Automation in der Finanzabteilung

Kaum war das erste Quartal 2020 zu Ende, sahen sich nahezu alle Unternehmen und insbesondere CFOs einer bisher noch nie dagewesenen Herausforderung gegenüber: Plötzlich und völlig unerwartet mussten sowohl die laufende Buchhaltung als auch die Abschlüsse remote erledigt werden.

Das gesamte Finanzteam inklusive aller, die aus den Abteilungen Daten und Informationen an die Finanzabteilung übergeben mussten, waren im Home-Office. COVID-19 hatte zugeschlagen. Ein Großteil der lokalen und weltweiten Wirtschaft musste sich sehr schnell bewegen, um auf anderen Wegen zumindest einen Teil des Geschäftsbetriebs aufrecht zu erhalten.

Allen voran die Buchhaltung, da diese trotz des Virus an die Termine ihrer Abschlüsse gebunden war. Dank der flexiblen IT konnten viele Unternehmen, entscheidende Aufgaben ins Home-Office verlagern. Dies gelang insbesondere dann, wenn die Systeme flexibel genug und die Prozesse im Unternehmen weitgehend digitalisiert waren. Unternehmen, die bisher maßgeblich auf manuelle Prozesse gesetzt hatten, traf COVID-19 ungleich schwerer, denn diese ließen sich nicht so einfach ins Home-Office transferieren. Gut für diejenigen, die in der Buchhaltung bereits seit längerer Zeit auf die digitale Automatisierung setzen.

Doch für die Finanzabteilungen bestand die Herausforderung nicht nur darin, das Tagesgeschäft fristgerecht zu erledigen. Mit dem weitgehenden Stillstand der Wirtschaft galt es auch, Prognosen und Zukunftsszenarien zu entwickeln, die im Wesentlichen auf den veränderten Marktbedingungen und den antizipierten Entwicklungen und Zahlen beruhen. Dafür ist in traditionell organisierten Finanzabteilungen mit vielen manuellen Buchungen und Abgleichen immer auch der persönliche Austausch mit anderen Mitarbeitern nötig. Ist dieser Austausch jedoch eingeschränkt, wie jüngst während der pandemiebedingten Heimarbeit, verlangsamen sich die die Abschlussprozesse dramatisch.

Zudem ist das Risiko ungleich höher da, nicht alle Daten umgehend zur Verfügung stehen und über nicht gesicherte elektronische Kommunikationswege sogar in falsche Hände geraten können – beispielsweise die für manuelle Prozesse benötigten Excel-Tabellen mit Daten, die nicht automatisiert im System verbucht und abgeglichen sind. Hinzu kommen unsichere Datenübertragungswege oder Kollaborationsplattformen, die nicht den Compliance-Standards entsprechen. Doch der kritischste Punkt ist eine stark verzögerte und potenziell ungenaue Buchhaltung – von zuverlässigen Prognosen ganz zu schweigen.

Automation hilft nicht nur jetzt

Die Automation auch in der Finanzabteilung hilft generell, Buchungen und Kontenabgleiche wesentlich schneller, transparent, zuverlässiger und sicherer zu gestalten, da manuelle Prozesse weitgehend entfallen. Für Unternehmen, die bereits vor der Pandemie in moderne Softwarelösungen für die Buchhaltung investiert haben, zahlen sich diese nun deutlich aus. Beim automatisierten oder auch virtuellen Monatsabschluss geht es darum, die für den Finanzabschluss relevanten Informationen aus den unterschiedlichen ERP-Systemen in einen automatisierten Abschlussprozess zu übergeben.

Das übergeordnete Ziel ist es, möglichst alle manuellen Arbeiten zu eliminieren. Die Vorteile liegen klar auf der Hand: Durch die Automatisierung der Prozesse werden Fehler drastisch reduziert und es wird viel Zeit gespart. Akkurate Finanzergebnisse bieten dem Unternehmen zudem eine valide Grundlage für geschäftliche Entscheidungen, insbesondere in der Krisenzeit. Der Abruf der Informationen erfolgt automatisiert und digital. Außerdem ist es hilfreich, wenn der virtuelle Monatsabschluss im Idealfall Cloud-basiert ist. Die Cloud schafft die Möglichkeit ortsunabhängig und damit auch in Home-Offices zu arbeiten.

Sicherheit für Audits

Für Unternehmen, insbesondere für solche, die ihre Ergebnisse nicht nur vor der Bafin, sondern auch an der Börse präsentieren müssen, sind akkurate Zahlen das A und O. Nachträgliche Korrekturen kommen weder bei den Behörden noch bei Anlegern gut an. Und auch institutionelle Anleger schrecken vor Investitionen in Unternehmen mit einer zweifelhaften Berichtshistorie eher zurück. Es gilt also korrekte Ergebnisse zu den gegebenen Deadlines abzuliefern. Doch dies scheint nicht immer einfach zu sein. Eine Studie aus dem Jahr 2019 bestätigt diese Vermutung:

Während 71 Prozent der Befragten aus dem C-Level angaben, der Genauigkeit ihrer Finanzdaten vollends zu vertrauen, waren davon nur 38 Prozent der Finanzexperten überzeugt. Die Studie legt den Schluss nahe, dass CEOs ihre geschäftlichen Entscheidungen auf Basis von Zahlen treffen, denen sie vertrauen, wohingegen die Personen, die diese Statements und Reportings vorbereiten, diesen nicht vertrauen. Das ist keine gute Basis, denn dies indiziert ein unnötig hohes Risiko für viele Unternehmen und birgt gravierenden Auswirkungen bei penibel durchgeführten Audits.

Alternativ ist ein automatisierter Abschluss die beste Voraussetzung für eine einfache, schnelle und gründliche Überprüfung der Finanzen. Prüfer erhalten vollständige Transparenz über den Dokumentenfluss. Alle nötigen Einblicke in die Bücher sind vorhanden und transparent nachvollziehbar. Da viele Auditoren darüber hinaus auf Remote-Audits umstellen, werden Unternehmen mit automatisierten Abschlussprozessen die Prüfung schneller, effizienter und vor allem ohne Probleme abschließen – zum Wohl des Unternehmens, der Prüfer und Behörden sowie der Investoren.