Thought Leadership
Damit mobile Anwendungen ein „Business Enabler“ werden, sollten Unternehmen einige wichtige Aspekte beachten: Eine dauerhaft erfolgreiche Business App muss alle Prozesse und Workflows optimal abbilden, vollständig in die IT-Landschaft integriert sein und über ein hohes Maß an Usability für die mobilen Anwender sowie auch an Anpassbarkeit für die IT-Verantwortlichen verfügen.
Während sich Enterprise-Mobility-Projekte vor ein, zwei Jahren noch vorwiegend um die Geräteverwaltung und deren Einbindung in Unternehmensnetzwerke drehte, müssen sich Unternehmen heute vielmehr damit befassen, ihre Geschäftsprozesse vorab umfassend zu analysieren, mobile Anwendungen zu schaffen, die die Geschäftsprozesse optimal abbilden und in die gesamte IT-Infrastruktur optimal eingebunden sind. Gleichzeitig müssen sie intuitiv zu nutzen und leicht anzupassen sein, um die Akzeptanz zu gewährleisten und schnell auf Veränderungen im Unternehmen reagieren zu können.
Die Konsequenzen fehlerhafter Prozesse
Ohne eine umfassende Analyse bleiben Probleme oft unentdeckt und finden sich dann auch in der mobilen Lösung wieder. Können die mobilen Mitarbeiter ihre Aufgaben nicht korrekt und ohne Unterbrechungen ausführen, führt dies zu Unzufriedenheit und zu Auseinandersetzungen über den Erfolg der Mobilisierung und möglicherweise zu Grabenkämpfen zwischen den IT-Verantwortlichen und den Usern. Typische Fehler sind es, der „User Experience“ zu wenig Bedeutung beizumessen, sich zu sehr in Details zu verlieren und einen Funktionsumfang zu bieten, den die Nutzer der mobilen Anwendung nicht benötigen und die Arbeit ineffizient gestalten. Die Mitarbeiter können jedoch nicht erkennen, dass es sich dabei um fehlerhafte Abbildungen von Prozessen handelt, für sie gilt „Mobility“ dann generell als gescheitert und die Lösung als untauglich und zu zeitintensiv. IT-Verantwortliche müssen dann an zwei Fronten kämpfen: die Neuausrichtung der Prozesse und die Rückgewinnung des Vertrauens der Mitarbeiter.
Erst der Workflow, dann die Mobilisierung
Denken Unternehmen über die „Mobilisierung“ ihrer Geschäftsprozesse nach, sind sie oft überwältigt von den Möglichkeiten, die die mobile Welt bietet. Doch sie sollten sich nicht von ihren Erwartungen und Wünschen treiben lassen und stattdessen zuerst ihre Geschäftsprozesse und internen Workflows analysieren. Die Definition der Geschäftsprozesse und die Umsetzung der Workflows sind bedeutende Erfolgsfaktoren für die Integration mobiler Anwendungen in die gesamte IT-Infrastruktur – sei es on-premises oder in der Cloud. Hiervon hängt nicht nur der erste Erfolg der Implementierung ab, sondern auch die Zukunftsfähigkeit der Lösung. Unternehmen sollten deshalb folgende Faktoren einbeziehen:
- der Organisationsstruktur,
- die Formen der Zusammenarbeit im Unternehmen,
- den genutzten Technologien,
- der kontinuierlichen Weiterentwicklung der Lösung und
- der Innovationskraft – sei es die des internen IT-Teams oder eines Service-Providers.
Unternehmen sollten immer darauf vorbereitet sein, ihre mobilen Lösungen an neue Anforderungen und Ansprüche anpassen, die Lösungen erweitern und das Unternehmenswachstum einbeziehen zu können. Änderungen in den geschäftlichen Workflows sind durchaus üblich und erfordern oftmals umfassende Änderungen in einer mobilen Anwendung. Diese müssen sich schnell und effizient abbilden lassen, um den Aufwand hierfür in Grenzen zu halten.
Workflows optimieren
Im ersten Schritt der Analyse der Geschäftsprozesse sollten Unternehmen folgende Aspekte berücksichtigen, um Transparenz zu schaffen:
- Welche Arbeitsschritte werden im Rahmen eines Geschäftsprozesses ausgeführt?
- Wer arbeitet an welchen Aufgaben und wie viel Zeit ist erforderlich, um diese Aufgaben zu erledigen?
- Welche Kommunikationsformen nutzen Mitarbeiter im Rahmen eines Prozesses?
- Welche Lösungspfade müssen vorbereitet sein, sollte ein Problem auftreten?
- Welche Elemente des Prozesses schätzen die Mitarbeiter, was gefällt ihnen weniger an diesem Prozess?
- Gibt es Möglichkeiten, möglicherweise unbeliebte Arbeitsschritte zu verbessern?
Stellt sich nach dieser Analyse heraus, dass alle Prozessschritte geklärt sind, haben Unternehmen eine solide Basis für die Entwicklung ihrer mobilen Anwendung geschaffen, die durch zusätzliche Erleichterungen für den Mitarbeiter angereichert werden kann. Ein Beispiel aus dem Vertrieb: Ein Telefonat zur Kaltakquise kann grundsätzlich dieselben Schritte umfassen wie ein persönlicher Besuch. Nutzen Vertriebsmitarbeiter jedoch eine mobile App, können sie ihr Angebot unmittelbar anpassen, wenn diese ihnen Zugriff auf Echtzeit-Informationen aus einer Business-Intelligence-Anwendung ermöglicht. Zudem können sie damit auf überzeugende Präsentationen zugreifen, die exakt auf den aktuellen Schritt um Vertriebszyklus zugeschnitten sind. Die Konsequenz ist ein schneller Vertragsabschluss.
Stellt sich nach der Analyse der Geschäftsprozesse jedoch heraus, dass ein Workflow beispielsweise unterbrochen ist, müssen Anpassungen vorgenommen werden. Der neue Workflow und die Notwendigkeit dafür müssen allen involvierten Mitarbeiter kommuniziert werden, sodass jeder dies nachvollziehen kann und weiß, wie er seinen Beitrag zur Abwicklung des Prozesses leisten kann. Bezieht ein Unternehmen seine Mitarbeiter bereits in die Planungsprozesse für ein Mobility-Projekt ein, steigt auch die Wahrscheinlichkeit, dass es sich mit der Anwendung identifizieren kann.
Herausforderung Integration
Eine der großen Herausforderungen für IT-Experten und Verantwortliche für Digitalisierung im Unternehmen ist es auch, bestehende Unternehmensanwendungen und neue, mobile Applikationen in Einklang zu bringen und die Lösungen technisch zu integrieren. Auch wenn sich viele Unternehmen dessen bewusst sind, liegen der Fokus und die größte Beachtung oftmals auf der Erstimplementierung der Anwendung. Doch diese Aufgabenstellung ist bei jedem Upgrade und bei jeder größeren Anpassungsmaßnahme in der gesamten IT-Umgebung wieder einzubeziehen.
Eine Integrationsplattform kann – neben dem Handling von Lastspitzen – auch die Integration in die Backend-Prozesse oder auch die Einbindung in verschiedene Cloud-Computing-Umgebungen gewährleisten. Unternehmen sollten deshalb auf eine Lösung setzen, die – neben Tools für das Design der Benutzeroberflächen und Templates hierfür – eine Integrationsplattform nutzen, die die Anbindung an Geschäftsanwendungen und das Zusammenspiel der Schnittstellen gewährleistet, eine einfache Administration ermöglicht und einen Überblick über die Daten in Echtzeit liefert. Unternehmen sollten vorab auch sicherstellen, mit welchen Methoden und auch wie oft eine mobile Lösung aktualisiert werden muss. Regelmäßige Überprüfungen der Anbindungen an alle anderen geschäftlichen Anwendungen gehören deshalb ebenfalls zum „Business Enablement“ einer mobilen Lösung innerhalb der gesamten IT-Infrastruktur.
Erfolgsfaktor Usability
Auch die Benutzerfreundlichkeit ist ein wichtiger Gesichtspunkt, der viel zu häufig außer Acht gelassen wird. Die Usability gilt oftmals nur auch nur als Faktor, um den Schulungsaufwand zu reduzieren. Doch die Benutzeroberfläche entscheidet letztlich darüber, ob der Mitarbeiter im Unternehmen gerne mit der mobilen Anwendung arbeitet oder nicht. Sie muss intuitiv und ergonomisch sein und sich an den heutigen Gewohnheiten bei der Nutzung mobiler Endgeräte orientieren (Consumerization), um die Akzeptanz sicherzustellen. Zudem muss gewährleistet sein, dass die mobile Business App die Aufgabenstellung des Mitarbeiters exakt abbildet und keine überflüssigen Funktionen bietet, die den Nutzer verwirren, zu einer langen Suche der gewünschten Funktionalitäten führen und ihn letztlich unzufrieden stimmen. Ansonsten wird er versuchen, die Arbeit mit der mobilen Anwendung zu umgehen.
Darüber hinaus ist das Design der Benutzeroberfläche auch ein wichtiger Aspekt für die IT-Verantwortlichen des Unternehmens. Sie sollten nicht zwingend versuchen, mobile Anwendungen von Grund auf neu zu entwickeln, sondern standardisierte UI-Design-Patterns nutzen. Um auch ältere Mitarbeiter jenseits der Generation Y einzubinden und für die mobile Lösung zu gewinnen, sollten die Anwendungen mit Schritt-für-Schritt-Anleitungen und Hilfestellungen bei ihren Arbeitsprozessen unterstützen. Nur wenn die Usability stimmt, die dahinterliegenden Prozesse optimal abgebildet sind und das Datenmanagement einwandfrei funktioniert, reduziert sich die Zeit für das Troubleshooting und die Unterstützung durch die IT-Mitarbeiter am Helpdesk. Die durchdachte Gestaltung der Benutzeroberfläche hat zudem nachhaltige Auswirkungen auf schnelle Upgrades und die effiziente Weiterentwicklungen einer Business App.
Der Autor Csaba Csepeli ist Chief Executive Officer bei SCOLVO.
