So klappt es mit der Digitalisierung bei Zeiterfassung und Projekt-Controlling

Viele Unternehmen stehen derzeit vor der Herausforderung Unternehmensprozesse zu digitalisieren. In projektorientierten Unternehmen gilt dies gerade auch für die Prozesse Zeiterfassung, ProjektControlling und Rechnungsstellung.

Die Gründe sind vielfältig, die generelle Herausforderung lautet aber in den meisten Fällen: Wo fange ich an?

Corona, NewWork, EuGH-Urteil, XRechnung: Der Digitalisierungsdruck steigt

Lange Zeit sah es so aus, als ob sich deutsche Unternehmen nur zögerlich an das Thema Digitalisierung heranwagen. „Never change a running system!“ bzw. „Das haben wir doch schon immer so gemacht“ lautete häufig die Devise. Mittlerweile gibt es aber eine Vielzahl unterschiedlichster Gründe, weshalb Unternehmen auch hierzulande förmlich „gezwungen“ sind, sich mit der Digitalisierung ihrer Geschäftsprozesse auseinanderzusetzen.

Als häufigster Grund genannt werden die Auswirklungen der Corona-Krise: Pandemiebedingte Vorgaben und Maßnahmen wie Abstandsregeln im Unternehmen, Homeoffice-Pflicht und Reiseverbote lassen sich mit traditionellen Geschäftsprozessen, in deren Mittelpunkt das persönliche miteinander Reden und Arbeiten sowie der lokale Zugriff auf Unternehmensinformationen und -dokumente steht, schlicht nicht bewältigen. Und so führte Corona in vielen Fällen zu einer „Zwangsdigitalisierung“, die wie oft im Leben eine gute und eine schlechte Seite hat. Die schlechte Seite zuerst: Viele Unternehmen mussten so schnell auf die Vorgaben reagieren und waren so schlecht aufgestellt, dass die Digitalisierung „ad hoc“ anstatt „strategisch geplant“ erfolgte. Die gute Seite: Die Unternehmen haben in der Nach-Corona-Zeit die Möglichkeit, die getroffenen Maßnahmen nochmals zu überprüfen und zu optimieren, um am Ende als digitalisiertes Unternehmen besser auf zukünftige Herausforderungen vorbereitet zu sein.

Neben Corona gibt es aber eine ganze Reihe weiterer Gründe und Aspekte, aus denen sich Unternehmen in Richtung Digitalisierung weiterentwickeln müssen. An dieser Stelle seien nur drei Beispiele genannt.

Bereits vor Auftreten der Corona-Pandemie wurde intensiv über neue Arbeitsformen diskutiert: Stichwort New Work. Im Mittelpunkt stand dabei die Möglichkeit für den Arbeitnehmenden, Arbeitsort und Arbeitszeit frei zu wählen, und auch mobil oder von zuhause arbeiten zu können. In projektorientierten Unternehmen spielt gerade das mobile Arbeiten bereits seit vielen Jahren eine zentrale Rolle. In vielen Unternehmen gibt es die so genannte „4:1 Beraterwoche“: Vier Tage vor Ort beim Kunden, ein Tag im Büro oder Home Office. Eine zeitnahe und damit präzise Zeiterfassung ist in diesen Fällen nur möglich, wenn der Prozess digitalisiert erfolgt und die dafür erforderlichen Informationen und Unterlagen nicht manuell erfasst und/oder archiviert werden müssen. Und auch ein projektübergreifendes Projekt-Controlling wird deutlich erschwert, wenn dafür erst unzählige Projektlisten und Aufzeichnungen durchforstet werden müssen.

Ein weiterer Grund, weshalb sich viele Unternehmen derzeit zwangsläufig mit dem Thema Digitalisierung der Zeiterfassung beschäftigen müssen, ist das EuGH-Urteil vom 14. Mai 2019. In diesem viel zitierten Urteil hatte der EuGH die Mitgliedsstaaten aufgefordert, Regelungen zu erlassen, mit denen sie die Arbeitgeber verpflichten, ein System einzurichten, mit dem die tägliche Arbeitszeit gemessen werden kann. Mittlerweile berufen sich erste Gerichte in Deutschland auf dieses Urteil und fordern vom Arbeitgeber eine digitalisierte Form der Zeiterfassung.

Und noch ein „Digitalisierungstreiber“, dieses Mal im Bereich Abrechnung von Projektzeiten: Mit Inkrafttreten des E-Rechnungsgesetzes sind alle öffentlichen Auftraggeber (Staat, Länder, Kommunen) seit 27. November 2020 zum Empfang und zur Weiterverarbeitung von Rechnungen in elektronischer Form verpflichtet., Stichwort: XRechnung. Andere Formate dürfen seit diesem Zeitpunkt nicht mehr akzeptiert werden.

Digitalisierung bei Zeiterfassung und Projekt-Controlling: Die Strategie der kleinen Schritte

Unternehmen, die sich derzeit Gedanken über die Digitalisierung der Prozesse in den Bereichen Zeiterfassung und Projekt-Controlling Gedanken machen, sollten zuerst einmal überlegen, wie es gelingt, in kleinen Schritten vorzugehen und nicht gleich den großen „Digitalisierungswurf“ zu planen. Corona hat gezeigt, dass Unternehmen, die quasi über Nacht zur Digitalisierung gezwungen waren, um ihren Geschäftsbetrieb aufrecht zu erhalten, mittlerweile vor der fast noch größeren Herausforderung stehen, „Kinderkrankheiten“ auszumerzen.

Ein erster Digitalisierungsschritt im Bereich Zeiterfassung könnte darin bestehen, die guten alten Excel-Listen“ durch eine professionelle Zeiterfassungslösung abzulösen. Dabei sollte vor allem darauf geachtet werden, dass diese Lösung cloudbasiert betrieben werden kann und/oder mobile Apps zur Verfügung stellt. Denn so ist dann auch ein orts- und zeitunabhängiger Zugriff auf die Anwendung und die damit bearbeiteten Informationen und Dokumente möglich. Da diese Lösungen in der Regel den Mitarbeitenden eine bessere User Experience bieten als eine Excel-Tabelle, erhöht die Akzeptanz im Unternehmen.

Ähnliches gilt für den Bereich Projekt-Controlling: Eine professionelle Softwarelösung ermöglicht es dem Projektmanagement bzw. der Geschäftsleitung, sich per Mausklick einen stets aktuellen Überblick über die laufenden Projekte zu verschaffen. Dabei geht es zum einen über den aktuellen Projektstatus und die Mitarbeiterauslastung bei den entsprechenden Projekten, aber natürlich auch die Abrechnung der bereits geleisteten Projektarbeitsstunden.

Aus diesem Grund macht es auch Sinn, Zeiterfassung, Projekt-Controlling und Abrechnung miteinander zu integrieren. Damit können die in der Zeiterfassung dokumentierten Zeiten automatisch in die Abrechnung übernommen und an den Kunden weitergeleitet werden. Und wenn es sich dabei um einen öffentlichen Auftraggeber handelt, sollte die Abrechnungslösung auf jeden Fall das XRechnungFormat unterstützen.

Digitalisierung bei Zeiterfassung und Projekt-Controlling mit ZEP

Wichtigster Baustein bei einer Digitalisierungsstrategie Lösung wie ZEP, die Digitalisierung überhaupt erst möglich macht und erste Digitalisierungsschritte erleichtert.

Wichtige Funktionen dabei sind

• Ein modularer Aufbau, der einen schrittweisen Einstieg ermöglicht
• Cloudbasiertes Betriebsmodell und mobile Apps für orts- und zeitunabhängiges Arbeiten 
• Umfassende Reporting- und Dokumentationsfunktionen, auf die ebenfalls orts- und zeitunabhängig zugegriffen werden kann.

Ein Überblick über die ZEP-Module steht auf der ZEP-Webseite zur Verfügung