Der Digital Workplace muss zum Reifegrad der Organisation passen

Die Coronakrise in 2020/2021 hat den Trend zur virtuellen Zusammenarbeit noch einmal drastisch beschleunigt und den digitalen Arbeitsplatz damit in den Fokus vieler Organisationen gerückt.

Allerdings zeigen sich deutliche Unterschiede, was den Reifegrad und die Qualität der „Digital Workplace“-Umsetzung betrifft. Die heute von der SCM – School for Communication and Management und HIRSCHTEC, der Full-Service-Agentur für digitale Arbeitsplätze, veröffentlichte Marktübersicht zum digitalen Arbeitsplatz 2022 untersucht und erläutert verschiedene „Digital Workplace“-Szenarien in ihren jeweiligen Stärken und Schwächen.

Denn Unternehmen benötigen heute geeignete Szenarien und Lösungen, die sowohl zu ihrem aktuellen Reifegrad passen, die sie aber auch mit auf die Reise in ihre digitale Zukunft nehmen können. Die Studie soll daher eine Orientierungshilfe für Unternehmen sein, die nach einem für sie passenden „Digital Workplace“-Szenario suchen. Die analysierten Intranet- und „Digital Workplace“-Lösungen wurden dabei wie in den Vorjahren in verschiedene Kategorien eingeteilt, die die primären Einsatzgebiete der jeweiligen Plattformen abbilden.

Die in der Marktübersicht beispielhaft erwähnten Lösungen wurden somit folgenden Kategorien zugeordnet:

• Enterprise Collaboration Platform: Umfassende Systeme für eine standort- und länderübergreifende Zusammenarbeit als Basis des digitalen Arbeitsplatzes 
   
• Information Platform: Add-on- und Plug-in-Lösungen zu den „Enterprise Collaboration“-Plattformen, Classic Intranet, Social Intranet und Mobile Intranet, die den Schwerpunkt auf redaktionelle Inhalte legen 
   
• Process Platform: Systeme, spezialisiert auf Prozesse und Workflows 
   
• Collaboration Suite: Systeme, die alle Anforderungen bezogen auf Zusammenarbeit, Top-down-Information und Prozessabbildung in sich vereinen können 
   
• Digital Hub: Rahmen, der um die verwendeten Applikationen gelegt werden kann, um den Nutzer*innen Strukturierungsmöglichkeiten und Schnellzugriff zu gewährleisten  

Darüber hinaus wurde untersucht, inwiefern die genannten Cluster die für einen digitalen Arbeitsplatz elementaren Schwerpunktbereiche (Information, mobiler Zugriff, Prozesse, Nutzerakzeptanz und Kollaboration) funktional abdecken.  

Die Studie verdeutlicht: Nachdem in vielen Unternehmen Conferencing-Werkzeuge wie Microsoft Teams, Zoom und Co. eingeführt wurden, kommt es nun darauf an, diese Lösungen noch weiter auszubauen. Eine tiefere Integration der einzelnen „Digital Workplace“-Komponenten sowie die zunehmende Abbildung von Unternehmensprozessen sollte der nächste Professionalisierungsschritt sein. Der daraus resultierende Digital Hub – der zentrale Einstieg, von dem aus die Nutzer*innen innerhalb ihrer Arbeitsumgebung problemlos zu allen wichtigen Applikationen navigieren können – ist die nächste Entwicklungsstufe. Zudem scheint aufgrund der Dominanz des Kollaborations-Tools von Microsoft eine Integration des Intranets und weiterer Lösungen in Microsoft Teams für die meisten Unternehmen zwingend erforderlich. 

Mit Blick auf die Umsetzung und Weiterentwicklung von „Digital Workplace“-Projekten empfiehlt sich für Unternehmen, zunächst schnell eine Basisplattform (Minimum Viable Product) bereitzustellen, auf der die spezifischen Anforderungen der zentralen Abteilungen und Fachbereiche abgebildet werden können. Anschließend gilt es, die „Digital Workplace“-Nutzung anhand von Kennzahlen kontinuierlich auszuwerten und in konkrete Handlungen zur Optimierung zu überführen. Neben dieser technologischen Seite des digitalen Arbeitsplatzes, ist die organisatorische aber mindestens genauso wichtig. Denn der Digital Workplace ist nur dann nachhaltig erfolgreich, wenn die Mitarbeitenden auch wirklich bereit für ihn sind. Das bedingt, dass sich auch die Unternehmenskultur Stück für Stück transformiert, Kommunikationsverhalten und Arbeitsläufe systematisch weiterentwickelt werden und Führungskräfte dabei mit positivem Beispiel vorangehen. Dabei stellt u. a. die langfristige Etablierung hybrider Arbeitsmode lle momentan eine der größten Herausforderungen für Unternehmen dar. 

Weitere Informationen:

Die Marktübersicht „Digitaler Arbeitsplatz 2022“ steht als PDF auf der Webseite www.interne-kommunikation.net zum Download bereit. Die Ergebnisse der Studie werden in Kürze als Sonderbeilage der 18. Ausgabe des Fachmagazins BEYOND veröffentlicht. 

www.hirschtec.eu