Thought Leadership
Die Gehaltsabrechnung hat sich von einer reinen Back-Office-Tätigkeit zu einer zentralen Informationsquelle entwickelt, die Entscheidungen in den Bereichen Personal und Finanzen unterstützt.
Sie hilft der HR-Abteilung z.B., Lücken bei der Lohngerechtigkeit aufzudecken (relevant für das ESG-Reporting) und transparentere Strukturen zu schaffen.
Dank KI und Automatisierung bietet die Payroll wertvolle Einblicke in alle Unternehmensbereiche und wird zu einem bedeutenden Geschäftsfaktor. Dennoch zeigt der Report von Strada „Bridging the Gap – From Good to Great in Payroll” , dass nur 50 Prozent der Unternehmen schöpfen das Potenzial der KI in Payroll vollständig aus.
Die Gehaltsabrechnung effektiv nutzen
Trotz des technologischen Fortschritts bleibt der Mensch das Herzstück eines effektiven Payroll Managements. Während die KI-Unstimmigkeiten aufzeigt, liegt es weiterhin in der Verantwortung der Lohnbuchhalter, kritische Entscheidungen zu treffen. Auch Automatisierungslösungen erfordern menschliche Ressourcen, etwa bei der konkreten Umsetzung gesetzlicher Änderungen innerhalb der Steuererklärung.
Um die Synergie zwischen Menschen und Technologie optimal zu nutzen, ist die Weiterbildung von Lohnbuchhaltungsteams essenziell. Die Kombination aus qualifizierten Mitarbeitern und moderner Technologie ist der Schlüssel zur Nutzung des vollen Potenzials der Gehaltsabrechnung.
Die Rolle von KI in Geschäftsentscheidungen
KI geht mittlerweile über reine Automatisierung hinaus: Systemübergreifend integriert, liefert sie umfassende Datenanalysen für fundierte Geschäftsentscheidungen.
Die Technologie erkennt Muster und Entwicklungen in den Daten. Diese Analysen helfen dem Lohnbuchhaltungsteam Fehler zu identifizieren, Kosten zu prognostizieren und unterstützen somit die Personal- und Finanzabteilung bei der Einstellung, Budgetierung und Personalplanung. Anhand der Analyse von Daten zu Engagement, Leistung und Abwesenheit identifizieren Unternehmen wichtige Talente und binden diese an sich.
KI-gesteuerte Vergütungsmodelle vergleichen einzelne Gehälter mit den Marktstandards und zeigen Lohnunterschiede auf. Das unterstützt Verantwortliche im Prozess, ihre Mitarbeiter fair zu entlohnen. Gleichzeitig vereinfacht die Technologie die Einhaltung von Vorschriften, indem sie Payroll-Daten mit aktualisierten gesetzlichen Bestimmungen abgleicht.
Automatisierung steigert Effizienz und minimiert Fehler
Während die KI-Einblicke liefert, sorgt die Automatisierung für einen reibungslosen Ablauf. Sie reduziert Fehler in Kernaufgaben wie der Steuerberechnungen, dem Erstellen von Unternehmensberichten und der Dateneingabe.
Strada hat basierend auf der Befragung von knapp 300 Buchhaltern in 2024 den Company Payroll Complexity Report (CPCR) erstellt. Dieser zeigt, dass fast die Hälfte (47 Prozent) der Lohn- und Gehaltsabrechnungsprozesse immer noch manuell durchgeführt werden. Das führt häufig zu Fehlern und Korrekturabrechnungen. Automatisierte Lohn- und Gehaltsabrechnungsprozesse sparen Zeit, senken Kosten und verbessern die Einhaltung von Vorschriften.
Ein weiterer Vorteil der Automatisierung des Payroll-Prozesses ist die Skalierbarkeit. Mit zunehmender Expansion in neue Märkte steigt die Komplexität der Gehaltsabrechnung. Automatisierte Systeme verarbeiten große Datenmengen, passen sich an neue Vorschriften an und verwalten globale Gehaltsabrechnung – bei durchgehend hoher Qualität.
Integration als Schlüssel zum Erfolg
KI und Automatisierung bieten den Vorteil vollständiger Datentransparenz, die automatisch die wichtigsten Informationen aufzeigt. Ohne die vollumfängliche Integration der Technologien haben Payroll-Teams Schwierigkeiten, wertvolle Erkenntnisse bezüglich Personals und Finanzen zu gewinnen. Trotz dieser Vorteile hat nur die Hälfte der Unternehmen entsprechende Tools vollständig implementiert. 52 Prozent der Verantwortlichen haben dabei kein Vertrauen in ihre eigenen Daten – das ergab der Strategic Ascent of Global Payroll (SAGP) Bericht von Workday, in dem 1.300 Entscheidungsträger über den Zustand ihrer Gehaltsabrechnung befragt wurden.
Schritte zur Maximierung des Payroll-Potenzials
Viele Unternehmen verfügen zwar über die entsprechende Technologie, schöpfen das Potential aber nicht vollumfänglich aus. Laut dem CPCR messen und nutzen nur 50 Prozent der Befragten die Daten der Lohn- und Gehaltsabrechnung bereits, 36 Prozent lassen die Daten ungenutzt. Um die Vorteile der Gehaltsabrechnung voll auszuschöpfen, sollten Unternehmen folgende Maßnahmen ergreifen:
1.Bestandsaufnahme und Entwicklung
Im ersten Schritt analysieren Unternehmen den technologischen Status Quo und schulen die technischen Fähigkeiten des Lohnbuchhaltungsteams bezüglich Dateninterpretation und der Verwaltung automatisierter Arbeitsabläufe. Klare Ziele fördern die effiziente Anwendung der Technologie.
2. KI und die Optimierung von Modellen
Damit KI und Automatisierung auch weiterhin gute Ergebnisse liefern, sollten Unternehmen interne Modelle und Prozesse regelmäßig optimieren. Die Anpassung von Analysen und Vergütungsmodellen an neue Geschäftsprioritäten und externe Faktoren stellt sicher, dass sie weiterhin die aktuellen Geschäftsziele unterstützen.
3. System- und Datenqualitätschecks
Die Datenqualität und Systemintegration müssen kontinuierlich überwacht werden, um sicherzustellen, dass die Informationen korrekt und verwertbar sind. Regelmäßige Kontrollen gewährleisten die Zuverlässigkeit der Daten und stärken das Vertrauen.
4. Klare KPIs und Verantwortlichkeiten etablieren
Messbare KPIs verfolgen die Effizienz, Genauigkeit und Einhaltung von Vorschriften bei der Gehaltsabrechnung. Klare Metriken und Verantwortlichkeiten helfen Teams und Unternehmen, Schwachstellen zu erkennen und kontinuierlich zu verbessern.
Die Gehaltsabrechnung hat das Potenzial, Unternehmen strategisch zu stärken – vorausgesetzt, Technologie und menschliche Expertise werden kombiniert. Nur durch eine systematische Integration und Weiterentwicklung können Unternehmen den vollen Mehrwert der Payroll entfalten.
Autor: Luca Saracino, Chief Commercial Officer bei Strada
