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Die E-Rechnung gilt als ein bedeutender Schritt hin zu mehr Effizienz und Automatisierung in der Buchhaltung. Durch die Einführung eines strukturierten Rechnungsformats sollen Rechnungsversand und Buchhaltungsprozesse langfristig vereinfacht und beschleunigt werden.
Auf den ersten Blick bietet die Umstellung auf dieses digitale System große Potenziale, um administrative Aufgaben zu minimieren und die Effizienz zu steigern.
Doch in der Praxis sehen sich viele Unternehmen, insbesondere kleine und mittlere, mit einer Vielzahl von Herausforderungen konfrontiert. Der Umstieg auf die E-Rechnung bedeutet für sie vor allem Mehraufwand, Unsicherheit und zusätzliche Bürokratie. Zahlreiche offene Fragen, von technischen Anforderungen bis hin zu steuerrechtlichen Unsicherheiten, sorgen dafür, dass viele Unternehmer Bedenken haben, Fehler zu machen – Fehler, die nicht nur zu zusätzlichem Aufwand führen, sondern auch finanzielle Nachteile mit sich bringen können.
Format-Wirrwarr: Herausforderungen in der Praxis
Die Einführung standardisierter elektronischer Formate soll die Verarbeitung von Rechnungen vereinfachen. In der Praxis stellt die Vielzahl der möglichen Standards den Anwender vor nicht zu unterschätzende technische Herausforderungen. Anstatt sich auf ein einfaches, erweiterbares XML-Schema zu einigen, existieren neben zwei komplexen XML-Spezifikationen (UBL, UN/CEFACT CII) auch noch Hybrid-Formate wie ZUGFeRD. Hinzu kommen dann noch länderspezifische Erweiterungen wie die deutsche XRechnung. Dies sorgt nicht nur für Verwirrung, sondern erhöht auch die Fehleranfälligkeit und den Integrationsaufwand, was die Umsetzung deutlich erschwert. Die Unübersichtlichkeit lässt Unternehmen im Dunklen tappen, welche Spezifikation in welchem Umfang umgesetzt werden muss – und sorgt für unnötigen Frust.
Der XRechnung-Standard: Zu viele Anforderungen, zu wenig Praxistauglichkeit
Der XRechnung-Standard, der für die elektronische Rechnungsstellung gegenüber öffentlichen Auftraggebern verpflichtend ist, sollte eigentlich für mehr Klarheit sorgen. Es zeigte sich jedoch recht schnell, dass die Anforderungen für viele Unternehmen kaum umsetzbar sind. So müssen etwa Angaben wie die E-Mail-Adresse des Empfängers erfasst werden – Informationen, die im B2B-Bereich oft unnötig sind. Besonders problematisch wird es bei der Pflicht zur Angabe einer Leitweg-ID, die im B2B-Bereich schlicht nicht vorhanden ist. In der Praxis müssen Unternehmen dann entweder Umwege gehen oder können die Anforderungen schlichtweg nicht erfüllen, was den Rechnungsprozess verzögert und fehleranfällig macht. Insgesamt nehmen wir bei unseren Kunden wahr, dass sie in der E-Rechnung derzeit ein bürokratisches Ärgernis sehen.
Manipulationsgefahr: Sicherheitsbedenken bei E-Rechnungen
Während bei Papier- oder PDF-Rechnungen ein gewisser Aufwand nötig ist, um sie zu manipulieren, lässt sich eine E-Rechnung im XML-Format mit einem einfachen Texteditor und Taschenrechner problemlos manipulieren. Es braucht also nicht viel, um die Beträge oder die Bankdaten einer Rechnung zu verändern – und das wiederum stellt ein erhebliches Sicherheitsrisiko dar. Gerade in einem Umfeld, in dem die Authentizität und Nachvollziehbarkeit von Transaktionen entscheidend ist, kann das schwerwiegende Folgen haben. Für Unternehmen und Behörden gleichermaßen wird es dadurch deutlich schwieriger, sicherzustellen, dass Rechnungen nicht manipuliert wurden.
Aktuell fehlt es an einer einfachen, kostengünstigen und standardisierten Lösung zur Signatur von E-Rechnungen, die eine ähnliche Funktionalität wie die für Steuererklärungen im Elster-Portal bietet. Eine solche Lösung kann nicht nur helfen, die Authentizität und Integrität der Rechnungen sicherzustellen, sondern auch das Risiko von Manipulationen erheblich zu verringern.
Fehlende Vorbereitung: Die Reform wurde schlecht vorbereitet
Die Informationsbereitstellung durch die Bundesregierung wirkt wie ein Flickenteppich. Wer sich auf den offiziellen Portalen umschaut, wird schnell feststellen, dass die Inhalte stark auf den B2G-Bereich (Business to Government) ausgerichtet sind. Dabei wird der Großteil der E-Rechnungen in Zukunft zwischen Unternehmen (B2B) ausgetauscht – und genau hier liegt das Problem. Der Umstieg von Papier auf E-Rechnung betrifft nicht nur Behörden, sondern vor allem den Mittelstand und kleinere Unternehmen sowie Selbstständige, die mit den vielen neuen Anforderungen allein gelassen werden. Für viele Unternehmen, die bereits mit begrenzten Ressourcen arbeiten, wird die zusätzliche Komplexität zur echten Belastung.
Was hier fehlt, sind klare, praxisorientierte Leitfäden, die Unternehmen wirklich dabei helfen, sich auf die neuen Herausforderungen vorzubereiten. Statt einfacher und verständlicher Leitlinien gibt es viele technische Details, die kaum nachvollziehbar sind.
Der Bedarf an Vereinfachung: Es muss leichter werden
Was Unternehmen jetzt brauchen, ist eine deutliche Vereinfachung des gesamten Prozesses. Die Standards müssen für alle Firmen – egal wie groß – praktikabel sein. Es müssen kostengünstige Lösungen zur Signatur von E-Rechnungen und eine Infrastruktur zur Validierung her, die für alle zugänglich und verständlich sind. Die E-Rechnung bietet großes Potenzial, langfristig zu einer effizienten und sicheren Rechnungsstellung beizutragen. Doch wer sich aktuell damit auseinandersetzt, merkt schnell: Es gibt noch viele Baustellen, technische Hürden und offene Fragen. Das macht die Umsetzung für viele Unternehmen derzeit noch alles andere als einfach.
