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Lohn- und Gehaltsabrechnungen sind komplex und es kommt daher häufig zu Fehlern. Laut aktueller Studien mussten aus diesem Grund bereits über die Hälfte der Unternehmen Strafen zahlen.
Was wenige Verantwortliche bedenken, ist, dass fehlerhafte Abrechnungen neben finanziellen und rechtlichen Konsequenzen auch die Mitarbeiterzufriedenheit beeinträchtigen können. Fehler entstehen meist, weil zu viele manuelle Aufgaben bei der Lohnabrechnung anfallen oder, weil Unternehmen nicht mit den regelmäßigen Änderungen gesetzlicher Vorschriften und Bestimmungen mithalten können – vor allem, wenn sie international tätig sind. Schließlich müssen Unternehmen bei der Gehaltsauszahlung viele Faktoren berücksichtigen – von der Rechtskonformität der globalen Gehaltsabrechnung, über Wechselkurse und lokale Lebenshaltungskosten bis hin zu länderspezifischen Benefit-Paketen. Damit Gehaltsmanagement auch international ohne Risiken umgesetzt werden kann, empfiehlt Personalmanagement-Spezialist Safeguard Global drei strategische Ansatzpunkte.
„In der Praxis sieht es leider so aus, dass es bei der Genauigkeit von Lohnabrechnungen weltweit hapert. Payroll-Verantwortlichen fehlen dann oftmals die Ressourcen für ein permanentes Überprüfen von neuen Vorgaben und Änderungen – vor allem wenn es um eine internationale Belegschaft geht. Umfragen zufolge sind fast 80 Prozent der Abrechnungen nicht korrekt. Das Korrigieren nimmt viel Zeit in Anspruch und kann zudem finanzielle und rechtliche Folgen haben, erklärt Vanessa Imhoff, Global Solutions Advisor bei Safeguard Global.“
Um diese Risiken zu umgehen, empfehlen sich die folgenden 3 Schritte:
1. Plattform-Einsatz: Unterstützung für Lohn- und Gehaltsabrechnungen
Bei vielen Unternehmen wird die Lohn- und Gehaltsabrechnung noch auf internen Servern gehostet und die Prozesse müssen von eigenem IT-Personal gewartet und stets auf den neuesten Stand gebracht werden. Das kostet Zeit sowie Geld und schon kleine Fehler können fatale Folgen für das Unternehmen bedeuten. Eine Alternative hierzu ist die Gehaltsabrechnung über Cloud-basierte Plattformen, die speziell auf Payroll Management ausgerichtet sind. Das verringert die Komplexität der Prozesse erheblich. Solche Plattformen ermöglichen einen universellen Echtzeitzugriff auf sämtliche Gehaltsdaten, was besonders für multinationale Unternehmen von Bedeutung ist, die diverse und geografisch verteilte Belegschaften verwalten. Lohn- und Gehaltsabrechnungsadministratoren können ihre Aufgaben über verschiedene Zeitzonen und regulatorische Umgebungen hinweg effektiv synchronisieren, um Konsistenz und Compliance zu gewährleisten. Auch das Thema Datensicherheit und Datenschutz mit speziellen Vorgaben wie dem DSGVO für Europa werden dabei berücksichtigt. Da diese Systeme kontinuierlich aktualisiert werden, um die neuesten gesetzlichen Änderungen zu berücksichtigen, können Unternehmen problemlos internationale Steuergesetze und Arbeitsvorschriften einhalten und sich darauf verlassen, dass alle Abrechnungen korrekt sind.
2. Ganzheitlicher Ansatz: Vernetzung von Gehaltsabrechnung mit HR-Systemen
Darüber hinaus können Gehaltsabrechnungen so mit anderen HR-Bereichen verknüpft werden, wie etwa dem Talentmanagement, der Leistungsverwaltung und Personalanalyse. Dadurch entstehen automatisierte und vernetzte Prozessketten. Umfragen zufolge verbringen 22 Prozentii der Unternehmen mehr als 30 Stunden pro Woche mit der Konsolidierung von Daten zwischen Lohn- und Gehaltsabrechnung und Personalverwaltung. Über eine integrierte Plattform kann dieser Aufwand erheblich reduziert werden.
Zudem erhalten Unternehmen einen umfassenden Überblick über den gesamten Mitarbeiterlebenszyklus – von der Rekrutierung und dem Onboarding bis hin zum Leistungsmanagement und Offboarding. Dies liefert wesentliche Erkenntnisse für die strategische Entscheidungsfindung. Die Verknüpfung von Gehaltsabrechnung und Performance-Management ermöglicht einen objektiveren und datengesteuerten Ansatz für Vergütungssysteme und Benefit-Programme. Dies spart Kosten. Zusätzlich minimiert das einheitliche Datenmanagement das Fehlerrisiko und sorgt dafür, dass Mitarbeitende sich auf korrekte Abläufe verlassen können.
Fortschrittliche Komplettlösungen ermöglichen den Zugriff auf Gehaltsabrechnungen, Steuerdokumente und Leistungsoptionen auch online. Mitarbeitende können ihre Gehaltsinformationen bequem über Smartphones oder Tablets einsehen und verwalten, was das Gefühl von Autonomie und Engagement stärkt. Im Gegenzug können Gehaltsabrechnungsmanager kritische Funktionen der Gehaltsabrechnung, wie die Genehmigung von Arbeitszeitnachweisen oder die Durchführung von Gehaltsanpassungen, aus der Ferne überwachen und ausführen. Dies steigert die Effizienz und die betriebliche Reaktionsfähigkeit. Der mobile Zugang ist also nicht nur bequem, sondern auch eine strategische Antwort auf die sich wandelnden Anforderungen am Arbeitsplatz, angetrieben durch das Bedürfnis nach sicherem und sofortigem Zugriff auf sämtliche Daten.
3. Klarer Fokus auf Mitarbeitererfahrung: Transparenz und Dialog
Die Zufriedenheit der Mitarbeitenden wird für Unternehmen immer wichtiger. Was bedeutet das im Zusammenhang mit der Gehaltsabrechnung? Neben transparenteren und reaktionsschnelleren Gehaltsabrechnungsdiensten spielt die Personalisierung eine wichtige Rolle. Maßgeschneiderte Kommunikation und Dienstleistungen, die auf die unterschiedlichen Bedürfnisse einer globalen Belegschaft eingehen und lokale Sprachen, Gepflogenheiten und Präferenzen berücksichtigen, verbessern die Mitarbeitererfahrung erheblich. So trägt beispielweise die Einbettung von Feedback-Kanälen, in denen Angestellte ihre Bedenken oder Vorschläge zum Gehaltsabrechnungsprozess oder Benefits äußern können, dazu bei, ein integrativeres und reaktionsschnelleres System zu schaffen. Dieser Ansatz erhöht nicht nur die Zufriedenheit und das Vertrauen der Angestellten und damit letztlich die Bindung der Mitarbeitenden, sondern hilft auch dabei, potenzielle Probleme proaktiv zu erkennen und anzugehen, was zu einem effizienteren Gehaltsabrechnungsprozess führt.
„Die Lohn- und Gehaltsabrechnung ist eine komplexe Aufgabe – umso mehr, wenn sich Unternehmen mit unterschiedlichen internationalen Vorschriften auseinandersetzen müssen. Die Abwicklung globaler Gehaltsabrechnungen erfordert ein tiefes Verständnis der länderspezifischen Vorschriften und Best Practices. Um dies zu erreichen, ist Expertenwissen für jedes einzelne Land gefragt. Für Unternehmen, die dies nicht intern abdecken, empfiehlt sich die Zusammenarbeit mit einem spezialisierten Partner, der globale Expertise für die lokalen Gesetze und Vorschriften bietet und so das Payroll Management unterstützen kann. Bei Safeguard Global unterstützen wir beispielsweise Unternehmen in mehr als 170 Ländern bei ihrem internationalen Payroll Management“, erklärt Vanessa Imhoff von Safeguard Global.
Vanessa Imhoff, Safeguard Global
