7 Fragen für die IT-Planung 2022

Mit der digitalen Transformation wird die Optimierung des technologischen Mehrwerts (Technology Value Optimization, TVO) zur Kernaufgabe des IT-Managements. Ein auf ROI basierter IT-Plan baut dabei auf sieben zentrale Fragen auf.

1. Wie lässt sich echte IT-Transparenz herstellen? 

Transparenz baut auf IT-Intelligence auf. Und diese braucht einen mehrstufigen Ansatz. Auf Anbieter-Ebene gilt es zunächst, die Nutzung von Anwendungen zu tracken. Welche Software ist wo installiert und wie wird sie genutzt? Inwieweit werden die Verträge und Lizenzen ausgeschöpft? Wie steht es mit der Compliance? Sind diese grundsätzlichen Fragen geklärt, können Unternehmen ihr IT-Asset-Management (ITAM) sauber aufsetzen.

Auf Technologie-Ebene heißt es, eine Taxonomie zu definieren und IT-Assets in ROI-Kategorien einzuordnen. Welche Investitionen zahlen sich kurz-, mittel- und langfristig aus? Wie viele Versionen desselben Produkts sind installiert? Welche Produkte haben überschneidende Funktionen? Dabei geht es weniger ums Saubermachen im IT-Haushalt als ums Entrümpeln. Ziel ist es, den/die Technical Debt zu bereinigen und die IT weiter zu rationalisieren.

Auf der Service-Ebene geht es darum, eine übersichtliche IT-Landkarte zu erstellen, die Abhängigkeiten wirklichkeitsgetreu abbildet. Welche Anwendungen sind welchen Business Services zugeordnet? Wie werden die Ressourcen zur Unterstützung der IT-Services genutzt? Um beim Vergleich mit dem Hausputz zu bleiben, werden auf dieser Stufe die geschäftskritischen und ROI-stärksten IT-Assets bestimmt, um ihnen einen besonderen Platz einzuräumen.

2. Sind Lizenzen & Kosten ausreichend optimiert?

Um die IT-Kosteneffizienz zu prüfen, empfiehlt Gartner, die Kosten pro Einheit/Installation zu ermitteln und mit der tatsächlichen Nutzung jedes IT-Assets abzugleichen. Bei Software-Assets scheitert diese Analyse oft an der schieren Komplexität. Anbieter legen ihre Preise auf Grundlage unterschiedlicher Metriken fest. Auch die Lizenzen und Nutzungsbedingungen sind nicht immer auf den ersten Blick nachvollziehbar. Oracle ist dafür ein gutes Beispiel. Der Einstiegspreis für eine Instanz liegt bei gut 21.000 Euro. Der genaue Preis hängt jedoch davon ab, wie viele Rechenressourcen der Datenbank zur Verfügung stehen, ob sie sich auf einem aktiven oder passiven Knoten in einem Cluster befindet und ob sie produktiv oder hochverfügbar ist.

Statt die Kosteneffizienz eines jeden IT-Assets zu prüfen, geben sich viele Unternehmen daher mit Schätzungen zufrieden. Auch der Stand der Lizenzierung wird in der Regel erst dann überprüft, wenn Auditoren an die Tür klopfen. Automatisierte ITAM-Tools können die Optimierung vorantreiben. Sie nutzen Algorithmen, um den tatsächlichen Lizenzbedarf zu ermitteln und Compliance-Verstöße wie Einsparungspotentiale aufzudecken.

3. Wie lässt sich SaaS in den Griff bekommen? 

SaaS nimmt bei den Kosten einen Sonderstatus ein – vor allem was die unkontrollierte Ausbreitung angeht. Schuld daran ist das unkomplizierte Bereitstellungsmodell von SaaS: Abteilungsleiter und Projektmanager können neue Zugänge relativ einfach erstellen und berücksichtigen dabei nur selten, die für jeden Nutzer fälligen Gebühren. Die Kosten steigen so von Quartal zu Quartal. Der Trend zur Cloud wird auch von Softwareanbietern mehr und mehr forciert, was über kurz oder lang zu hybriden und hochkomplexen IT-Portfolios führt. Die Optimierung von Microsoft Office 365 beispielsweise muss sowohl SaaS als auch On-Premise abdecken. Bei Herstellern wie Salesforce wiederum heißt es, alle Module zu berücksichtigen, z. B. die Kontakte in der Salesforce Marketing Cloud und die Salesforce App Exchange.

Das SaaS-Management hinkt dieser Entwicklung hinterher. Laut State of ITAM Report 2022 von Flexera tracken und optimieren nur 34% von Unternehmen die Nutzung von SaaS. Wer hier Kosten reduzieren will, sollte die 80/20-Regel beherzigen und sich auf die Big Player im SaaS-Portfolio konzentrieren, die sich in der Regel an einer Hand abzählen lassen.

4. Wie kontrolliert man die Cloud? 

Public Cloud, Private Cloud oder Hybridmodelle – die Cloud sorgt für Komplexität und macht die Kostenabrechnung zum Rätselspiel. Gute Cloud-Governance-Praktiken sind hier Gold wert. Dazu gehört eine detaillierte Aufschlüsselung von Rechnungsdaten nach Anbieter, Kostenstelle, Anwendung und Benutzer. Lösungen mit Rule-Based Dimensions(RBD)-Funktionen gehen noch ein Stück weiter und ermöglichen individuelle Ansichten, die mehrere Konten, Anbieter, Projekte oder Kostenstellen zusammenfassen. So lassen sich Cloudkosten sinnvoll gruppieren und analysieren.

In diesem Zusammenhang gewinnt Showback bzw. Chargeback an Bedeutung. Während Showback lediglich anzeigt, wie stark die Cloud-Ressourcen von Nutzern in Anspruch genommen wurden, gibt Chargeback darüber hinaus an, wie viel die Nutzung (oder Nichtnutzung) kostet. Mehr und mehr Unternehmen teilen diese Informationen mit Anwendern, um zu einem „nachhaltigeren“ Umgang der Cloud anzuspornen.