Automation richtig gemacht

Betrachtet man die Studien und Auswertungen der Wirtschaftsexperten, darunter das statistische Bundesamt, ist die Situation der Wirtschaft besser, als noch vor einigen Monaten prognostiziert.

Trotz Lieferengpässen, Fachkräftemangel, weltweiten Instabilitäten oder Energieengpässen, hat es die Wirtschaft (wieder) einmal geschafft, entgegen düsterer Prognosen die Geschäfte so zu lenken und umzustrukturieren, dass auch der deutsche Handelsindex (ifo) im Dezember 2022 von gestiegen Werten berichtet. Die Agilität, die sich Unternehmen seit der Corona-Krise oder schon länger erarbeitetet haben und die Technologien, die dafür zum Einsatz kommen, haben einen nicht zu unterschätzenden Anteil daran. Unternehmen, die sich vor allem der Automatisierung und Modernisierung in Finance & Accounting gewidmet haben, können wesentlich dynamischer und vor allem zielgerichteter auf die schnellen Veränderungen der letzten Jahre reagieren. Mehr noch, Automation kann auch zu präziseren Prognosen und Planungen auf Basis von Szenarien führen, was ein präventives und aktives Agieren statt nur reagieren ermöglicht.

Allerdings kann die Automation sich wiederholender Aufgaben und Prozessen auch problematisch sein. Denn Automation mit Tools unterschiedlicher Anbieter bergen das Risiko eines Flickenteppichs, der nur schwer steuerbar ist und dessen Wirkung und Ergebnisse begrenzt sind. Im Finance & Accounting beispielsweise können nicht integrierte Automationstools leicht dazu führen, dass Unternehmen auf Basis ungenauer oder sogar falscher Daten und Zahlen planen. Daher ist es besser, die Automation von Prozessen mit einer Plattform „end-to-end“ zu konsolidieren.

In der jährlich wiederkehrenden Studie „Im Auge des Sturms“, die BlackLine gemeinsam mit dem unabhängigen Marktforschungsinstitut Censuswide durchführt, wurden in den USA, Kanada, Großbritannien, Deutschland, Frankreich, Singapur und Australien 1.483 C-Level-Führungskräfte sowie Finance & Accounting-Fachleute befragt. Im Vergleich zu den Studienergebnissen der Vorjahre nahmen in den Finanzabteilungen 2022 gleichzeitig das Engagement in die Automatisierung sowie das Vertrauen in die Finanzzahlen zu. Das könnte ein Hinweis darauf sein, dass die Automatisierung positive Wirkung zeigt.

Allzu optimistische Interpretationen sollten jedoch hinterfragt werden. Es stimmt zwar, dass die Unternehmen offen für mehr Automatisierung sind, aber in der Praxis zeigt sich, dass viele Organisationen ein Konglomerat unterschiedlicher Automatisierungs-Tools im Einsatz haben. Das trägt dazu bei, einzelne Prozesse zu verbessern oder zu beschleunigen. Sie sind jedoch in der Regel aufwändig in der Wartung und limitiert in der Skalierung, da der Gesamtzusammenhang in den einzeln automatisierten Finanzprozessen nicht hergestellt ist.

Status Quo in Zahlen

Dennoch, die BlackLine Studie, bestätigt, dass Unternehmen einen Nutzen in der Automation sehen. Mit 76 Prozent gab die deutliche Mehrzahl der Befragten an, dass die Finanzplanung, -analyse, -budgetierung und -prognose durch Automatisierung im Finance & Accounting verbessert wird. Das korrespondiert damit, dass 62 Prozent der Befragten der Meinung sind, dass Finanzdaten in Echtzeit in den nächsten zwölf Monaten sogar für das Überleben des Unternehmens unerlässlich sein können.

Fakt ist: In den letzten Jahren ging es Unternehmen darum, potenzielle Schwachstellen in F&A-Prozessen zu entlarven und manuelle Prozesse zugunsten höherer Transparenz, Genauigkeit und Agilität zu eliminieren. Das wird in Zukunft noch wichtiger werden. Allerdings sollte der Automation im F&A eine Gesamtstrategie zugrunde liegen, um die Vorteile der Technologie voll ausschöpfen zu können. Die maximale Wirksamkeit aus der Automation wird es nur in Zusammenhang mit einer integrierten Plattform geben, welche die Puzzlestücke der Einzelautomation in einem großen Ganzen zusammenführt.

Automatisierung ja, aber bitte richtig

Es wirkt wenig überraschend, dass die aktuelle Studie ein anhaltendes Interesse an moderner Technologie bestätigt wird: 28 Prozent der Führungskräfte und Finanzfachleute sagten, dass sie in ihre Datenanalysekapazitäten investieren. Sie gaben an, Automatisierungstechnologien zu implementieren oder diese zu skalieren, um akkuratere Finanzdaten zu erhalten. Während in der Vorgängerstudie von 2020 noch 80 Prozent der Unternehmen angaben, Automatisierungstechnologie umsetzen zu wollen, haben laut der aktuellen Studie dies bereits viele Unternehmen getan: 2022 gaben 76 Prozent der Befragten an, die Finanzplanung, -analyse, -budgetierung und -prognose durch Automatisierung verbessert zu haben. Das sind fast doppelt so viele wie vor zwei Jahren. Dreiviertel (75 Prozent) der Befragten berichteten zudem, dass sie auch die Finanzberichterstattung und -ablage automatisiert haben – mehr als doppelt so viele wie die Befragten, die 2020 angaben, dies tun zu wollen.

Nun könnte man dieses Ergebnis als einen Erfolg feiern. So einfach ist es aber nicht. Denn die Automatisierung inkludiert beispielsweise auch simple RPA-Lösungen, also Automatisierungs-Roboter, die an genau einer Stelle einen manuellen Prozess auf Basis von Regeln (im Idealfall sogar unter Einbindung von Künstlicher Intelligenz) ersetzen. Es werden einzelne Prozesse automatisiert, was oh- ne Frage eine Entlastung der Mitarbeiter im F&A erwirken kann. Allerdings führt das zu einem höheren Aufwand in der Datenkonsolidierung zu Lasten von Realtime-Ansichten und der Agilität.

Themen wie echtes Continuous Accounting, bei dem Buchungen im F&A hochautomatisiert und zeitlich verteilt anstatt am Ende der Berichtsperiode erfolgen oder gar Predictive Accounting, was Zukunftsszenarien und Trends aus der Gesamtheit der Finanzzahlen ableitet, können mit punktueller Automation nicht abgebildet werden. Dafür sind valide Daten und Prozessschritte über den gesamten Prozess hinweg nötig, die nur durch eine integrierte Automation der F&A-Kernprozesse erreicht werden kann.

Die Zukunft ist geprägt durch die Leistung von F&A und dem CFO

Die plattformorientierte Automation im F&A eröffnet CFOs und den Finanzexperten genau die Betätigungsfelder, die Unternehmen für eine gesicherte Zukunft benötigen: Das Erstellen von belastbaren Analysen und Szenarien, um dem Management Entscheidungshilfen zu geben. Nicht nur durch den Zeit-, sondern vielmehr durch den Qualitätsgewinn einer übergreifenden, konsolidierten Automation und des dadurch realisierbaren Continuous-Accountings werden dem CFO und den Finanzexperten die nötigen Schlüsselrollen für die Unternehmenssteuerung eröffnet. Beispielsweise lassen sich mit Hilfe von Predictive Accounting verlässliche Trends für die Zukunft antizipieren, was dem Unternehmen einen zusätzlichen Wettbewerbsvorteil verschafft. Zusammengefasst: Eine plattformbasierte Automation ermöglicht ein modernes und kontinuierliches Accounting. Es hilft nicht nur einzelne Prozesse in der Finanzabteilung zu optimieren. Es sorgt durch eine ganzheitliche Sicht auf valide Finanzdaten in Echtzeit für die nötige Stabilität des Unternehmens.