden.

Es gibt Situationen, in denen der Einsatz von Auftragnehmern die kostengünstigste Lösung sein könnte – beispielsweise ist es kurzfristig oder es sind zusätzliche Fähigkeiten gefordert, die nicht zum Kernangebot des Unternehmens gehören. Ist dies der Fall, hilft es, über ein PSA-Tool zu verfügen, mit dem Ressourcen-Manager die Auswirkungen der Zuweisung von Auftragnehmern anstelle von Mitarbeitern auf die Gewinnmarge in Echtzeit verfolgen können. Die richtige End-to-End-Lösung erleichtert auch die Zeiterfassung, Abrechnung und Rechnungsstellung für Auftragnehmer, da ein einziges Aufzeichnungssystem verwaltet wird, das die geleistete Arbeit und die damit verbundenen Kosten sowohl für Auftragnehmer als auch für Mitarbeiter verfolgt.

5. Suchen Sie nach Rekrutierungsmöglichkeiten

Humankapital entsteht nicht über Nacht. Die richtige Person zu finden, sie einzustellen und einzuarbeiten, braucht Zeit. In einem Dienstleistungsunternehmen ist die Einstellung von Mitarbeitern die wichtigste Methode, um das Unternehmen zu vergrößern. Unternehmen wollen jedoch nicht auf einer Stop-Start-Basis rekrutieren. Die Aggregierung der Nachfrage aus der Prognose und die Nutzung dieser Nachfrage als Leitfaden für Einstellungsentscheidungen bietet eine solide Grundlage für die Rekrutierung.

Ein vorausschauender Einstellungsprozess, der auf einer genauen Prognose basiert, bedeutet auch, dass hoch qualifizierte Mitarbeiter, wenn sie in das Unternehmen kommen, schnell für geeignete Projekte eingesetzt werden können, was bedeutet, dass sie früher abgerechnet werden.

6. Ressourcen-Manager sollten mit dem Vertrieb zusammenarbeiten

In einem Dienstleistungsunternehmen verkauft das Vertriebsteam die Zeit der Mitarbeiter, daher ist es unbedingt erforderlich, dass Vertriebs- und Ressourcenbeschaffungsteams offen miteinander kommunizieren können. Die über die Pipeline eingehende Nachfrage informiert das Ressourcenbeschaffungsteam über die anstehende Nachfrage – welche Fähigkeiten wann benötigt werden.

Was häufig übersehen wird, ist, dass die Zusammenarbeit zwischen Vertrieb und Ressourcenbeschaffung beidseitig gerichtet ist. Wenn das Vertriebsteam Updates von den Ressourcen-Managern erhält und Einblick in die Ressourcenplanung hat, kann es seine Bemühungen auf Bereiche fokussieren, in denen Mitarbeiter frei verfügbar oder sogar zu wenig ausgelastet sind. Wenn es aufgrund aktueller Prognosen wahrscheinlich erscheint, dass beispielsweise mehrere Mitarbeiter in zwei Monaten auf der „Reservebank“ sitzen werden, ohne dass irgendwelche Projekte bearbeitet werden müssen, kann die Ressourcenbeschaffung den Vertrieb steuern und die entsprechenden Mitarbeiter ermutigen, diese Verfügbarkeit aktiv zu verkaufen, vielleicht mithilfe von Preisanreizen.

7. Weisen Sie Mitarbeiter so früh wie möglich zu – bevor Aufträge gewonnen werden

Die Zusammenarbeit zwischen Vertriebs- und Ressourcenbeschaffungsteams hilft auch, die gegebene Praxis zu verändern, in der Mitarbeiter erst dann Projekten zugewiesen werden, nachdem die vertraglichen Unterlagen unterzeichnet worden sind. Aufgrund der Zuweisung von Mitarbeitern erst in dieser Phase wird hier eine Gelegenheit verpasst, proaktiver zu sein – Aufträge sind in der Regel schon Wochen vor Abschluss der Verträge von einem hohen Maß an Vertrauen geprägt und diese Zeit könnte genutzt werden, um Fortschritte bei der Mitarbeiterbeschaffung zu erzielen.

Ressourcen-Manager können dann vorausplanen und ein Team aufbauen, in dem gut zusammengearbeitet wird, indem sie ein optimales Gleichgewicht zwischen erfahreneren und weniger erfahrenen Mitgliedern schaffen, sodass die Ressourcen-Auslastung und die Gewinnmarge maximiert wird und gleichzeitig auch Nachwuchsmitglieder im Team geschult werden. Dies kommt auch den Teammitgliedern gelegen – Dienstleistungsfachleute schätzen in der Regel die Arbeit in einem besser geplanten Umfeld, in dem sie sehen können, an welchen Projekte sie wahrscheinlich arbeiten werden.

8. Stellen Sie sicher, dass sich das Startdatum nicht verzögert

Wenn sich das Startdatum von Projekten ständig verschiebt, ist es sehr schwierig, Mitarbeiter effektiv zuzuweisen. Wenn sich das Startdatum eines Projekts beispielsweise um einen Monat verzögert, sind die Mitarbeiter, die diesem Projekt zugewiesen waren, wahrscheinlich nicht mehr verfügbar, um die Arbeit zu erledigen. Die Mitarbeiterbeschaffung muss dann reaktiv erfolgen, indem die Lücke mit irgendwelchen verfügbaren Personen gefüllt wird, selbst wenn das bedeutet, dass teure Auftragnehmer hinzugezogen werden.

Das Startdatum eines Projekts hängt mit dem „Abschlussdatum“ zusammen – dem Datum, an dem der Auftrag gewonnen wird. Das Abschlussdatum eines Auftrags ist entscheidend, da es der geplante Meilenstein in der Vertriebspipeline ist, von dem noch vieles mehr abhängt. Dazu gehört die Zeit, die den Mitarbeitern zugewiesen wurde – wenn sich das Abschlussdatum verschiebt, können Mitarbeiter keine Stunden abrechnen, was heißt, dass sich wahrscheinlich auch die Auslastung und der Umsatz verschieben.

Geschäftsführer müssen einen festen Stand haben, was die Unveränderlichkeit vom Abschlussdatum und Startdatum angeht, und diese vielleicht an finanzielle Bedingungen binden. Verkäufer sollten sich der Bedeutung dieses Datums bewusst sein – es ist das Wichtigste im Verkaufszyklus und es muss vorhersehbar sein. Wenn es sich verschiebt, erhält der Kunde möglicherweise nicht die zugewiesenen Mitarbeiter. Der CMO von Kimble, Mark Robinson, betont die Bedeutung des Abschlussdatums: „Ich benutze den Ausdruck ‚Das Abschlussdatum ist König‘. Dies beinhaltet die Etablierung einer Kultur innerhalb des Geschäftsentwicklungsteams, nach der die Festlegung eines genauen Abschlussdatums am Anfang von entscheidender Bedeutung ist. Es liegt am Leiter des Geschäftsentwicklungsteams, die Disziplinen zu schaffen, die das Abschlussdatum überwachen und seiner Bedeutung in diesem Team Druck verleihen.“