Kommunikation ohne Sackgassen

Weil immer mehr Menschen viel Zeit im Homeoffice verbringen, werden Kollaborationsplattformen immer beliebter. Integrierte Telefonie-Funktionen, wie sie in Microsoft Teams zu finden sind, tragen dabei wesentlich zur Qualität interner und externer Kommunikation bei.

Deutschland richtet sich weiter im Homeoffice ein – fast jeder zweite Arbeitnehmer hat einer Bitkom-Studie zufolge im vergangenen Jahr zumindest teilweise von Zuhause aus gearbeitet. Ein Trend, der laut Berechnungen des Digitalverbands auch über die Pandemie hinaus anhalten könnte: Mehr als ein Drittel (35 Prozent) der Berufstätigen soll den Arbeitsort in Zukunft frei wählen können – das entspreche knapp 15 Millionen Beschäftigten. Selbst wenn diese Prognosen nur mit Einschränkungen zutreffen, dürfte der Effekt auf die Arbeitswelt weit über die Corona-Krise hinaus spürbar bleiben. Unternehmen müssen daher langfristig umdenken und provisorische Übergangslösungen durch eine nachhaltige Strategie für die interne und externe Zusammenarbeit ersetzen.

Was nach einem Jahr Pandemie-Erfahrung branchenübergreifend deutlich wurde: Videokonferenzen sind das Mittel der Wahl, wenn Besprechungen oder Kundentermine anstehen. Die Nutzung entsprechender Dienste ist so populär, dass die Betreiber des Frankfurter Internetknotens DE-CIX zwischenzeitlich einen Anstieg des Datenverkehrs um 50 Prozent vermeldeten, ausschließlich verursacht durch Videokonferenzen. Die Vorteile liegen klar auf der Hand: Persönliche Termine können auf diese Art und Weise zumindest virtuell stattfinden und gestalten sich vor allem für Gruppen deutlich einfacher als die klassische Einwahlkonferenz per Festnetz

Insellösungen verursachen Medienbrüche

Videokonferenzen ersetzen in diesen Tagen vielerorts den persönlichen Kontakt, um die neuen Herausforderung in Sachen Kommunikation zu bewältigen, braucht es aber mehr: Da die Software in vielen Fällen als Ergänzung zum Telefon genutzt wird, müssen Angestellte neben E-Mails und Anrufen einen weiteren Kommunikationskanal im Blick behalten. Das kann nicht nur zu erhöhtem Stress, sondern auch zu Medienbrüchen in der Kommunikation führen, die die Zusammenarbeit insgesamt bremsen. Gerade im Homeoffice lassen sich abweichende Erreichbarkeiten, wechselnde Durchwahlen oder die nahtlose Verteilung von Anrufen nur noch schwer über klassische Telefonanlagen abbilden. Einen Anrufer ohne Unterbrechung vom Festnetztelefon aus in eine Videokonferenz zu bringen, wird da erst recht zur Herausforderung.

Um solche Brüche zu vermeiden, hat etwa Microsoft die Telefonie für seine Kollaborationsplattform Teams im Mai 2020 auf den Massenmarkt ausgeweitet und auch Geschäftskunden mit weniger als 300 Nutzern zugänglich gemacht. Damit kann die Lösung über die bekannten Video- und Chat-Features hinaus auch auf breiter Basis als vollwertige, Cloud-basierte VoIP-Telefonanlage genutzt werden. Die Nutzer sind auf diese Weise immer über ihre reguläre Festnetznummern erreichbar und können Anrufe auf allen passenden Endgeräten direkt in Teams entgegennehmen, durchstellen oder umleiten. Anrufe nach außen erfolgen nach dem gleichen Prinzip. Unternehmen können die Funktionen gegen eine monatliche Nutzergebühr direkt hinzubuchen, per Direct Routing ist es aber auch möglich, seinen aktuellen Telekommunikationsanbieter zu behalten. Das kann zum Beispiel für Unternehmen von Vorteil sein, die bereits attraktive Konditionen ausgehandelt haben und diese weiter nutzen möchten. Anbieter wie die Deutsche Telekom haben zum Beispiel passende Pakete samt Internetanschluss und Flatrate für den Umstieg auf Teams Telefonie im Portfolio

Für jede Gesprächssituation gewappnet

Durch die direkte Integration der Anruffunktionen in Teams lassen sich Sackgassen in der Kommunikation elegant vermeiden: Zu Einzelgesprächen lassen sich nahtlos weitere Teilnehmer hinzuschalten, ein klassisches Telefonat wird so problemlos zur Web-Konferenz. Externe Teilnehmer können dabei auch ohne Lizenz oder Vorinstallation über den Web-Browser beitreten oder sich über eine Festnetznummer einwählen. Damit lassen sich externe Partner professionell und unkompliziert in die Kommunikation einbinden. Zugleich sorgt die Lösung für deutlich mehr Mobilität, dezidierte Apps für Android und iOS ermöglichen die Nutzung sämtlicher Features auch per Smartphone oder Tablet.

Von dieser Mobilität profitiert beispielsweise auch der Münchner Immobiliendienstleister PlanetHome. Im Zuge einer umfassenden Digitalisierungsstrategie hat das Unternehmen seine Arbeitsplätze modernisiert und innerhalb von vier Monaten Microsoft 365 für seine rund 700 Mitarbeiter eingeführt. Das Unternehmen nutzt Microsoft Teams als festen Bestandteil der Plattform nicht nur für Web- und Videokonferenzen, sondern auch als Telefonie-Lösung für das gesamte Unternehmen. Während die Mitarbeiter von PlanetHome zuvor nur im Büro über ihre Festnetznummern erreichbar waren, sind die Angestellten jetzt auch unterwegs für Kunden und Kollegen über ihre regulären Festnetznummern ansprechbar. Wichtige Anrufe laufen somit gar nicht erst ins Leere, wenn der entsprechende Mitarbeiter zum Beispiel im Homeoffice oder auf Dienstreisen ist.

Das Beispiel zeigt, wie sich kommunikative Insellösungen effektiv abbauen lassen und ein nahtloser Austausch über alle Kanäle gewährleistet werden kann – von der Kurznachricht im Chat über den schnellen Transfer von Daten bis hin zum ausführlichen Telefonat oder Video-Call. Mit Funktionen wie dem cloudbasierten Anrufbeantworter, der automatischen Anrufverteilung oder dem nahtlosen Wechsel zwischen verschiedenen Endgeräten stellt die Telefonie über Microsoft Teams eine vollwertige Alternative zu herkömmlichen Telefonanlagen dar. Unternehmen können auf diese Weise nicht nur ihre Kommunikationswege optimieren, sondern auch eine langfristige Kollaborationsstrategie etablieren, die in Krisenzeiten nachhaltig für Stabilität sorgt.