Thought Leadership
Rund um das Thema Robotic Process Automation (RPA) halten sich einige Vorurteile. Was genau steckt hinter der Technologie? Wo liegen Grenzen und Chancen und welche Rolle nehmen Business Process Management (BPM) und Künstliche Intelligenz (KI) in Bezug auf RPA ein?
Alexander Steiner, Chief Solution Architect bei der meta:proc GmbH, über den Einsatz von Robotic Process Automation und die Erweiterungsmöglichkeiten durch künstliche Intelligenz:
Herr Steiner, wie lässt sich Robotic Process Automation, kurz RPA, definieren?
„Jeder Experte definiert RPA anders. Ganz allgemein gesagt, bezeichnet RPA eigentlich nichts anderes als eine Software, die einen zuvor händisch ausgeführten Geschäftsprozess teilweise oder komplett automatisiert durchführt. Dabei stellt der sogenannte ‚Bot‘ eher ein Nebenprodukt der Automatisierung dar: In unseren Vorstellungen kommt der Roboter morgens wie seine menschlichen Kollegen ins Büro und arbeitet am gleichen Arbeitsplatz die gleichen Aufgaben ab. Allerdings besteht der neue Mitarbeiter im Falle von RPA nicht aus Blech, Schläuchen, Lämpchen und Motoren, sondern aus einer Software.“
Welche Tätigkeiten könnte der virtuelle Mitarbeiter übernehmen?
„Allgemein könnte man in erster Näherung behaupten, dass jeder klar beschreibbare Prozess auch mittels RPA mehr oder weniger aufwändig umsetzbar ist. Das fängt bei sehr einfachen Aufgaben an – wie ein E-Mails-bearbeitender Bot, während der menschliche Gegenpart im Urlaub ist. Das kann er mithilfe einer automatisierten Standard-Antwort, der Abwesenheitsnotiz. Es können aber komplexere Abläufe sein, beispielsweise kontextabhängiges Handeln in Bezug auf unterschiedliche Anliegen, wie etwa dem Öffnen einer E-Mail im Posteingang, das Extrahieren der Anhänge und die Übertragung der enthaltenen Informationen in das CRM-System des Unternehmens sowie eine mehrstufige Verarbeitungen des Inhalts nach entsprechenden Vorgaben. Also Geschäftsprozesse, die mehr als einen Prozessschritt umfassen und durch eine gewisse Häufigkeit auffallen.“
Wo liegt der Unterschied zu einem klassischen Business Process Management?
„In vielen Fällen grenzen Anwender RPA auf die Automatisierung eines Desktops sowie auf die darauf installierten Applikationen ein. Das ist meines Erachtens jedoch eine zu reduzierte Definition des Begriffes: Sieht der bestehende Prozess Schritte vor, die eine direkte Interaktion mit Backendsystemen beinhalten, bilden diese auch einen Bestandteil von RPA. Die Abgrenzung zu Business Process Management – BPM – besteht darin, dass der Geschäftsprozess in Bezug auf die Ausführung, das Werkzeug, die Zugänge und Ähnliches eins zu eins durch einen Roboter geschieht. Dabei gilt es, den Prozess nicht derart zu modifizieren, dass am Frontend vorbei agiert wird. Grundsätzlich gibt es aber derzeit Überlegungen, BPM und RPA konvergieren zu lassen und zu einem hybriden Produkt zu verschmelzen, um das Beste aus beiden Welten wahlfrei nutzen zu können.
Gibt es Prozesse, die sich besonders für den Einsatz von RPA eignen?
„Im besten Fall wäre das ein möglichst geradliniger Prozess, ohne irgendwelche störenden Einflüsse von außen – wie zum Beispiel Pop-up-Fenster. Außerdem sollte es möglichst wenige Verzweigungen durch verschiedene Entscheidungsmöglichkeiten geben. Wenn dieser Ablauf darüber hinaus noch große Mengen an weiteren Geschäftsvorfällen erzeugt, stellt das den absoluten Idealfall dar. Leider gibt es solche perfekten Prozesse nur sehr selten. Aus diesem Grund bilden das Volumen sowie eine klare Definierbarkeit des Prozessvorgangs mit möglichst geringen Nutzerinteraktionen die Hauptindikatoren für einen gut automatisierbaren Prozess.“
