Mit KI die Datenverarbeitung revolutionieren

Wie Machine Learning Wirtschaftsprüfern und Steuerberatern das Leben leichter macht.

Der zunehmenden Dynamik in der Wirtschaft sollte man mit Bedacht begegnen. Das gilt vor allem für so ein wichtiges Thema wie die künstliche Intelligenz (KI). Hier gilt: Vertrauen ist gut – Kontrolle ist besser. In der Produktentwicklung des Softwareunternehmens eurodata setzt man deshalb auf eine Kombination aus etablierten OCR-Technologien, modernen Machine-Learning-Ansätzen und Software-Engineering. Zusammengefasst: i(intelligent)OCR. 

Valide Zahlen sind das A und O – vor allem aber im Kontext von Rechnungen, Bilanzen und Audits. Dessen ist man sich auch bei eurodata, einem Dienstleister im Steuerberater- und Wirtschaftsprüferumfeld, bewusst und hat deshalb parallel zur Einführung von iOCR ein engmaschiges Kontrollsystem implementiert. So werden die Ergebnisse des Machine-Learning-Prozesses immer erst überprüft, bevor Dokumente für die Buchung durch den Steuerberater freigegeben werden. 

Aktuell verarbeitet das eurodata OCR jeden Tag ca. 20.000 Dokumente; das sind 400.000 bis 500.000 Rechnungen monatlich. Bei all diesen Rechnungen wird zuerst der Text mittels OCR ausgelesen und dann nach Beträgen, Steuer, Nummern, Datum und anderen Merkmalen durch ein neuronales Netz klassifiziert. Dann werden Ergebnisse zuerst in sich, z.B. Netto + Steuern = Brutto, und dann mit einer Datenbank abgeglichen. Passt zusätzlich die Qualität des Dokuments, kann es digital weiterverarbeitet werden. Erst wenn ein Dokument diesen mehrstufigen Prozess erfolgreich durchlaufen hat, darf es automatisch verbucht werden, und wird vom Steuerberater nur noch kontrolliert.

Erst die Ausnahme, dann die Regel

Aber woher weiß das System, ob die Dokumentenqualität ausreicht? Durch eine automatisierte Rechnungserkennung. Damit ein Dokument als richtig eingestuft werden kann, benötigt die Datei eine Bewertung von 99,5 Prozent – ein Wert, der momentan erst von einem Teil, der von eurodata verarbeiteten Dokumente erreicht wird. Ziel ist es, diesen Anteil Schritt für Schritt zu erhöhen, damit auf lange Sicht eine automatische Verbuchung von 13.000 Rechnungen täglich möglich ist.

Bei 99,5 Prozent treten statistisch 5 Fehler bei 1.000 Dokumenten auf. Die relevanten davon, fallen, wie jetzt auch, durch die doppelte Buchführung bei der Gegenverbuchung auf. Vielleicht handelt es sich aber auch nur um einen „KI-Tippfehler“, weil in der Rechnungsnummer eine 8 mit einer 9 vertauscht wurde. 

Achtsamkeit erzeugt Vertrauen

Data-Engineering ist bei Rechnungen gar nicht so einfach, verfügen sie doch über viele heterogene Informationen – von der Rechnungsnummer bis zur Skontoanmerkung. So kann z.B. eine Rechnungsnummer im Gegensatz zu einer IBAN oder USt-Id nicht überprüft werden. Daher stellen sich andere Fragen: Kann eine kritische Rechnung automatisch aussortiert werden? Sind Auffälligkeiten in Buchungssätzen erkennbar? Wie lässt sich die Qualität der Dokumente verbessern? 

Und hier kommt Deep Learning ins Spiel. Setzt man es behutsam ein, kann man nach und nach die Anzahl der positiv bewerteten Dokumente anheben und gleichzeitig die 99,5 Prozent-Qualität aufrechterhalten. Nach Auffassung von eurodata ist daher ein Wert von mehr als 99,5 Prozent Voraussetzung dafür, dass ein Dokument vollständig automatisiert verbucht werden kann. Alles andere würde langfristig das Vertrauen in die Technik beschädigen. 

Dieses Vertrauen in die neue Technologie aber ist unabdingbar, möchte man die Vorteile zukünftig nutzen, um Unternehmen, Steuerberater und Auditoren zu entlasten. Denn eines ist klar: Durch den geschickten Einsatz von Clustering-Algorithmen und Deep Learning lassen sich Rechnungen in Zukunft noch besser identifizieren, zuordnen und verbuchen. Die zeitraubende Verbuchung von Standardrechnungen nehmen die Systeme dann weitestgehend allein vor, wobei der Steuerberater selbstverständlich die letzte Kontrollinstanz bleibt. Sein Vorteil: Er hat mehr Zeit für wichtigere Buchungsvorgänge. So revolutioniert KI die Arbeit der Steuerberater und Wirtschaftsprüfer, setzt klassische Methoden außer Kraft und sorgt für eine bisher nicht dagewesene Wertschöpfung.