Thought Leadership
Wie der Mittelstand die Herausforderungen im New Normal meistern kann. Diese und weitere Fragen beantwortete Ingo Wittrock, Marketing Director & New Work Experte bei Ricoh Deutschland im Interview mit it management-Herausgeber Ulrich Parthier.
Corona, Homeoffice, New Work, Unternehmenskultur im Wandel, Investitionen, technische sowie betriebswirtschaftliche und soziale Aspekte, noch nie hat es so eine geballte Ansammlung von Veränderungen und miteinander verwobenen Aspekten gegeben wie jetzt in der Pandemiezeit. Wie kann der Mittelstand auf die speziellen Herausforderungen reagieren?
Ingo Wittrock: Der Mittelstand gilt als Rückgrat der deutschen Wirtschaft. Die anhaltende Pandemie ist eine echte Herausforderung und hat allen Unternehmen einmal mehr gezeigt, an welchen Stellen in Sachen digitaler Wandel Nachholbedarf besteht. Im Grunde hat die Digitalisierung einen echten Push erlebt und wurde noch einmal massiv beschleunigt: So schnell wie im Jahr 2020 hat sich die Digitalisierung im Mittelstand die letzten zehn Jahre nicht entwickelt.
Aktuell begegnet der deutsche Mittelstand der Corona-Krise mit viel Kreativität und Innovation. Viele Unternehmen zeigen auch großen Mut und Neugier, neue Wege auszuprobieren. Insbesondere technologische ad-hoc Investitionen, um beispielsweise das Arbeiten aus dem Homeoffice zu erleichtern oder zunächst überhaupt erst zu ermöglichen, waren in den letzten Monaten ein großes Thema für viele Betriebe. Digitale Lösungen leisten hier einen wichtigen Beitrag und helfen, die aktuelle Situation zu meistern. Zugleich legen sie aber auch den Grundstein für einen insgesamt flexibleren Geschäftsbetrieb und ermöglichen es damit, das eigene Unternehmen erfolgreich für die Herausforderungen der Zukunft zu positionieren. Wichtig ist es dabei, eine langfristige Planung anzustoßen und den digitalen Wandel für sich zu nutzen. Laut unserer aktuellen Studie wenden Beschäftigte beispielsweise ein Drittel ihrer Arbeitszeit für Verwaltungstätigkeiten und interne Korrespondenz auf. Hier setzt Ricoh an: Unsere beratende Tätigkeit zielt darauf ab, die individuellen Ansprüche und Anforderungen von mittelständischen Unternehmen zu ermitteln und gemeinsam maßgeschneiderte Lösungen zu finden.
Viele Investitionen im Mittelstand waren in 2020 vor allem auch der Covid19-Pandemie und dem Umzug ins Homeoffice geschuldet. Erwarten Sie vor dem Hintergrund der sich ändernden Arbeitsbedingungen in 2021 eine Umplanung von eher operativen ad- hoc in strategische IT-Investitionen?
Ingo Wittrock: Die operativen ad-hoc Investitionen waren im Jahr 2020 für viele mittelständische Unternehmen der rettende Anker – jetzt ist es an der Zeit diese Basis strategisch weiter auszubauen.
Viele Mittelständler haben verstanden, dass eine schnelle Umstellung der IT-Infra- struktur möglich ist – die Ängste vor einer großen Hardware-seitigen Umrüstung mit vielen Komplikationen und hohem Zeitaufwand, die in den vergangenen Jahren oft eine Rolle gespielt haben, sind vielerorts verschwunden. Priorität haben jetzt die Implementierung von langfristig einsetzbaren IT-Lösungen, die Vereinheitlichung der IT-Infrastruktur sowie die Schließung von Sicherheitslücken. Die operativen ad-hoc Investitionen haben oft dazu geführt, dass sich Unternehmen über wichtige Schritte, wie beispielweise Cybersecurity, wenig Gedanken gemacht haben. Der Fokus lag darauf, dass die Belegschaft mit einer funktionierenden IT-Infrastruktur im Homeoffice arbeiten und das Geschäft somit fortgeführt werden kann. In unserer Studie „Drei Remote-Working-Trends aus der Pandemie, die für IT-Entscheider relevant sind“ gaben mehr als ein Viertel der Befragten an, dass sie Schwierigkeiten haben, bei der Arbeit von Zuhause die Vorschriften ihres Unternehmens einzuhalten, weil die vorhandene Technik dies nicht ermöglicht. Das wiederum kann für ein mittelständisches Unternehmen beträchtliche Folgen haben, da sie branchenspezifische Compliance-Verfahren einhalten und allgemeine rechtliche Vorgaben, wie die DSGVO, erfüllen müssen. Mittelständische Unternehmen brauchen jetzt einen Partner, der ihre Digitalisierungsstrategie genau analysiert, beratend zur Seite steht und die Umplanung auf strategische IT-Investitionen begleitet.
Quasi untrennbar verbunden mit der Pandemie sind ja die Business-Treiber Digitalisierung und New Work. Für viele Mitarbeiter hat sich das Homeoffice bewährt. Auf der anderen Seite sehnt man sich nach den sozialen Kontakten. Sind hybride Arbeitsmodelle mit einem Mix aus Büroarbeit und Remote Work der richtige Weg?
Ingo Wittrock: Arbeitsmodelle, die sowohl Büroarbeit als auch Remote Working ermöglichen, sind die Zukunft – Buzzwords, wie „New Work“ und „New Normal“ läuten die Ära des hybriden Arbeitens ein. Damit dieser Mix erfolgreich ist, muss der Mittelstand den offenen und transparenten Austausch zwischen Geschäftsleitung und Belegschaft fördern. Für diesen Change-Prozess ist aber nicht nur die Unternehmensführung verantwortlich – auch die IT- und die Personalabteilung müssen den Dialog mit den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern suchen.
Die Lebenssituationen der Beschäftigten sind oftmals sehr unterschiedlich – während sich einige nach einer Rückkehr ins Büro sehnen, da sie die sozialen Kontakte und die persönliche Zusammenarbeit vermissen, ist es beispielsweise für einige Familien von Vorteil, wenn ein Elternteil weiterhin von Zuhause arbeiten kann. Wir rechnen damit, dass das Thema Homeoffice uns auch über das Jahr 2021 hinaus weiter begleiten wird. Unternehmen jeder Größe benötigen daher eine IT-Infrastruktur, die in der Lage ist, Büroarbeit und Remote Work harmonisch miteinander zu verbinden. Eine gute Unternehmens- und IT-Infrastruktur kann auf die aktuellen und zukünftigen Wünsche und Erfordernisse flexibel reagieren.
Indem Arbeitgeber das Homeoffice weiterhin möglich machen, tragen sie zusätzlich zur Verbesserung der Work-Life-Balance der Beschäftigten bei. Eine Rückkehr zu alten und starren Strukturen wäre da fatal. So gab ein Viertel der Befragten in unserer Studie „Mitarbeiterorientierte Digitalisierung“ an, dass sie ihren Arbeitgeber verlassen, falls dieser bezüglich der Arbeitsorte unflexibel ist. Durch Kompromissbereitschaft und einen Sinn für die Arbeit der Zukunft kann der Mittelstand seine Attraktivität für bestehende und potenzielle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter noch einmal steigern. Hybride Arbeitsmodelle ermöglichen mittelständischen Unternehmen somit Top-Talente zu halten, auf die unterschiedlichen Lebenssituationen der Beschäftigten angemessen zu reagieren und gleichzeitig die Unternehmenskultur lebendig zu halten.
Das bedeutet also im Umkehrschluss, dass neue Technologien für das „New Normal“ benötigt werden oder? Wie können IT-Lösungen und IT-Infrastruktur dafür aussehen?
Ingo Wittrock: Investitionen in moderne IT-Lösungen und eine unkomplizierte und sichere IT-Infrastruktur sind das A und O für unser „New Normal“. Digitalisierungsstrategien gibt es nicht von der Stange – Planung und Implementierung benötigen individuelle Beratung und Betreuung. Immer unter Berücksichtigung der spezifischen Anforderungen des jeweiligen Unternehmens.
Eine klare Analyse und Definition dieser Anforderungen im Vorfeld ist wichtig, damit das Digitalisierungskonzept effektiv und gewinnbringend im Unternehmen eingeführt werden kann. Wir stehen Unternehmen hier als Digitalisierungspartner zur Seite und verantworten nicht nur die genaue Analyse zu Beginn der Zusammenarbeit, sondern wir begleiten und beraten unsere Kunden während des gesamten Prozesses. Außerdem identifizieren und beheben wir die Technikprobleme und unterstützen Unternehmen beim Start der praktischen Anwendung. Eine hohe Nutzerfreundlichkeit der digitalen Systeme sowie effektive Schulungen sind grundlegend, um schnell Effizienzen im Betriebsablauf realisieren zu können. Dass dieser Ansatz absolut relevant ist, zeigt auch unsere aktuelle Studie. Zwei von fünf Befragten gaben dabei an, dass sich ihr Arbeitsaufwand durch neu eingeführte Tools zusätzlich erhöht hat. Unser Anspruch ist das genaue Gegenteil. Wir möchten durch maßgeschneiderte Konzepte und nachhaltige Umsetzungsstrategien die effektive Zusammenarbeit optimieren und so die Zukunft des Mittelstandes mitgestalten.
Lassen Sie mich ein Beispiel nennen: IT-Lösungen und IT-Infrastrukturen innerhalb einer Organisation müssen vor allem überall zugänglich und kompatibel sein, sodass eine reibungslose Zusammenarbeit zwischen der Belegschaft im Homeoffice und im Büro jederzeit gewährleistet wird. Auch der Wechsel vom Homeoffice in das Büro muss fließend funktionieren und so optimiert werden, dass Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter keine Zeit auf Admin-Aufgaben verwenden müssen. Unser Credo ist „Work smarter, not harder“ und deshalb legen wir großen Wert auf die Interkonnektivität von Systemen, wie beispielsweise mit unseren interaktiven Whiteboards und Collaboration Boards. Sie ermöglichen die flexible Zusammenarbeit über verschiedene Standorte hinweg und steigern die Produktivität von Meetings und Videokonferenzen. Dieses Tool verbindet also die traditionelle Teamarbeit vor Ort mit dem modernen Aspekt der ortsunabhängigen Kollaboration und ermöglicht somit die nahtlose Zusammenarbeit zwischen Homeoffice und Büro.
Unternehmen jeder Grösse benötigen eine IT-Infrastruktur, die in der Lage ist, Büroarbeit und Remote Work harmonisch miteinander zu verbinden. Ingo Wittrock, Marketing Director & New Work Experte, Ricoh Deutschland GmbH
Stichwort Optimierung, die ist auf vielen Ebenen möglich. Ricoh hat dafür beispielsweise eine Desk-Management-App entwickelt. Was hat es damit auf sich?
Ingo Wittrock: Um eine sichere Rückkehr ins Büro umsetzen und hybride Arbeitsmodelle realisieren zu können, leistet auch Technologie ihren Beitrag zu individuellen Arbeitsschutzkonzepten. Unsere Desk-Management-App, Ricoh Spaces, soll vor allem eines tun: Die Gesundheit der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die ins Büro zurückkehren, schützen und das ohne großen Mehraufwand. Die App ermöglicht die bequeme Buchung eines Arbeitsplatzes von Zuhause aus – so wird garantiert, dass die Auslastungsgrenze von Büroräumlichkeiten nicht überschritten wird. Die App erlaubt es, den Beschäftigten somit vorauszuplanen und beispielsweise unnötige Fahrten ins Büro zu vermeiden. Zusätzlich kann der zuständige Admin Arbeitsplätze in der App sperren, sollte zum Beispiel ein Konferenzraum für ein bereits geplantes Meeting benötigt werden. Dieses Feature erhöht die Planbarkeit der Raumbelegung und sorgt für einen reibungslosen Ablauf. Zusätzlich kann die App Auslastungstrends darstellen. Bei Bedarf können anhand dieser Daten mehr Arbeitsplätze freigeschaltet oder auch wieder offline genommen werden. Eine solche Funktion ist für die Rückkehr ins Büro und zur Kalkulation der Auslastung entscheidend.
Wir haben die Möglichkeit innovative Technologien als digitale Helfer einzusetzen und diese Chancen sollten wir auch nutzen. Die ad-hoc Umrüstung war und ist für den Mittelstand sicherlich in vielen Teilen Neuland und herausfordernd, doch die Veränderungen waren und sind wichtig und haben die richtigen Impulse für den erfolgreichen Geschäftsbetrieb der Zukunft geliefert. Als starker Partner stehen wir Unternehmen bei der technologischen Absicherung ihrer Zukunftsfähigkeit zur Seite.
Herr Wittrock, wir danken für das Gespräch!
