Tendenz zu weiterer Automatisierung von Debitorenbuchhaltung und Rechnungsausgang

Esker, Anbieter der gleichnamigen globalen Cloud-Plattform, welche die Effizienz von Finanz- und Kundendienstabteilungen sowie die unternehmensübergreifende Zusammenarbeit durch Automatisierung von Managementaufgaben stärkt, hat die Ergebnisse der Trendstudie ,,Debitorenbuchhaltung/ Rechnungsausgang 2021“ veröffentlicht.

Die von Grohmann Business Consulting erhobene Trendstudie zeigt, dass die Automatisierung von Unternehmensprozessen immer rascher voranschreitet und auch vor vermeintlich „traditionellen“ Prozessen wie der Debitorenbuchhaltung bzw. dem Rechnungsausgang nicht Halt macht. Viele Unternehmen in Deutschland haben bereits einen hohen Automatisierungsgrad erreicht. Der Trend geht eindeutig in die Richtung einer weiteren Automatisierung, nicht nur im Bereich der Rechnungsstellung.

Dies bestätigen die Ergebnisse der Trendstudie „Debitorenbuchhaltung/Rechnungsausgang 2021“, die von der Firma Grohmann Business Consulting im Auftrag von Esker, Anbieter von auf künstlicher Intelligenz basierenden Systemen für automatisierte Dokumentenprozesse und Pionier in Sachen Cloud-Computing, erhoben wurde.

An der Trendstudie „Debitorenbuchhaltung/Rechnungsausgang 2021” beteiligten sich 132 Teilnehmende aus Unternehmen in Deutschland durch das Ausfüllen eines Online-Fragebogens. Die Umfrage erfolgte in den Monaten März bis Mai 2021. Ziel der Trendstudie war es, einen aktuellen Status zur Automatisierung bei der Debitorenbuchhaltung bzw. dem Rechnungsausgang zu ermitteln. Dabei wurden die drei Teilprozesse Rechnungsausgang, Forderungsmanagement sowie Zahlungseingang und Zahlungszuordnung abgefragt. Darüber hinaus ging es darum, herauszufinden, welche Vorteile mit der Automatisierung der Bereiche Debitorenbuchhaltung/Rechnungsausgang verbunden werden, wo derzeit die größten Schwachstellen liegen und wie die zukünftigen Planungen bei der Automatisierung in diesen Bereichen aussehen.

Hoher Automatisierungsgrad bei Debitorenbuchhaltung und Rechnungsausgang

Bei allen abgefragten Teilprozessen – Rechnungsausgang, Forderungsmanagement, Zahlungseingang und Zahlungszuordnung – liegt der Anteil der Unternehmen, die diese Prozesse zumindest teilweise automatisiert haben, zwischen 70 und 80 Prozent (vgl. nachfolgende Liste):

„Dieses Ergebnis ist sehr positiv! Es zeigt, dass sich eine klare Mehrheit der Unternehmen in Deutschland mit dem Thema Automatisierung befasst bzw. schon Schritte zur Automatisierung unternommen hat“ kommentiert Dr. Rafael Arto-Haumacher, Country Manager bei Esker Deutschland, die Ergebnisse. Er ergänzt: „In der Öffentlichkeit wird oft suggeriert, dass die Unternehmen hierzulande in dieser Hinsicht nicht auf der Höhe der Zeit sind. Dieses Ergebnis spricht eine andere Sprache.“

Nur geringer Einsatz von Spezialsoftware

Auf der anderen Seite liegt der Anteil der befragten Unternehmen, bei denen für die genannten Teilprozesse eine spezielle Software eingesetzt wird, zwischen 15 und 30 Prozent (vgl. nachfolgende Grafik):

Dr. Arto-Haumacher erläutert: „Diese relativ geringen Anteile mögen darin begründet liegen, dass viele Unternehmen Prozesse der Debitorenbuchhaltung mit Software aus anderen Bereichen abdecken. Beispielsweise können viele ERP-Systeme so ausgestattet werden, dass der Rechnungsversand für bestimmte Ausgangskanäle über sie erfolgen kann. Eine Kontierungssoftware kann Bereiche des Forderungsmanagements oder teilweise die Zahlungszuordnung übernehmen. Das führt zu einer Teilautomatisierung ohne spezialisierte Software, die jedoch Schwachstellen aufweisen kann.“

Schwachstellen: Zu hoher Arbeits- und Zeitaufwand sowie Fehleranfälligkeit

Am häufigsten als Schwachstelle beim Rechnungsausgang genannt wurde der Zeitaufwand

(31 %), gefolgt vom Arbeitsaufwand (29 %) und der Fehleranfälligkeit (27 %). Beim Forderungsmanagement ergibt sich ein ähnliches Bild. Ein zu hoher Zeitaufwand wurde am häufigsten als Schwachstelle beim derzeitigen Forderungsmanagement angegeben (48 %), gefolgt von einem zu hohen Arbeitsaufwand (39 %) und einer zu langen Forderungslaufzeit (25 %). Bei Zahlungseingang und Zahlungszuordnung ist ebenfalls der zu hohe Zeitaufwand (39 %) die am häufigsten genannte Schwachstelle. Einen zu hohen Arbeitsaufwand geben 37 % der Befragten als Schwachstelle an, die zu hohe Fehleranfälligkeit wird von 30 % der Umfrageteilnehmenden bemängelt.

Höhere Effizienz/Produktivität als größter Vorteil einer Automatisierung

In allen drei abgefragten Themenbereichen wird eine Steigerung der Effizienz/Produktivität als größter Vorteil einer Automatisierung der Teilprozesse gesehen (Rechnungsausgang: 87 %, Forderungsmanagement: 77 %, Zahlungseingang & Zahlungszuordnung: 87 %).

Und so planen trotz eines bereits verhältnismäßig hohen Automatisierungsgrades knapp 60 Prozent (57 %) eine (weitere) Automatisierung der Bereiche Debitorenbuchhaltung und Rechnungsausgang. Dr. Arto-Haumacher bestätigt: „Der Trend geht eindeutig in die Richtung einer weiteren Automatisierung, nicht nur im Bereich der Rechnungsstellung. Zweifellos sind hier auch rechtliche Vorgaben ein Treiber: Elektronische Rechnungen im B2B-Bereich sind in Italien mittlerweile vorgeschrieben, demnächst folgt Frankreich; auch Deutschland wird das entsprechende Modell früher oder später adaptieren. Für Unternehmen ist es entscheidend, diese Zeichen zu erkennen und entsprechend zu handeln!“

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