Veränderungen attraktiv machen

Dieser Tage ist viel von Veränderung die Rede. Das wird von einigen eher als zusätzliche Belastung denn als Chance gesehen. Das wiederum liegt daran, dass der derzeit stattfindende Wandel – sei es in Wirtschaft oder Gesellschaft – stark durch neue Technologien an Dynamik gewinnt und Mitarbeiter teilweise damit überfordert.

Wer aber in der Lage ist, die Vorteile spür-, greif- und erlebbar zu machen, dem wird es gelingen, die Digitalisierung erfolgreich voranzutreiben. Wie das funktionieren kann, lässt sich anhand erfolgreicher Digitalisierungsprojekte belegen – zum Beispiel im Finance & Accounting.

Über Branchen und Industrien hinweg zeigt sich immer mehr, wie wichtig die erfolgreiche Vorbereitung und Umsetzung der Digitalisierung ist. Sie hat sich zum Wettbewerbsfaktor Nummer eins entwickelt. Heute sind es die neuen Denk- und Geschäftsmodelle, die den Unternehmen Chancen für eine erfolgreiche Zukunft eröffnen. Voraussetzung dafür ist, dass es seitens der Unternehmensführung ein klares Commitment für diese Neuausrichtung gibt. Hilfreich ist auch, wenn ein Unternehmen mit der Digitalisierung eines Geschäftsbereichs beginnt, der eine zentrale Funktion hat und in engem Kontakt zum Management steht. Deshalb ist die Finance- & Accounting-Abteilung als Blaupause für die Digitalisierung prädestiniert. Hier laufen die Prozesse zusammen und die erzeugten Unternehmenszahlen sind zugleich die Basis für wichtige Entscheidungen. Wenn ein Unternehmen in der Lage ist, anhand der Digitalisierung seiner Finanzbuchhaltung aufzuzeigen, welche Mehrwerte die Transformation zu bieten hat, kann dieses Digitalisierungsprojekt die Initialzündung für weitere Unternehmensbereiche sein.

Dieser Weg in die digitale Zukunft lässt sich aber nur dann erfolgreich meistern, wenn die betroffenen Mitarbeiter von Anfang an auf die digitale Reise mitgenommen werden. Das bedeutet endgültig Abschied von punktuellen Automatisierungen zu nehmen und den End-to-End-Gedanken umzusetzen. Diesen Kulturwandel sollte man im Hinterkopf behalten – auch wenn man zunächst mit einen Leuchtturm-Projekt im Finance & Accounting startet. Langfristig sollte die Digitalisierung zum festen Bestandteil der Unternehmens-DNA werden, bei dem sich der Perspektivwechsel durch das gesamte Unternehmen zieht – von der Geschäftsführung bis zum Facharbeiter.

Druck aus dem Kessel nehmen

Das Dilemma unserer Zeit ist, dass die zu erledigenden Aufgaben immer mehr werden. Dass sie immer schneller abgearbeitet werden müssen und zwar mit immer weniger Mitarbeitern. Das alles führt dazu, dass niemand die Zeit hat zu hinterfragen, ob die etablierten Vorgehensweisen überhaupt noch Sinn machen. Im Gegenteil: Der zunehmende Druck wirkt wie ein Beschleuniger – dabei wären das Innehalten, Analysieren und Verändern die einzige wirkliche Chance auf Besserung. Theoretisch ist das auch vielen Verantwortlichen klar, aber in der Praxis tun sich einige Unternehmen noch schwer. Das bestätigen beispielsweise die Ergebnisse einer internationalen Studie von Censuswide, wonach sich 13 Prozent der Finanzbuchhaltungen überarbeitet fühlen.

Neue Prozesse bringen neue Partnerschaften mit sich, verändern die Kommunikation und damit auch die Unternehmenskultur.

Ralph Weiss

Doch mit der Digitalisierung ließe sich hier nicht nur Abhilfe schaffen, sondern auch das Unternehmen zukunftssicher aufstellen. Wie gut man für weiteres Wachstum aufgestellt ist, hängt vom Digitalisierungsgrad ab – sprich je höher dieser ist, desto größer sind die harten und weichen Erfolgsfaktoren. Beispielhaft soll dieser Veränderungsprozess anhand der Digitalisierung in der Finanzabteilung vorgestellt werden, durch das vollumfängliche Digitalisieren des Record-to-Record-Prozesses (R2R).

Lust auf Veränderung

Auch wenn es in den Unternehmen in den letzten Jahren bereits zahlreiche Digitalisierungsprojekte gab, so bestehen vielfach zwischen einzelnen Bereichen oder innerhalb von Prozessen noch Lücken, die durch manuelle Tätigkeiten überbrückt werden. Dergleichen gilt nicht selten für den Finanzabschlussprozess, bei dem die Kontendaten aus dem ERP-System abgezogen werden, um diese dann aufwändig in Excel-Tabellen manuell zu überprüfen.

An dieser Stelle lassen sich die Vorteile einer Digitalisierung besonders gut darstellen. Denn gelingt es den Kontrollprozess so zu automatisieren, dass dieser kontinuierlich und nicht nur zum Periodenende stattfindet, werden benötigte Kapazitäten freigesetzt. Das schafft die Voraussetzung für wertschöpfende und attraktive Themen wie Predictive Analytics, da die Datenqualität für den Input der Analysen erheblich gesteigert wird. Um einen solchen kontinuierlich stattfindenden Accounting-Prozess zu etablieren, sollten in einem ersten Schritt kleinteilige Arbeiten, die für das Erstellen der Bilanz erforderlich sind, vereinheitlicht werden. Im Kern geht es darum, eine Kommunikation zwischen Finanz- und anderen Fachbereichsfunktionen aufzubauen, um unvollständige oder nicht korrekte Buchungen zu klären und zu berichtigen. Automatisierung ist nicht neu für den Finanzbereich. Allerdings wird dies meist punktuell umgesetzt, wie etwa durch Bots oder Excel-Upload-Werkzeuge. Damit stoßen die Unternehmen jedoch schnell an ihre Grenzen, die erst durch einen End-to-End-Automatisierungsansatz zu hohen Automatisierungsraten führt.

Durch die Digitalisierung werden manuelle Aufgaben eliminiert und es entstehen neue automatisierte Prozesse, denen entweder eine Dunkelverarbeitung oder ein Genehmigungsworkflow zu Grunde liegt. Diese sind transparenter und erlauben ein höheres Maß an Flexibilität, denn ein digitalisierter Monatsabschluss stellt Daten und Informationen in Echtzeit zur Verfügung. Das hilft vor allem dann, wenn kurzfristig Finanzdaten benötigt werden, etwa um die Unternehmensplanung anzupassen oder schnell wichtige Entscheidungen zu treffen. Ein weiterer Vorteil der Digitalisierung ist die klare Zuweisung von Verantwortlichkeiten und die Möglichkeit, im internen Prozessvergleich zwischen den einzelnen Gesellschaften ständig Optimierungen vornehmen zu können.

Fazit

Wie das Beispiel der Digitalisierung des Abschlussprozesses zeigt, bringen die Veränderungen viele Vorteile. Sie überführen in erster Linie einen unstrukturierten Ablauf in einen strukturierten Prozess mit großer Transparenz und klaren Verantwortlichkeiten. Im Zuge der digitalen Transformation ändern sich nicht nur Vorgehensweisen und Prozesse. Auch die Wertschöpfungskette und Rollen verändern sich. Dieser Wandel geht Hand-in-Hand mit den Veränderungen in der Unternehmenskultur. Neue Prozesse bringen neue Partnerschaften mit sich, verändern die Kommunikation und damit auch die Unternehmenskultur. Im Finanzbereich sind es häufig die monotonen Fleißarbeiten, die durch Automatisierung Kapazitäten für interessante, wertschöpfende Themen freimachen. Das wiederum macht das Arbeitsumfeld attraktiv im Wettbewerb um gute Mitarbeiter.

Wenn die Digitalisierung schon in einem abgeschlossenen Bereich wie der Finanzbuchhaltung so intensive Veränderungen auslösen kann, ist vorstellbar, wie wirkungsvoll die Digitalisierung von Prozessen auch in anderen Unternehmensbereichen sein kann. Zwei Dinge sind sicher: An der Digitalisierung kommt keiner vorbei. Und die Arbeitsbelastung wird nicht geringer. Ergo ist jetzt der ideale Zeitpunkt für eine Veränderung.