Videocall-Knigge oder: Die drei großen Vs

Täglich finden Millionen von Videokonferenzen weltweit statt. Worauf es davor und währenddessen zwingend ankommt, erklärt Carsten Kraus, Gründer und CEO der Casablanca.AI GmbH.

„Um erfolgreich im Verkauf zu sein, genügt es nicht nur, seine Kunden zu kennen und zu verstehen. Erfolgreiche Abschlüsse gründen sich auf einer Reihe unerlässlicher Fähigkeiten, die neben Verkaufstalent und Fachwissen vor allem ein sympathisches Auftreten, Überzeugungsfähigkeit und kommunikative Stärke sind. Wer einen Mitarbeiter für sein Unternehmen gefunden hat, der all diese Talente vereint, kann sich glücklich schätzen. Doch Vertriebsmitarbeiter sehen sich heute bereits vor ganz neuen Herausforderungen, als dies noch wenige Jahre zuvor der Fall war. Wie McKinsey-Studien zeigen, hat die Covid-19 Pandemie die Welt des B2B radikal und nachhaltig verändert. E-Commerce und Remote-Verkauf haben enorm an Bedeutung gewonnen, B2B-Entscheidungsträger gaben in den Umfragen an, dass digitales Prospecting zu immensen Effektivitäts- und Umsatzsteigerungen geführt hat. Kunden auf der anderen Seite machten deutlich, dass sie Videocalls dem Telefonieren vorziehen würden. In dieser Entwicklung stecken nicht nur Chancen zur Kostensenkung, sondern auch zur Erweiterung der Reichweite. Und auch das Arbeiten im Home-Office kann für Vertriebsmitarbeiter künftig weiterhin eine große Rolle spielen. Wer also noch auf diesen Zug aufspringen möchte, sollte sich schnell im Bereich Video-Telefonie fit machen. Hier kommen die drei großen Vs, die jeden Videocall produktiver machen.

Ein guter Plan ist die halbe Miete – V wie Vorbereitung

Es geht damit los, einen Ort auszuwählen, der eine ruhige und ungestörte Atmosphäre bietet. Stichwort Hintergründe: Sollte die Wahl zum Beispiel auf das Schlafzimmer gefallen sein, empfiehlt es sich, ihn entsprechend zu bearbeiten. Das ungemachte Bett sollte nicht im Bild sein, ebenso nichts Ausgefallenes und Unruhiges wie etwa das Plakat des neuesten Kino-Blockbusters. Eine Studie der Durham University fand heraus, dass der Hintergrund entscheidenden Einfluss darauf nimmt, wie jemand auf sein Gegenüber wirkt. Pflanzen und Bücherregale punkten demnach am besten. Auch die Beleuchtung spielt eine große Rolle. Hartes, Schlagschatten werfendes Licht gilt es zu vermeiden, ebenso wie zu dunkle oder grelle Beleuchtung. Gleichmäßiges Licht wirkt hier am natürlichsten. Prüfen lässt sich die eigene Wahl, indem man sich vor dem Call in der Kamera seines Computers ansieht. Zudem sollte auch auf passende Kleidung geachtet werden, insbesondere in dem im Video sichtbaren Bereich. Auf bedruckte T-Shirts gilt es zum Beispiel zu verzichten. Zur richtigen Vorbereitung gehört es außerdem, sich rechtzeitig einzuloggen und sicherzustellen, dass sämtliche Benachrichtigungen aller Apps deaktiviert sind – so kommt es nicht zu ungewollt peinlichen Situationen während des Calls.

Reine Einstellungssache – V wie Videokonfiguration

Sei es das Teilen des eigenen Bildschirms oder die Geräuschkulisse während der Konferenz: Diese Dinge müssen gut geregelt sein. Die meisten Videocall-Tools erlauben das Teilen einzelner Fenster statt des gesamten Bildschirms. Das schützt zum einen die Privatsphäre und verbessert zum anderen die Lesbarkeit für die Teilnehmer. Letztere sollte qualitativ gut sein, genauso wie der Sound. Verständlichkeit macht ein gutes Meeting aus. Alle Teilnehmer, die sich nicht gerade aktiv beteiligen, schalten sich am besten stumm. Dies verhindert Ablenkung durch ungewollte Hintergrundgeräusche und dass sich die Unterhaltung in eine unverständliche Richtung entwickelt. Als Host sollte man dies im Blick behalten und gegebenenfalls Teilnehmer eigenständig stumm schalten, die es eventuell vergessen haben. Inzwischen gibt es sogar verschiedene Tools, die Geräuschunterdrückung versprechen. Wer zwischendurch etwas zu ‚sagen‘ hat, nutzt am besten die Chat-Funktion. So wird niemand unfreiwillig unterbrochen. Und es gibt die Möglichkeit, zu kommentieren, zu ergänzen oder Fragen zu stellen. Für Zustimmung oder lobende Worte eignen sich zudem Emojis.

Mit einem guten Gefühl – V wie Vertrauensgewinnung

Sind die technischen Rahmenbedingungen optimiert, bleibt nur noch, eine angenehme Atmosphäre zu schaffen. Mit dem dritten V, der Vertrauensgewinnung, geht es nun an das Wichtigste unter ihnen. Augenkontakt spielt eine entscheidende Rolle in jeder Kommunikation, das haben unter anderem Forscher der finnischen Tampere University herausgefunden. Genauer gesagt geht es in der Studie darum, dass Augenkontakt beim Betrachter Gesichtsreaktionen auslöst, die auf einen positiven Affekt hinweisen – und zwar unabhängig davon, ob sich Gesprächspartner in Person oder per Videoanruf sehen. Dass Sympathie für ein Gegenüber bei direktem Augenkontakt deutlich stärker als bei abgewendetem Blick ist, ermittelten wiederum Forscher am Italienischen Institut für Technologie in Genua. Bisher stellte der Augenkontakt in Videocalls eine Hürde dar. Inzwischen gibt es KI-Softwaretools wie Casablanca, die mithilfe eines KI-gestützten Algorithmus das durch die Kamera aufgenommene Bild so korrigieren, dass man sein Gegenüber direkt anschaut, wenn man in dessen Augen auf den Bildschirm blickt. Dieser Kontakt und aktives, interessiertes Zuhören vermitteln dem Gesprächspartner das Gefühl, wertgeschätzt zu werden – eine wichtige Voraussetzung für die Vertrauensgewinnung. Freundliches Lächeln, egal ob der Tag anstrengend war oder es sonst Probleme gibt, gehört natürlich ebenso dazu. Mit den genannten Punkten nimmt die Qualität eines jeden Videocalls spürbar zu.“

(pd/ Casablanca.AI)