Thought Leadership
Unit4, Anbieter von cloudbasierten Unternehmensanwendungen für kunden- und mitarbeiterorientierte Organisationen zeigt die aktuell wichtigsten Trends bei der Einführung von Shared Services im öffentlichen Sektor und bei Dienstleistungsunternehmen auf. Die Studien zeigen, dass Shared Services bereits weit verbreitet und sowohl in Dienstleistungsunternehmen als auch öffentlichen Einrichtungen akzeptiert sind.
Es wird jedoch deutlich, dass der Fokus nicht nur auf Kosteneinsparungen liegt, sondern auch darauf, die betriebliche Leistungsfähigkeit, die Entscheidungsfindung und die Agilität zu verbessern, um so als Organisation widerstandsfähiger zu werden.
Die Erkenntnisse basieren auf Daten aus der Studie „2023 State of the Digital Nation” und der Pierre Audoin Consultants (PAC)-Studie “Dienstleistungsunternehmen – Benchmark-Bericht für 2023”, beide in Auftrag gegeben von Unit4.
Von der Kosteneinsparung zur geteilten Widerstandsfähigkeit
Etwa die Hälfte der Dienstleistungsunternehmen in der PAC-Studie gibt an, dass sie das Projektmanagement, den Kundenservice sowie Vertrieb und Marketing zentralisiert haben. Dies deutet darauf hin, dass Shared Services effektiv eingesetzt werden können, um wichtige kundenorientierte Geschäftsprozesse zu optimieren. Ein Fünftel der Dienstleistungsunternehmen sagt, dass sie sich in den nächsten drei Jahren auf die Ausrichtung der Kernprozesse für Projektmanagement, Vertragsmanagement und Ressourcenmanagement konzentrieren werden. Dies könnte eine Reaktion auf die Auswirkungen der Telearbeit sein, aber auch darauf, dass die Dienstleistungsunternehmen das Potenzial für die Entwicklung globaler Liefermodelle erkannt haben, die eine Vereinfachung und grenzüberschreitende Koordinierung wichtiger Funktionen erfordern. Fast ein Viertel (24 Prozent) plant, die Finanzplanung und -analyse (FP&A) in den nächsten drei Jahren zu zentralisieren. Dies zeigt, dass Dienstleister die Vorteile, die sie bisher mit Shared Services erzielt haben, nutzen möchten, um mithilfe von FP&A-Tools eine einheitliche Sicht auf unternehmensweite Daten zu schaffen. Sie spiegelt auch die Erkenntnis wider, dass sich die Vorteile eines Shared Services-Ansatzes nicht nur auf Kosteneinsparungen beschränken, sondern auch die Entwicklung einer größeren Flexibilität bei der Reaktion auf Chancen unter Nutzung von Erkenntnissen in Echtzeit umfassen.
„Dienstleistungsunternehmen passen sich schnell an und verstehen, dass Shared Services dazu beitragen können, widerstandsfähiger gegenüber Marktunsicherheiten zu werden, was entscheidend ist, um wettbewerbsfähig zu bleiben“, sagt Mike Ettling, CEO von Unit4. „Während der Pandemie haben Dienstleister mit globalen Liefermodellen experimentiert, und für ambitionierte mittelständische Unternehmen kann dies eine Möglichkeit sein, sich vom Wettbewerb zu unterscheiden. Um erfolgreich zu sein, müssen jedoch die internen und externen Geschäftsprozesse gestrafft und aufeinander abgestimmt werden. Es liegt auf der Hand, dass das Shared Services-Modell einen effektiveren Weg bietet, um die richtigen Grundlagen für globale Lieferstrategien zu schaffen.“
Dienstleister in Deutschland, Österreich und der Schweiz (DACH-Region) profitieren klar von den Vorteilen eines Wechsels zu einem Shared Services-Modell, da 77 Prozent der Unternehmen aus dem Dienstleistungsbereich bereits ihre Projektmanagement-Teams auf diese Arbeitsweise umgestellt haben und in Bezug auf die termingerechte Projektabwicklung ihre Konkurrenten übertreffen. Dies kann teilweise darauf zurückzuführen sein, dass sie einen ganzheitlichen Überblick über alle Daten innerhalb ihrer Organisationen im Bereich Projektmanagement haben. Weltweit haben sich 38 Prozent der Dienstleister schon dazu entschlossen. In Belgien sind dies beispielsweise 37 Prozent und in den skandinavischen Ländern 25 Prozent.
Öffentlicher Sektor
Laut der Studie „State of the Digital Nation“ hat die Nutzung zentraler und Shared Services deutlich zugenommen, und zwar von 0 Prozent im Jahr 2021 auf 33 Prozent im Jahr 2023. Bei denjenigen, die bereits zentrale und gemeinsam genutzte Dienste anwenden, war die Vergrößerung ihrer Reichweite eine der drei wichtigsten Veränderungen, die die Organisationen des öffentlichen Sektors in den letzten 24 Monaten erfahren haben. Kanadische Befragte legen hierauf den größten Wert, während es bei britischen Befragten nicht zu den Top Drei gehört. Im Gegensatz dazu ist es für die zentrale Regierungsstellen und Gesundheitseinrichtungen eine der drei wichtigsten Prioritäten, während es für kommunale Behörden knapp außerhalb der Top Drei liegt.
„Es ist dringend notwendig, sich im öffentlichen Sektor mit dem Modell der Shared Services zu befassen, und zwar nicht nur wegen der Haushaltszwänge, sondern auch, weil man erkannt hat, dass man behördenübergreifend zusammenarbeiten muss, um den Bürgern wirksame Leistungen zu bieten“, sagte Mike Ettling, CEO von Unit4. „Shared Services werden mittlerweile anders wahrgenommen, da sie nicht mehr nur als Mittel zur Kostensenkung gesehen werden, sondern als strategisches Mittel, um grundlegende Herausforderungen im Zusammenhang mit Altanwendungen, Datenkompatibilität und Bereitstellung von Echtzeit-Analysen zu bewältigen. Das Modell hat das Potenzial, ehrgeizige Transformationsziele zu erreichen und den öffentlichen Sektor für das 21. Jahrhundert fit zu machen.“
Im Jahr 2023 sagen 29 Prozent der Befragten, dass eine umfassende Verbesserung der Datenkompatibilität erforderlich ist, während 34 Prozent große Verbesserungen fordern. Kanada hat den höchsten Prozentsatz (41%) für eine umfassende Änderung im Vergleich zu Großbritannien (35%) und Schweden (17%). Die Befragten von zentralen Regierungsstellen (43%) sind am ehesten der Meinung, dass dieses Thema eine umfassende Verbesserung erfordert, im Vergleich zu staatlichen/kommunalen Behörden (29%) und Gesundheitsdienstleistern (16%). Befragte, die über Budgets entscheiden geben auch an, dass der Zugriff auf Echtzeitdaten schwieriger geworden ist (54%), im Vergleich zur vorherigen Studie von 2021 (40%). All diese Anzeichen unterstreichen die Bedeutung von zentralisierten Diensten, bei denen öffentliche Einrichtungen alle Datenquellen innerhalb ihrer Organisationen optimieren können, um ein genaues Bild ihrer Prioritäten zu erstellen und noch agiler auf Leistungsoptimierung zu reagieren.
Methodiken
State of the Digital Nation: untersuchte den Fortschritt bei der digitalen Transformation, den öffentliche Einrichtungen im Großbritannien, Kanada, den Niederlanden und Schweden seit der letzten Untersuchung im Jahr 2021 gemacht haben. Für die aktuelle Studie wurden 300 Beschäftigte des öffentlichen Sektors in zentralen und lokalen Behörden, Nichtregierungsorganisationen und im Gesundheitswesen befragt. In der Studie von 2021 wurden 600 Personen aus den gleichen Bereichen in den USA, Kanada, Großbritannien, Belgien, Schweden und Australien befragt.
Pierre Audoin Consultants (PAC) Studie: “Dienstleistungsunternehmen – Benchmark-Bericht für 2023”: Die Ergebnisse dieser Studie basieren auf einer Befragung von Führungskräften aus Wirtschaft und Technik in 400 großen und mittelgroßen Dienstleistungsunternehmen in Europa (Großbritannien, Frankreich, DACH, Benelux, Nordics) und den USA. Alle teilnehmenden Unternehmen haben zwischen 500 und 5.000 Mitarbeiter und sind aus den Bereichen Architektur, Ingenieurswesen, Unternehmensberatung, IT-Dienstleistungen und Finanzdienstleistungen. Die Umfrage wurde im ersten Quartal 2023 durchgeführt.
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