Veranstaltungen werden zu sozialen Netzwerken

Virtuelle Veranstaltungen haben keine geographischen Grenzen. Das Event von Morgen wird dies gezielt nutzen. Über den Veranstaltungszeitraum hinaus werden Besucher*innen mithilfe von Online Plattformen das ganze Jahr über in Kontakt treten. Ziel ist es, eine Community um die Veranstaltung herum aufzubauen.

Durch die Coronakrise haben sich viele Grenzen verschoben, insbesondere in den digitalen Raum. Die Eventbranche hatte sich lange Zeit einer tiefgreifenden Digitalisierung entzogen. Aufgrund der fehlenden Kapazitäten in diesem Bereich sagten die Organisatoren viele Veranstaltungen zunächst ab. Schnell wurde auch klar, dass es nicht ausreicht, Bilder und Inhalte einfach auf Bildschirme zu übertragen. Die Gefahr dabei ist, dass sich die Teilnehmer*innen aus virtuellen Events „auszuloggen“, sobald sie das Interesse verlieren.

Die Veranstaltungsindustrie stand vor Veränderungen. Damit virtuelle Events funktionieren können, müssen sie die Erwartungen der Besucher*innen von klassischen Veranstaltungen erfüllen: Informationsbeschaffung und Networking. Die Organisatoren*innen von Messen, Konferenzen, Konzerten und Seminaren standen damit vor großen Herausforderungen.

Informationsbeschaffung: Die Vorteile vom virtuellen Raum verstehen und richtig nutzen

Wie können Veranstaltungen trotz der Hygienevorschriften stattfinden und den gleichen Erfolg erzielen? Das erste Schlüsselwort ist die Informationsbeschaffung.

Der größte Vorteil von virtuellen Events ist, dass Besucher*innen und Austeller*innen keine Reise mehr in Kauf nehmen müssen und Kosten für Raummiete und Verpflegung für die Veranstalter*innen wegfallen. Es gibt weder eine Zeitbegrenzung noch eine Deckelung der Besucherzahl. Vor der Krise konzentrierten sich Veranstaltungsplaner.innen auf Logistik und Catering. Jetzt können sie ihre Zeit und Energie darauf konzentrieren, wertvolle Inhalte bereitzustellen. Diese können sie in unterschiedlichster Weise präsentieren: Artikel, Videos, Kommentare, Reportagen.

Das Angebot von Veranstaltungen wird sich stark verändern. 80 % der Interaktionen wird auf virtuellen Eventplattformen stattfinden, auf denen sich die Besucher*innen über den Inhalt der Veranstaltung informieren und ihr Wissen über das Thema vertiefen können. Die gewonnene Zeit und die bereitgestellten Informationen tragen zu einem effizienteren Event bei, insbesondere was Businessfragen angeht. 80 Prozent der Businessdeals werden während dieser Phase vor der eigentlichen Veranstaltung abgeschlossen.

Die restlichen 20 % bestehen dann aus der eigentlichen Veranstaltung, also dem physischen Treffen, das mit weniger Personen vor Ort stattfindet und auf Livestreams an eine unbegrenzte Anzahl von Zuschauern*innen übertragen wird. Auch während des eigentlichen Events ist es möglich, sich frei im virtuellen Raum zu bewegen, einen Livestream zu verlassen und an einer zur gleichen Zeit stattfindenden Debatte teilzunehmen. Diese hybriden Events sind die Veranstaltungen von morgen.

Networking und die Macht von Community

Die Zukunft liegt also in hybriden Happenings mit interessanten Inhalten. Das zweite Augenmerk liegt wie gesagt auf dem Begriff der Community. Diese soll durch gezieltes Networking entstehen. Mithilfe von sogenannten Matchmaking Funktionen, dank Künstlicher Intelligenz, gelangen die Nutzer*innen der Plattform zu den für sie interessanten Gesprächspartnern, zum Beispiel anhand von überlappenden Interessen. Durch Chat- und Videofunktionen auf den besagten Plattformen können die Teilnehmer*innen sich im Vorhinein austauschen, interessante Gespräche führen und Geschäftsbeziehungen knüpfen.

Im Laufe des Jahres vor der eigentlichen Veranstaltung bereichern die Nutzer*innen die Plattformen mit Inhalten. Informationen können erstellt, geteilt, geliked und kommentiert werden. So entsteht eine Vielzahl von kleineren Gruppen, die sich für ein spezielles Thema interessieren und dessen Mitglieder ihr Wissen in einem Chat oder Gruppenanruf vertiefen. Die Organisatoren erfahren dadurch viel über Besucherverhalten- und interessen und können die Inhalte der Veranstaltung abändern sowie das Angebot von Seminaren, Konferenzen und Debatten, sowie die Themenauswahl an das Bedürfnis der Teilnehmer*innen anpassen.

In einem Jahr werden voraussichtlich mehr Menschen im Home Office sein als vor der Krise. Soziale Isolation wird verstärkt auftreten. Spätestens mit der Coronakrise, mussten wir feststellen, dass uns echte Begegnungen und regelmäßige soziale Kontakte fehlen und diese Auswirkungen auf unser Wohlbefinden haben. Online Networking ist zwar nicht das Gleiche wie ein gemeinsames Kaffeetrinken oder Händeschütteln, aber es bringt uns mit Gleichdenkenden zusammen und gibt uns das Gefühl von Zugehörigkeit. Virtuelle Begegnungen werden reelle niemals ersetzen können. Sie können hingegen reale Treffen bedeutungsvoller und prägnanter machen, weil der Kontakt schon vor dem Treffen aufgebaut und gepflegt werden konnte.

Konkrete Umsetzung dank neuer Akteure in der Eventbranche

Die französische Eventplattform Swapcard hat die Stärken und Schwächen von virtuellen Events erkannt und innerhalb kürzester Zeit Antworten auf die aktuellen Fragen in der Eventbranche gegeben. Die Bereitstellung qualitativer Informationen und gezieltes Networking durch Künstliche Intelligenz im Rahmen von virtuellen und hybriden Veranstaltungen zählen zum zentralen Angebot Swapcards.

Swapcard konnte im vergangenen Jahr eine Wachstumsrate von 400 % vorweisen. Zwischen Juli und Dezember 2020, organisierte die Plattform 1.500 Events mit 2,5 Millionen Teilnehmer*innen. Die dadurch gewonnen Informationen halfen herauszufinden, was virtuelle Veranstaltungen zum Erfolg bringen kann. Es hat sich nichts an dem Bedürfnis der Besucher*innen geändert, sondern an den Methoden.

Hybride Events bieten neue Gelegenheiten für die Veranstalter und Swapcard hilft Ihnen diese richtig zu nutzen. Die neue Generation von Veranstaltungen wird sich auch nach der Krise durchsetzen – das Beste aus virtuellen und klassischen Veranstaltungen.