Strecke vor Geschwindigkeit – Wie gelingt nachhaltiger RPA-Betrieb?

Bereits seit einigen Jahren hält die Automatisierung Einzug in die administrativen Bereiche von Unternehmen unterschiedlichster Branchen. Insbesondere Routinetätigkeiten und wiederkehrende Arbeiten lassen sich mithilfe von Robotic Process Automation (RPA) teil- oder sogar vollautomatisieren.

„Dies führt dazu, dass sich Mitarbeiter auf wertgenerierende Tasks konzentrieren und ihre Zeit sinnvoller einsetzen können“, erklärt Alexander Steiner, Chief Solution Architect der meta:proc GmbH. Dabei lässt sich auf der bestehenden IT-Systemlandschaft weiterarbeiten, ohne aufwändige Schnittstellen programmieren zu müssen. „Um allerdings die vielseitigen Möglichkeiten mit diesen Software-Robotern langfristig zu erschließen, erweist sich eine nachhaltige Einführung als unerlässlich“, weiß Steiner. „Dabei stellt sich der unternehmensweite Start von automatisierten Prozessen nicht als Sprint dar, sondern ähnelt eher einem Marathon.“ 

Vorbereitung als Teamarbeit

Jede erfolgreiche RPA-Initiative beginnt mit einer Bestandsaufnahme der im Unternehmen bereits implementierten Prozesse. Genaue Dokumentation dieser Muster mit allen Varianten und Details bildet eine solide Grundlage für die nachfolgende Automatisierung. Bei dieser Inventur helfen automatisierte Erkennungswerkzeuge, denen auch versteckt ablaufende Systemprozesse und Defizite in der aktuellen IT-Landschaft nicht entgehen. „Mindestens genauso wichtig erscheint es, Feedback von Anwendern und Prozessteilnehmern einzuholen“, so der Experte. „Mit welchen Abläufen sind die Anwender zufrieden? Wo läuft etwas nicht so, wie es sollte? Team-Meetings, eine Feedback-Mailbox oder eine Kontaktperson können helfen, Vorbehalte gegenüber der Automatisierungstechnologie abzubauen und ein besseres Verständnis für die durch RPA realisierbaren Vorteile zu erlangen.“ So lässt sich eine klare Vorstellung davon entwickeln, an welchen Stellen im Unternehmen sich der Einsatz von Robotic Process Automation als sinnvoll herausstellt, und gleichzeitig ein Rückhalt für das Thema bei den Mitarbeitern generieren.  

Von der Kunst der kleinen Schritte

„Auch wenn die Versuchung groß sein mag, auf Anhieb mit der Automatisierung loszulegen, lohnt es sich, die Abläufe vorerst zu verfeinern“, erklärt Steiner. „Denn laufen Prozesse insgesamt nicht reibungslos, macht RPA sie nicht besser, höchstens schneller.“ Vor dem eigentlichen Beginn spielen Anwender daher Abfolgen in mehreren Varianten außerhalb des produktiven Betriebs durch, um dadurch Optimierungspotenziale zu entdecken und im nächsten Schritt zu realisieren. „Es stellt sich als empfehlenswert heraus, sich zunächst auf kleinere, unkritische Verfahren zu konzentrieren, anstatt gleich zum großen Wurf auszuholen. Geschäftsunkritische Prozesse, zu denen sich aber in der Vergangenheit viele Anwender unzufrieden äußerten, stellen sich als die idealen Optimierungskandidaten dar“, empfiehlt der meta:proc Chief Solution Architect.

Ein im Anschluss aufgesetzter Pilot testet die optimierten Abläufe dann unter realen Praxisbedingungen – die dabei gemachten Erfahrungen erlauben weitere Kommunikation innerhalb der Organisation und dienen zur Ausarbeitung weiterer Anwendungsfälle. Jeder Workflow beginnt mit einem Prozessziel, welches definiert, warum ein bestimmter Vorgang ausgeführt wird und welche Bedingungen erfüllt sein müssen. Zeigt sich jeder einzelne Verfahrensschritt in einem Prozessdiagramm festgelegt und haben alle Mitarbeiter ihre Rollen gefunden, erfolgt die Implementierung des Gesamtvorganges als automatisierter, ausführbarer Workflow.

Mit DevOps zum Erfolg

Robotic Process Automation optimiert zwar die Workflows, die Software-Roboter können sich allerdings nicht selbst evaluieren. „Um die Qualität der Prozessoptimierung und den Erfolg der RPA-Initiative zu messen, sollten sich Anwender grundlegende Fragen stellen“, erläutert Steiner und führt aus: „Generieren die automatisierten Methoden in der Praxis den Mehrwert, den man sich von ihnen erhofft hatte? Kommt es zu den geplanten Effizienz-, Zeit- und Einsparungsgewinnen? Gibt es ungeplante Nebeneffekte, die den Erfolg teilweise kompromittieren, und sollte der Einsatz gegebenenfalls neu konzipiert werden?“

Dabei lässt sich diese Erfolgskontrolle nie als vollständig abgeschlossen ansehen. „Auch wenn die Resultate zunächst positiv ausfallen, sollten Mitarbeiter diese Beaufsichtigung in regelmäßigen Abständen durchführen“, erklärt der Experte. Da sich realisierte Projekte und die darin einbezogenen Anwendungen verändern können, fallen außerdem Wartungsarbeiten an den Prozessen an. Dieses Zusammenspiel von Entwicklung (Dev) und Betrieb (Ops) erweist sich als Schlüsselkompetente bei der erfolgreichen und nachhaltigen Einführung von RPA. Glücklicherweise generiert eine typische Nutzung von Software-Bots bereits einen Großteil für deren Optimierung notwendigen Informationen – quasi als Nebenprodukt. So unterstützt RPA den DevOps-Prozess out of the box.