Inhalt und Technik: Was Unternehmen bei Newslettern beachten müssen

Kostengünstig und flexibel einsetzbar – der Newsletter ist ein beliebtes Marketing-Tool. Unternehmen nutzen es insbesondere, um bestehende Kunden zu begeistern und zu binden. Doch wer Newsletter-Marketing geschickt einsetzt, kann hier verschiedene Phasen der Kundenbeziehung (Customer Life Cycle) abdecken.

Hilfreich ist dabei zum Beispiel die Software iscrm. Sie verfügt über ein integriertes Tool für CRM und ERP, mit der Unternehmen ganz einfach Newsletter schreiben und versenden können. Dennoch müssen Marketing-Verantwortliche einige inhaltlichen und technischen Punkte im Blick behalten.
 

Wie ein Newsletter inhaltlich punktet

• Persönliche Ansprache: Um die Aufmerksamkeit der Kunden zu gewinnen, ist eine personalisierte Ansprache Pflicht. Unternehmen sollten sich außerdem vorab überlegen, ob sie ihre Kunden duzen oder siezen. Desto besser der Sprachstil zur Zielgruppe und zur Marke passt, desto erfolgreicher die Kundenbindung.
• Rechtliche Angaben: Das Telemediengesetz schreibt vor, dass Unternehmen sich in gewerblichen E-Mails rechtlich ausweisen müssen. Dazu gehört unter anderem ein rechtssicheres Impressum. Eine GmbH muss in ihrem Impressum beispielsweise mindestens den Firmennamen und die -adresse sowie den Geschäftsführer nennen. Zusätzlich sind Registergericht und Registernummer sowie die Umsatzsteuer-ID erforderlich.
• DSGVO-konform: Auch die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) stellt einige Anforderungen an einen Newsletter. Vor allen Dingen dürfen Unternehmen lediglich Personen anschreiben, die zuvor in einem Double-Opt-In-Verfahren zugestimmt und keine Mailsperre gesetzt haben. Ein DSGVO-konformer Newsletter muss es Empfängern außerdem ermöglichen, sich jederzeit abzumelden. Andernfalls droht eine Abmahnung.
• Optimierte Bildgrößen: Nicht alle Empfänger verfügen über eine schnelle Internetverbindung. Um sicherzugehen, dass Bilder problemlos übertragen und dargestellt werden, sollten sie vorab verkleinert werden.

Was ein Newsletter technisch beachten muss

• Responsives Design: Mehr als die Hälfte aller E-Mails werden heute zuerst auf einem Smartphone geöffnet. Newsletter müssen sich an die unterschiedlichen Geräte anpassen und sollten entsprechend optimiert werden. Absolute Größenangaben sowohl bei der Schrift als auch bei der Darstellung von Bildern sollten beispielsweise vermieden werden. Sie sind meist dafür verantwortlich, dass manche Texte auf dem Smartphone kaum noch lesbar sind.
• Outlook-optimiert: Outlook ist ein beliebter und sehr verbreiteter E-Mail-Client. Was das Programm auszeichnet: Outlook legt viel Wert auf eine saubere Strukturierung mittels table- und div-Elementen. Das bedeutet: Unternehmen müssen ihren Newsletter so designen, dass er sowohl in einem HTML-basierten Client als auch in Outlook ordentlich lesbar ist.  Es empfiehlt sich daher, die Ansicht vor dem Versand explizit in Outlook zu testen.
• Ansicht im Browser: Manche E-Mail-Clients erlauben nur eine reine Textdarstellung, andere schließen JavaScript oder HTML 5 aus. Um auf Nummer sicherzugehen, sollten Newsletter einen Link enthalten, mit dem die Empfänger den Inhalt alternativ im Browser ansehen können.
• Der richtige Provider: Wer einen Newsletter versenden möchte, sollte dafür ein speziell eingerichtetes Mailkonto verwenden. Entscheidend ist zudem die Wahl des richtigen Mail-Providers. Einige – vor allem kostenlose Provider – schränken zum Beispiel ihren Versand ein, wenn Nutzer innerhalb einer vorgegebenen Zeitspanne zu viele E-Mails versenden. Das ist einer der Gründe, warum die Software iscrm nur zehn Mails innerhalb von zehn Sekunden versendet.

Newsletter-Inhalte mehrfach nutzen

• Blogartikel: Mitarbeiter im Marketing und Vertrieb investieren meist viel Zeit, um fesselnde Inhalte für die Newsletter zu erstellen. Deshalb ist es sinnvoll, die Texte und Bilder zu recyceln und mehrfach zu nutzen – zum Beispiel auf der eigenen Website. Ein aktueller Eintrag auf dem Unternehmensblog bietet viele Vorteile: Die Crawler der Suchmaschinen registrieren neue Inhalte und stufen aktuelle Websites daher höher ein. Gleichzeitig fungiert der Blog-Eintrag als Landing-Page für ein bestimmtes Schlüsselwort. Nutzer, die im Netz nach diesem Wort oder Thema suchen, landen auf dem passenden Blogartikel.
• Social Media: Auch die sozialen Medien eignen sich, um News zu verbreiten und potentielle Kunden anzulocken. Die meisten CMS-System bieten daher integrierte Tools an, die neue Inhalte automatisch auf Facebook, LinkedIn, Twitter und Co. publizieren.

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