Corona deckt Digitalisierungsdefizite auf

Mit der Corona-Pandemie hat die Digitalisierung in den Unternehmen an Bedeutung gewonnen. Doch der Nachholbedarf ist enorm – auch und besonders bei ERP Softwarelösungen. ERP-Software ist gefragt – vermehrt bei Mittelstand und KMUs.

Die Systeme unterstützen nachhaltig alle Transaktionen und Prozesse in den Unternehmen, in Institutionen, Behörden und nicht zuletzt im Gesundheitswesen. Entsprechend hoch war in den vergangenen Jahren der Bedarf an solchen Software-Lösungen.

Die wirtschaftlichen Auswirkungen durch die Corona Pandemie hat allerdings auch bei den ERP-Anbietern Spuren hinterlassen: Die Auftragslage könnte durchaus besser sein. Das registrieren Hersteller und Branchenverbände gleichermaßen. Laut einer Bitkom-Umfrage spüren 41 Prozent der deutschen Business Software Anbieter bereits Auswirkungen im Neu- und Bestandskundengeschäft, 60 Prozent der Anbieter rechnen mit einem Zeitraum von mindestens sechs Monaten bis zur Normalisierung, vor allem beim Neukundengeschäft.

Trotzdem können laut den Marktbeobachtern von Statista die Anbieter von ERP-Software 2021 wieder mit einem Umsatzplus auf knapp zwei Milliarden Euro hoffen – nach etwa 1,88 Milliarden im Jahr 2019. Ebenso kommt die Hamburger Unternehmensberatung SoftSelect GmbH zu dem Schluss, dass der Corona-bedingte Umsatzrückgang 2021 teilweise wieder aufgeholt wird, auch weil die Pandemie deutliche Defizite bei dem digitalen Reifegrad zutage befördert hat.

Den Prognosen fürs kommende Jahr kann sich Michael Kempf, Vorstandsvorsitzender der MKS AG, einem Anbieter für ERP-Software aus Friedrichshafen am Bodensee, durchaus anschließen. Rechnet er doch damit, dass ungeachtet der Pandemie-bedingten gesamtwirtschaftlichen Delle, die Digitalisierung in den Firmen Fahrt aufnehmen wird, „die sonst so nicht stattgefunden hätte“. Beispielsweise bei der Optimierung digitaler Infrastrukturen, die erst mit einem ERP-System als zentrale Schaltstelle für Informationen im Unternehmen möglich ist. Auf jeden Fall wird, „so schlimm dies klingen mag, Corona der IT-Branche zu mehr Schwung verhelfen – und unsere Kunden und MKS gestärkt aus der Krise hervorgehen“.

Voraussetzung sei aber, dass vor allem kleinere und mittlere Unternehmen auf ERP-Softwarelösungen umstellen würden; insbesondere die Dienstleistungsbranche und produzierenden Firmen. Gleichwohl verspüren die ERP-Anbieter noch zu viel Zurückhaltung bei den potenziellen Kunden. Kempf führt das zögerliche Verhalten im Wesentlichen auf Unsicherheit und mangelndes Wissen zurück. „Unsicherheit, ob nach einer Umstellung noch alle Prozesse wie gewohnt funktionieren, selbst wenn die Funktionen schon eingeschränkt waren und mangelndes Wissen über Aufwand und Kosten, die mit der Einführung eines ERP-Systems oder auch für Software und Implementierung verbunden sind.“

Es gilt: Je besser die Auftragslage, je mehr die Unternehmen ausgelastet sind, desto eher stellen Unternehmen solche Themen erst einmal zurück. Aber irgendwann wird der Handlungsdruck, die Digitalisierung der Prozesse voranzutreiben, so groß, dass sich eine Umstellung nicht länger rausschieben lässt.

Abbildung: Projektphasen (Quelle: MKS)

Die Zeit zum Umdenken drängt

Für ERP-Spezialisten steht außer Frage, dass gerade die kleinen und mittleren Unternehmen von Enterprise Resource Planning profitieren würden; nicht zuletzt um ihre Unternehmensprozesse zu optimieren und damit Kosten zu sparen. Umso mehr stellt sich die Frage, ob den Firmen nicht langsam die Zeit davon läuft.

Der MKS-Vorstand baut dabei auf „die jetzige Krise, die ein prinzipielles Umdenken in Gang gesetzt hat. Viele Firmen haben erkannt, dass die Flexibilität von Homeoffice und Arbeitsplatz im Unternehmen in Zukunft selbstverständlich sein wird. Außerdem nimmt durch den weiter anhaltenden Fachkräftemangel – und das nicht nur in der ITK-Wirtschaft – der Handlungsdruck zu.“ Deshalb wären viele Unternehmen froh, wenn sie den Schritt in Richtung ERP schon früher getan hätten. „Dazu zähle ich auch Systemhäuser und andere IT- und TK-Unternehmen, wenngleich hier die Bereitschaft zur Prozessoptimierung nicht nur höher ist, sondern auch früher eingesetzt hat.“

Wie hilfreich ERP sein kann, führt Kempf am Beispiel von MKS Goliath.NET an, das unter anderem auch mit Funktionen wie integrierte Scanfunktion, Telefonie und Outlookintegration beispielsweise die Arbeit von zu Hause aus spürbar erleichtere.

In der Tat zeigte sich mit dem Ausbruch der Corona-Pandemie, wie wichtig die Digitalisierung im Allgemeinen und die Möglichkeit im Homeoffice arbeiten zu können im Speziellen ist. So hat der Bitkom in einer im November 2020 veröffentlichten Umfrage unter mehr als 600 Unternehmen festgestellt, dass mit der Pandemie für 84 Prozent der Befragten die Digitalisierung für das eigene Unternehmen an Bedeutung gewonnen hat. Mehr noch: „Unternehmen lassen sich über Corona hinaus gegen Krisen immunisieren, indem sie konsequent digital aufgestellt werden“, fügt Bitkom-Präsident Achim Berg hinzu. Gleichwohl hat die weltweite Epidemie die deutsche Wirtschaft hart getroffen. Etwa zwei Drittel der befragten Unternehmen seien nach eigenen 

Angaben bisher schlecht bis sehr schlecht durch die Krise gekommen. Nur elf Prozent gaben an, eher gestärkt oder gar deutlich gestärkt aus der Pandemie hervorgehen zu können.

Prozesse effizienter abarbeiten

Für MKS-Chef Kempf (im Bild) sei es deshalb notwendig, dass viele Arbeitgeber sich nicht zuletzt durch die Corona-Pandemie gezwungen sehen, über die Optimierung ihrer digitalen Infrastruktur Gedanken zu machen. „ERP-Systeme bieten sich als zentrale Schaltstelle für Informationen im Unternehmen an. So kann, um dem Fachkräftemangel zumindest ein wenig entgegen zu wirken, über ein solches System Wissen zentral gespeichert werden. Weitere Vorteile sind beispielsweise flexiblere Arbeitszeiten, da jederzeit Zugriff auf alle Daten besteht, oder auch die Reduzierung von Vorgängen, die unnötige Ressourcen verschwenden. Ein weiterer ganz wichtiger Faktor ist die Effizienzsteigerung der Prozesse, in deren Folge mehr Zeit für andere wichtige Tätigkeiten bleibt.“

Wie alle prozessoptimierenden Softwareprodukte werden auch die ERP-Systeme von weiteren innovativen Entwicklungen geprägt sein. Als ein bereits praktiziertes Beispiel führt Kempf Cloud Computing an, durch das gewährleistet sei, dass jederzeit von überall der ungehinderte Zugang zu allen benötigten Informationen und Daten sichergestellt werde. Damit einher gehe auch die fortschreitende Mobilität. Zudem werde in den kommenden Jahren das Thema KI beim Einsatz von ERP eine wesentliche Rolle einnehmen; nicht nur bei der Bearbeitung von Routinearbeiten, sondern vor allem auch bei anspruchsvollen Aufgaben und Logistikprozessen.

Höhere Effizienz – geringere Kosten

Die entscheidenden Vorteile eines ERP-Systems sind vor allem:

• Erhöhte Automatisierung und Digitalisierung führen zur kürzeren Bearbeitungszeiten
• daraus ergeben sich Kostenersparnisse bei Personal und Verwaltung
• die Durchlaufzeiten von Arbeitsprozessen und Betriebsabläufen wird deutlich verringert
• die Datenverwaltung mit Qualität und Quantität wird nachweislich verbessert
• die Zusammenarbeit über Arbeitsinseln, Gruppen- und Abteilungsgrenzen hinaus wird intensiviert
• der gesamte Informationsfluss im Unternehmen wird durch die Zentralisierung auf einer einzigen Plattform optimiert
• strukturelle Schnittstellen bei Organisation, Verwaltung und Technik werden überwunden beziehungsweise vermieden

Kostenfaktoren eines ERP-Projektes

• Bei einem ERP-Projekt ist es wichtig, in der Kalkulation alle Kostenarten zu berücksichtigen:
• Hardwarekosten
• Lizenzgebühren
• Personalkosten
• Schulungskosten
• Beratungskosten
• Kosten der individuellen Softwareanpassung

Ein Video über die Einführung eines ERP-Systems finden Sie hier.

Wolfgang Kühn, freier Journalist