Muss denn immer erst was passieren?

Eine aktuelle Studie belegt, dass die Digitalisierung des Finanzwesens längst überfällig ist. Die Vorteile automatisierter Prozesse sind in vielen Branchen und Bereichen eine Selbstverständlichkeit, ebenso die stetigen Fortschritte in der Digitalisierung. Auch im Finanzwesen wurden bereits viele wichtige Schritte zur Automatisierung unternommen, u.a. bei den transaktionalen Buchhaltungsprozessen.

Der Monats- bzw. Jahresabschlussprozess ist jedoch in vielen Unternehmen nach wie vor eine riskante, manuelle, zeitaufwändige Aufgabe. Viele Prozesse sind inkonsistent, die Technologie ist fragmentiert und die Daten aus verschiedenen ERP-Systemen, Nebenbüchern und anderen Quellen sind nur rudimentär miteinander verknüpft. Das hat den umfangreichen Einsatz von Tabellenkalkulationen zur Folge und bringt eine Menge sich wiederholender Arbeiten mit sich – inklusive Fehlerrisiko. Diese traditionelle Form der Buchhaltung und Bilanzierungen mittels Excel waren und sind weitverbreitet. Jetzt aber sind CFOs zum Handeln angehalten – nicht nur wegen der aktuellen Krise, sondern auch, weil die Ergebnisse einer neuen internationalen Studie alarmierend sind.

Finanzabschlussprozesse

Darin hat Capsstone Insights weltweit und branchenübergreifend Finanzfachleute zu ihren Erfahrungen hinsichtlich der Finanzabschlussprozesse interviewt; alleine in Deutschland wurden 198 Fachleute aus dem Finanzbereich befragt, wie sie die Geschäftsberichte und Bilanzierungen in ihrem Unternehmen handhaben. Im Vergleich zu anderen Untersuchungen, stellt diese Capstone-Untersuchung nicht ausschließlich Konzerne in den Fokus, sondern zu einem großen Anteil auch Unternehmen mit Jahresumsätzen zwischen 50 und 750 Millionen Dollar.

Die Ergebnisse lassen aufhorchen und werfen zudem Fragen auf: Wissen die Verantwortlichen auf den verschiedenen Führungsebenen überhaupt, wie es um die Validität ihrer Zahlen steht? Wissen sie, wie viele ihrer Mitarbeiter noch mit alten Methoden und Tools arbeiten und das in einer Zeit, in der dringend eine Modernisierung im Finanzbereich vorangetrieben werden muss? Kennen sie die Möglichkeiten moderner Accounting-Plattformen? Wie groß ist ihre Bereitschaft, notwendige Veränderungen voranzutreiben? Man könnte sagen, das Verhalten der Verantwortlichen ist ein Spiel mit dem Feuer – insbesondere in Zeiten, in denen hohes Vertrauen in die Korrektheit von Finanzzahlen besonders wichtig ist. 

Riskantes Spiel

55 Prozent der von Capstone Insights in Deutschland befragten F&A Spezialisten vertraut auf seine bestehenden Buchhaltungskapazitäten und geht zudem davon aus, dass diese auch zukünftig ausreichen, um den Anforderungen gerecht werden zu können. Das ist verwunderlich, geben doch gleichzeitig 49 Prozent der Befragten an, bei Ihren Buchhaltungs- und Bilanzierungstätigkeiten extensiv auf Excel zu setzen. Immerhin 10 Prozent äußern Bedenken, was die Zukunftsfähigkeit der F&A Strukturen bzw. Prozesse angeht. Diese Zahlen zeigen, wie gering das Bewusstsein hinsichtlich notwendiger Veränderungen ist und das, obwohl sich jeder vorstellen kann, dass komplexe Bilanzen oder gar Intercompany-Abstimmung manuell und per Excel erstellt, nicht wirklich valide sein können.

Die Befragung hat auch an den Tag gebracht, wie unterschiedlich das Verständnis sowie das Vertrauen in die Zahlen ist, wenn man die Antworten der verschiedenen Führungseben gegenüberstellt. Fragt man die Senior VPs der Unternehmen, geben 79 Prozent an, dass sie davon ausgehen, dass die im Einsatz befindlichen Systeme und Lösungen in der Lage sind, noch komplexere Abschlussprojekte zu handhaben. Fragt man jedoch die Manager und Teams, die konkret die verschiedenen Teilaufgaben des Abschlussprozesses umsetzen, sind nur 59 Prozent davon überzeugt, dass die vorhandenen Systeme in der Lage sind, komplexere Bilanzierungen erfolgreich durchzuführen. Auch wenn das noch mehr als die Hälfte ist, so ist die Diskrepanz von 20 Prozent aufschlussreich, lässt sie doch vermuten, dass die Chefetage nicht wirklich weiß, auf welcher Datenbasis ihre Geschäftsergebnisse ermittelt werden.   

Vogelstrauß-Politik ade

Damit muss Schluss sein. Die Automatisierung und Digitalisierung von Prozessen muss auch im konservativen Finanzwesen Einzug halten. Gerade vor dem Hintergrund aktueller Ereignisse ist es vermutlich nur eine Frage der Zeit, wann auch in Deutschland schärfere Richtlinien hinsichtlich der Umsetzung von Geschäftsabschlüssen eingeführt werden, evtl. ähnlich wie der geltende Sarbanes-Oxly-Act in Amerika. Zukünftig wird es sich kein Unternehmen mehr leisten können, Strategien, Businesskonzepte oder Investitionen auf Basis falscher Zahlen umzusetzen. Zwar hat die Capstone-Studie herausgefunden, dass ein gutes Viertel der Unternehmen, deren Finanzspezialisten mehr als 1.000 Accounts handhaben, schon einmal wichtige Entscheidungen, die auf falschen Zahlen basieren, gefällt hat. Demgegenüber setzen 63 Prozent der Unternehmen, die mehr als 25.000 Accounts bewältigen, auf Künstliche Intelligenz und RPA. Ein Lichtblick!

Die Zukunft gehört dem Modern Accounting

Wie schon zahlreiche Untersuchungen zuvor (u.a. von Censuswide) zeichnet auch die aktuelle Capstone-Studie das Bild einer im Umbruch befindlichen Finanzfunktion. Es zeigt sich, dass bereits erste, erfolgreiche Schritte gemacht wurden. Aber es muss weitergehen. Es ist an den IT-Verantwortlichen und CFOs dem Change-Prozess mehr Dynamik zu verleihen und konsequent auf die Einführung moderner Plattformen zur Automatisierung von Finanzprozessen zu setzen. Der Wechsel kann step-by-step erfolgen, damit sich niemand überfordert fühlt. Wichtig ist nur, dass sich die Digitalisierung auch im Finanzwesen durchsetzt. Die Mehrwerte dieser Veränderung sind so gewaltig, dass die Zustimmung aller Beteiligten von ganz alleine kommen wird und man sich hinterher fragt: „Warum haben wir das nicht schon früher gemacht?“

Take Aways Capstone-Studie

Die Situation

• Bewusstsein für die Störanfälligkeit bestehender Prozesse, die Risiken der Mitarbeiterfluktuation sowie technisches Versagen und die Herausforderung unerwarteten Wachstums
• Mangelndes Bewusstsein in den Führungsetagen, dass F&A Spezialisten besser Berater als Administratoren sein sollten
• Wissen um die Herausforderung, dass F&A-Spezialisten eine strategische Rolle einzunehmen sollten, anstatt sich mit der Suche nach Daten beschäftigen zu müssen
• Erkenntnis, dass einheitliche Lösungen die Komplexität globaler F&A Strukturen entzerren und Fehler minimieren 

Die Folgen

• Bestehende Konzepte werden die Datenflut der Zukunft nicht mehr im Griff haben 
• Der Ist-Zustand in den F&A-Abteilungen sorgt für Unzufriedenheit und Mitarbeiterfluktuation

Die Lösung

• Strategisches Arbeiten sollte in den Vordergrund gestellt werden
• Bereitstellung von Informationen und Analysen in Echtzeit ist Basis für sichere Geschäftsentscheidungen
• KI und Machine Learning müssen verstanden und eingesetzt werden
• Manuelle Prozesse müssen weitestgehend eliminiert werden, denn sie werden zum immer größeren Wettbewerbsnachteil

Das Ziel

• F&A-Führungskräfte haben jetzt die Chance mit Modern Accounting Grundlegendes in ihrer Arbeitsweise zu verändern: vom Berichterstatter hin zum Sparringspartner und Berater der Geschäftsführung