Thought Leadership
Im Schnitt verdoppelt sich die Menge der Geschäftsdaten alle zwei Jahre. Gleichzeitig müssen Systeme durch moderne ersetzt und transformiert werden.
Spätestens dann stellt sich die Frage, welche Daten auf die neue Lösung übernommen werden und was mit den Altdaten geschieht. Nicht selten stößt man hier auf Fragen des Rechts und der Compliance.
Unternehmen entscheiden sich beispielsweise für SAP S/4HANA, weil sie sich von den neuen Funktionen einen Vorsprung versprechen oder weil sie es wegen der Support-Abkündigung der Altsysteme müssen. In diesen Fällen steht immer das Management der Bestands- und Altdaten auf der Aufgabenliste. Wird man alle Daten auf das neue System transformieren oder besser per selektiver Data-Transition die alten von den aktuellen Daten trennen? Welche Altdaten dürfen oder müssen gelöscht werden und welche unterliegen Aufbewahrungsfristen oder gar Compliance-Vorschriften?
Umgang mit Archivdaten
Beim Transformationsmanagement von Daten gibt es einiges zu beachten, darunter die gesetzlichen Aufbewahrungs- und Löschfristen. Für steuerrechtliche Unterlagen gilt in der Regel eine Aufbewahrungsfrist von sechs oder zehn Jahren. Verträge, Urkunden oder Patientenunterlagen müssen oft mehrere Jahrzehnte vorgehalten werden. Aber auch datenschutzrechtliche Bestimmungen und die Pflicht, personenbezogene Daten zu löschen, sobald der Zweck ihrer Erhebung entfällt, bestimmt das Vorgehen beim Datenmanagement einer Transformation.
Elementar bei der Transformation ist das regelkonforme und zugleich wirtschaftliche Management von Alt- und Archivdaten.
Philipp von der Brüggen, Natuvion
Altsystem behalten oder stilllegen
Der positive Aspekt: Gesetzliche Vorschriften verpflichten Unternehmen zur Aufbewahrung bestimmter Daten, nicht aber zum Weiterbetrieb alter Systeme. Das heißt, dass für die Archivierung und fristgerechte Löschung von Altdaten geeignete Archivierungslösungen beziehungsweise Data-Retention-Management-Systeme in Frage kommen. Diese sind im Vergleich zum weiteren Betrieb alter Operativsysteme eine kostengünstige Alternative. Wichtigste Kriterien bei der Wahl eines solchen Systems sind die Revisionssicherheit, die Einhaltung der DSGVO und dass die Archivierung nur für Berechtigte zugänglich und dokumentierbar sowie die Einhaltung der jeweiligen Aufbewahrungsfristen gewährleistet ist.
Automatisiertes Einhalten von Fristen und Regeln
Ein elementarer Schritt bei der Datenarchivierung ist das Festlegen, was in Zukunft wann mit welchen Daten passieren soll. Hierbei können moderne Lösungen helfen, die künftige Archivierung zu automatisieren.
Der Natuvion Intelligent Data Store (IDS) wurde als ein DSGVO-konformes „Lager“ für Altdaten, egal, aus welchem Quellsystem, entwickelt. Einmal die Archivdatenkategorisierung festgelegt und die Automatisierung durchlaufen, hält die Lösung gesetzliche Aufbewahrungsfristen und die Datenschutzkonformität ein. Beispielsweise erfolgt die Löschung periodisch oder nach vorab festgelegten Fristen. Ein weiterer Vorteil: Die kostspieligen Altsysteme werden stillgelegt und die Daten (Read Only) stehen weiterhin zur Verfügung – ein Muss für die Steuer- und Wirtschaftsprüfung oder für die Fachrecherche. Sicherheitsrisiken wie etwa der Weiterbetrieb von alten und unsicheren Systemen sind ebenso passé, wie hohe Betriebs- und Lizenzkosten für Altsysteme.
