E-Rechnungsverordnung: Was Unternehmen wissen müssen

Seit nahezu einem Monat gilt die Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen des Bundes- kurz E-Rechnungsverordnung – der Bundesregierung. Damit stehen viele Unternehmen vor der Herausforderung ihre Rechnungsprozesse schnellstmöglich zu digitalisieren. 

Meilenstein in Richtung Digitalisierung

Seit dem 27. November 2020 sind alle Unternehmer, die im Auftrag des Bundes tätig sind, verpflichtet, ihre Rechnungen elektronisch in den Formaten XRechnung und ZUGFeRD zu erstellen und zu übermitteln. Dem zugrunde liegt die so genannte E-Rechnungsverordnung, die die Automatisierung im Finanz- und Rechnungswesen vorantreibt und damit ein weiterer Meilenstein auf dem Weg der Bundesregierung in Richtung Digitalisierung ist. Digitale Rechnungsprozesse helfen langfristig, Bürokratie abzubauen und so Prozesse in der öffentlichen Verwaltung und der freien Wirtschaft zu optimieren. Zunächst aber bedeutet die neue Verordnung für viele Unternehmen Veränderung. Es gilt, sich mit den neuen Standards auseinanderzusetzen, die eigenen Prozesse zu analysieren und die ideale Lösung zur Digitalisierung zu finden.

Was ist eine Rechnung in elektronischem Format?

Bislang wurden im allgemeinsprachlichen Gebrauch pdf-Dokumente, Scans von Rechnungen oder Bilder als elektronische Rechnungen bezeichnet. Dies aber war nur der Anfang elektronischer Rechnungsstellung und -verarbeitung. Die nun nach der E-Rechnungsverordnung geforderten Dokumente entsprechen bestimmten strukturierten elektronischen Formaten, die die automatische Verarbeitung des Dokuments möglich machen.

Was sind XRechnung, ZUGFeRD und CEN-Modell?

Momentan haben sich in Deutschland und Europa zwei Formate durchgesetzt: die XRechnung und ZUFGFeRD. Der Datenaustauschstandard XRechnung basiert auf XML. Das hat den Vorteil, dass es unabhängig von bestimmten Technologien nutzbar und unkompliziert in bestehende IT-Systeme integrierbar ist. Die europäischen Vorgaben für das Datenmodell ergeben sich aus der Festlegung der Norm EN-16931 durch das dafür verantwortliche Europäische Komitee CEN (Comité Européen de Normalisation). Gemäß dieser Norm gilt das Format ZUGFeRD als Alternative für die XRechnung. ZUGFeRD besteht anders als die XRechnung zusätzlich zum XML aus einem pdf-Dokument, das die Rechnung visuell abbildet.

Übermittlung der Rechnungsdokumente

Mit der Verpflichtung der Unternehmer zur elektronischen Rechnungsstellung auf der einen Seite gilt auf der anderen Seite die Pflicht für öffentliche Institutionen, Rechnungen digital entgegenzunehmen und zu verarbeiten. Die Distribution und der Empfang der XML-Dateien werden nicht wie der bisherige Austausch von pdf.-Dokumenten über E-Mail oder Cloud-Dienste realisiert. Die E-Rechnungsverordnung sieht vor, dass die Übermittlung über das Verwaltungsportals des Bundes erfolgt. Mit der Registrierung aller Nutzer ist die korrekte und schnelle Zuordnung der Rechnungen gesichert und die Kommunikation mit den Rechnungsstellern möglich. Selbstverständlich unterliegt der verantwortungsvolle Umgang mit personenbezogenen Daten der DSGVO und hat für die Bundesverwaltung hohe Priorität.

Crossinx und JustOn bieten E-Rechnungsstandards für Salesforce-Nutzer

Um ihren Kunden weiterhin gesetzeskonforme Abrechnung mit öffentlichen Auftraggebern zu ermöglichen, unterzeichneten die Softwareunternehmen JustOn und crossinx im Oktober 2020 einen Kooperationsvertrag. Mit crossinx gewinnt der Abrechnungsspezialist JustOn einen starken Partner im Bereich E-Rechnung, dessen Digitalisierungslösung x.channel den elektronischen Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen und öffentlichen Auftraggebern wesentlich effizienter gestaltet. Über die Verbindung zum crossinx x.channel besteht nun für JustOn-Anwender und Salesforce-Nutzer die Möglichkeit, Rechnungen in den oben beschriebenen Rechnungsstandardards gesetzeskonform, einfach und sicher an öffentliche Auftraggeber und andere Kunden zu versenden.

www.juston.com