Smarte Lösungen dank KI – wenn Mensch und Maschine zusammenarbeiten

Wusstest du, dass erfahrene Buchhalter:innen bis zu 30.000 Rechnungen pro Jahr buchen können? Diese Leistung kann nur von einer Künstlichen Intelligenz (KI) getoppt werden.

Sie schafft die gleiche Anzahl an Transaktionen – aber pro Tag. Ihr Einsatz steigert nicht nur die Produktivität, sondern bietet auch die Chance, die Qualität zu verbessern. Ewelina Hmyzo ist Partnerin und seit 2019 bei EY für KI-basierte Lösungen in der Buchhaltung verantwortlich. Gemeinsam mit ihrem Team begleitet sie Unternehmen inhaltlich und technologisch bei der Transformation und implementiert innovative Lösungen. Sie berichtet vom Wandel in der Finanzfunktion und darüber, was notwendig ist, um wettbewerbsfähig zu bleiben.

Von Handarbeit bis Vorreiter – Wandel der Finanzabteilung

Nur wenige Finanzabteilungen setzen bislang auf Künstliche Intelligenz. Dabei werden sich die Berufe im Umfeld von Finanzbuchhaltung, Steuern und Controlling stark verändern. Denn in Industrieunternehmen, die mit der Zeit gehen, sind digitale Technologien wie Künstliche Intelligenz längst angekommen: Smarte Sensoren überwachen Produktionsabläufe, Roboter setzen komplexe Produkte zusammen, Warenlager organisieren sich ohne menschliches Zutun.

„Finanzabteilungen werden oft als Vorreiter gesehen, aber in Sachen Automatisierung mit KI hinken sie im Vergleich zu operativen Einheiten oft Jahre hinterher. Und gerade im mittelständischen Rechnungswesen wird noch Vieles von Hand gemacht, was ebenso gut eine Maschine erledigen könnte“, sagt Ewelina.

Notwendigkeit statt Nice-to-have – der Einsatz von KI im Rechnungswesen

Der Fachkräftemangel sowie höhere Anforderungen seitens der Finanzbehörden, Investoren und der Öffentlichkeit zwingen die Buchhaltung sowohl im Konzern als auch im Mittelstand, in Zukunft schneller, genauer und effizienter zu werden. Dabei spielt die Menge der Finanzdaten eine entscheidende Rolle: „Die wachsende Menge an Daten und der Wunsch, sie für die Realtime-Steuerung des Unternehmens zu nutzen, sind die stärksten Treiber der Automatisierung“, so die Expertin.

„Es herrscht ein regelrechter ‚Hyperwettbewerb‘. Angetrieben durch den rasanten technologischen Wandel und die Grenzenlosigkeit der Branchen kann sich kein Unternehmen der Digitalisierung entziehen. Denn diejenigen, die die neuen Technologien nicht nutzen (wollen), werden durch neue Wettbewerber – auch bisher branchenfremde Unternehmen – ersetzt.“

Das heißt, wer langfristig eine Rolle im Wettbewerb spielen will, muss sich früher oder später mit digitaler Transformation befassen. Gerade mittelständische Unternehmen können sich Veränderungen nicht mehr lange verschließen.

Finanzbuchhaltung – ein Berufsbild auf dem Prüfstand

Wie zahlreiche Berufsprofile wird sich auch das Berufsbild von Finanzbuchhalter:innen durch die Digitalisierung verändern. Viele buchhalterische Tätigkeiten werden zunehmend vom Menschen zur Maschine verlagert. Denn von KI unterstützte Transaktionen sind deutlich schneller, effizienter und weniger fehleranfällig. Eine Beispielrechnung: Erfahrene Buchhalter:innen, die 220 Tage im Jahr arbeiten, buchen rund 30.000 einfache Rechnungen oder bearbeiten rund 15.000 komplexere Fälle pro Jahr. Eine KI-basierte Lösung schafft das an einem Tag. Insbesondere unter Zeitdruck und bei einer hohen Anzahl monotoner Tätigkeiten machen Menschen Fehler. In der Buchhaltung sind im Durchschnitt mindestens fünf Prozent der Transaktionen inkorrekt. Eine KI hingegen arbeitet stringent im Rahmen der vorgegebenen Qualitätsparameter und ermüdet nicht.

EY hat eine KI-basierte Software entwickelt, die den Rechnungseingangsprozess von Anfang bis Ende unterstützt. In diesem speziellen Bereich des Rechnungswesens würde der Einsatz von KI einer Produktivitätssteigerung um mindestens den Faktor 300 entsprechen. Und ausufernde Kosten für eine neue IT-Infrastruktur, die viele Unternehmen im Zusammenhang mit der Automatisierung befürchten, gibt es nicht. Hier zählt lediglich das Datenvolumen.

Vor der Transformation kommt die Strategie

Ewelinas Einschätzung ist klar: „Durch den Einsatz moderner Technologien verbessern wir die Steuerungsmöglichkeiten und Prognosefähigkeiten unserer Mandant:innen. Damit erhöhen sich ihre Erfolgschancen erheblich – auch und gerade angesichts einer ungewissen Zukunft.“

Wagen mittelständische Unternehmen die digitale Transformation ihrer Buchhaltung, sollten sie sich Erfahrung von außen holen. Denn: „Nur die Verbindung von Technologie und unternehmensspezifischem Wissen generiert echten Mehrwert.“ Zudem muss vor der Transformation eine klare Strategie zur prozessualen und technologischen Neuausrichtung der Finanzfunktion entwickelt werden. Ewelina empfiehlt: „Parallel sollte eine individuelle Qualifizierung des Personals in fachlicher, technischer und prozessualer Hinsicht erfolgen.“ Dazu zählt zum Beispiel, Mitarbeitende zu Expert:innen für Lease- oder Treasury-Accounting weiterzubilden oder deren Fähigkeiten in der Datenanalyse auszubauen. So können sie als Prozessspezialist:innen die Automatisierung der Finanzabteilung vorantreiben.

KI ist Revolutionskatalysator im Rechnungswesen

In der Produktion großer Industrieunternehmen ist Künstliche Intelligenz längst Standard. Es wird Zeit, dass Finanzabteilungen hier nachziehen. Denn der Einsatz von KI kann die Finanzbuchhaltung von monotonen Tätigkeiten befreien und mehr Raum für spannende Fragen und Aufgaben schaffen.

Quellen:

https://www.ey.com/de_de/assurance/wenn-die-maschine-besser-und-schneller-bucht
https://www.ey.com/de_de/people/ewelina-hmyzo
https://www.ey.com/de_de/covid-19/digitalisierung-im-finanzwesen-vorantreiben