Thought Leadership
Nicht wenige Unternehmer aus dem Mittelstand scheuen notwendige Bemühungen im Bereich Digitalisierung und Automatisierung, weil diese häufig als Mammutprojekte dargestellt und eben auch empfunden werden. Das ganze Unternehmen auf den Kopf zu stellen und beinahe alle Prozesse anzupacken macht eben auch ein bisschen Angst.
Der große Vorteil an Robotic Process Automation (RPA) ist aber glücklicherweise, dass man direkt mit sehr kleinen Schritten beginnen kann, um daraus zu lernen und nach und nach die Automatisierung voranzutreiben. Wir möchten Ihnen heute skizzieren, wie das gehen könnte.
Geeignete Prozesse identifizieren
Auch wenn Sie klein anfangen, sollten Sie vorab einen Schritt zurücktreten und betrachten, an welcher Stelle Sie die Automatisierungsschraube als erstes ansetzen. Ideal wäre ein Prozess, der sich gut isoliert betrachten und anschließend auch evaluieren lässt. Umso verzahnter ein Prozess mit anderen Prozessen ist, umso stärker ist er von Variablen abhängig, auf die die RPA Lösung keinen Einfluss hat. Zusätzlich sollte der Prozess natürlich einfach, regelbasiert und wiederholbar sein, ohne dass dabei kreative oder nachbessernde Eingriffe nötig sind. Zur Veranschaulichung zeigen wir Ihnen im Folgenden einige typische Bereiche mit geeigneten Prozessen, die sehr häufig und quer durch alle Branchen vorkommen.
Beispiel: Buchhaltung
Viele Buchhaltungsprozesse sind recht simpel und wiederholen sich Monat für Monat. Sie können aber auch sehr zahlreich sein und wertvolle Arbeitskraft binden, obwohl die Aufgaben selbst repetitiv und – kurz gesagt – wenig anspruchsvoll und eher langweilig sind. Um Mitarbeiter von dieser Last zu befreien und zugleich RPA Lösungen zu testen, eignen sich Buchhaltungsprozesse also bestens für den ersten Automatisierungsschritt. RPA Bots können Rechnungsinformationen erkennen, weiterleiten, verbuchen oder entsprechende Mails an andere Abteilungen, Kunden oder Zulieferer schicken. Das alles passiert sehr viel schneller als bei der manuellen Bearbeitung, vor allem aber fehlerfrei. Während Menschen bei monotonen Tätigkeiten schnell Fehler machen, bearbeitet ein Bot die letzte Rechnung des Tages ebenso konzentriert wie die allererste.
Beispiel: Lagerverwaltung
Ein weiterer sehr daten- und prozessintensiver Bereich ist die Lagerverwaltung – vor allem im Handel oder im produzierenden Gewerbe. Immer wieder müssen hier die passenden Informationen herausgefiltert und weiterverarbeitet werden. Das ist für menschliche Mitarbeiter sehr zeitraubend und natürlich auch sehr redundant. Ein RPA Bot kann Informationen zu Lieferungen, Bestellungen und Beständen schnell und effizient abrufen und weiterleiten. Vor allem die Schnelligkeit gibt anderen Abteilungen einen Zeitvorteil. Wer in Echtzeit seinen Bestand abfragen und im Bedarfsfall mit Nachbestellungen reagieren kann, bevorteilt damit andere Prozesse, etwa in Vertrieb oder Einkauf.
Beispiel: Kundenservice
Die Interaktion mit Kunden ist ein Bereich, in dem am ehesten Anspruch und Abwechslung herrschen. Das gilt aber nur für den unmittelbaren Kundenkontakt und meist auch nur bei spezifischen Anliegen. Regelbasierte und sich wiederholende Prozesse gibt es aber auch hier zuhauf. Denken Sie nur an die Lieferscheine und Kundenbegleitschreiben, die als Versanddokumente auch zum Kundenservice zählen. RPA Lösungen können die notwendigen Informationen aus Buchhaltungsdateien extrahieren und in die besagten Dokumente einfügen – schnell, ohne Fehler und unter Zuhilfenahme der bereits existenten Softwarelösungen. Denn – und das ist ein weiterer Vorteil – RPA muss nicht extra in die bestehende IT implementiert werden, sondern agiert wie ein menschlicher Nutzer mit Maus und Tastatur in der bereits vorhandenen Arbeitsumgebung.
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