Thought Leadership
Die Verteilung sowie Bereitstellung von physischen oder elektronischen Dokumenten und Informationen stellt einen der bedeutendsten Kernprozesse in Unternehmen dar. Johannes Hesel, Leiter Corporate Output Management, bei SEAL Systems, spricht mit Ulrich Parthier, Herausgeber it management, über mobiles und sicheres Drucken.
Herr Hesel, Output Management ist für jedes Unternehmen ein Thema, doch was genau versteht man darunter?
Johannes Hesel: Im Arbeitskreis Output Solutions des Bitkom sitzen etwa 30 Unternehmen. Jedes davon würde Ihnen diese Frage etwas anders beantworten. Wir sind uns aber alle einig, dass es beim Output Management darum geht, die Verteilung von Informationen und Dokumenten bzw. die Prozesse rund um dieses Thema zu optimieren. Plakativ gesagt sorgen Output Management Lösungen dafür, dass Sie die richtige Information zur richtigen Zeit, am richtigen Ort, in der richtigen Form vorliegen haben. Und das mit minimalem Aufwand.
Wie funktioniert das?
Johannes Hesel: Typischerweise stellen Output Management Lösungen Schnittstellen zur Verfügung, die aus den Applikationsumgebungen, aus denen die Informationsverteilung stattfinden soll, die Informationen und Dokumente entgegennehmen. Anschließend bereiten sie diese zentral auf, um sie dann im idealen Format für den gewählten Kommunikationskanal zu verteilen.
Ihre Lösung für das Output Managament ist PLOSSYS netdome. Wodurch unterscheidet sich diese Engine von klassischen Systemen?
Johannes Hesel: Hier kommt es darauf an, was Sie unter einem „klassischen System“ verstehen. Meinen Sie damit „Drucken mit dem Windows Standard und mit Windows Printservern“, dann lautet meine Antwort, dass wir 98 Prozent der Geräte eines Unternehmens mit einem einzigen Druckertreiber ansteuern können, ohne dass Sie dabei auf eine gerätespezifische Abbildung im Druckdialog von Windows verzichten müssen. Verstehen Sie unter einem klassischen System das Drucken über den SAP Spooler, würde ich antworten, dass wir auch aus SAP heraus nahezu alle Ausgabeplattformen über einen generischen Druckertyp abbilden. Gleichzeitig reduzieren wir damit den Aufwand für die Formularentwicklung deutlich, während Sie innerhalb von SAP jederzeit den Status Ihres Druckauftrages verfolgen können. Und zwar so lange, bis wirklich Papier am Drucker liegt.
Generell sorgen wir mit unserem Ansatz dafür, dass sich der Verwaltungsaufwand rund um das Thema Drucken verringert. Drucker müssen beispielsweise nur noch einmal an einer zentralen Stelle eingerichtet werden und werden dann auf Knopfdruck automatisch in SAP, Windows und in PLOSSYS zur Verfügung gestellt. Ein zentrales Monitoring hilft den Administratoren und dem User Helpdesk beim managen einer verteilten Ausgabeumgebung. Der wesentliche Vorteil unseres Ansatzes ist jedoch, dass wir komplett applikations- und herstellerunabhängig arbeiten. Wir liefern eine Corporate Output Management Plattform, über die alle Ausgabeanforderungen eines Unternehmens abgewickelt werden können. Erst kürzlich war ich bei einer großen europäischen Behörde, die vor drei Jahren unsere Lösungen eingeführt hat. Dort hat man mir gesagt, dass einer der größten Vorteile unseres Produkts darin gesehen wird, dass man zukünftig nicht mehr von einzelnen Druckerherstellern abhängig ist und dass man es geschafft hat, mit unserer Engine zehn bis zwölf Bestandslösungen abzulösen.
Wie können dabei Druckbedarfe, verschiedene Endgeräte und Geräteplattformen effizient kombiniert werden?
Johannes Hesel: Ein Aspekt sind dabei die oben erwähnten standardisierten Integrationen in die verschiedenen Applikationsebenen. Und natürlich auch die integrierten Konvertierungslösungen in unserer Output Management Plattform mit denen sich unterschiedlichste Applikationen sehr einfach mit allen Ausgabekanälen verbinden lassen. Beim Thema Effizienzsteigerung in den Ausgabeprozessen fällt mir aber noch etwas ganz anderes ein: Es gibt viele Geschäftsprozesse, die Ausgaben aus unterschiedlichen Umgebungen benötigen. Für eine Bestellung werden beispielsweise neben der eigentlichen Bestellung aus dem SAP System noch allgemeine Geschäftsbedingungen, Spezifikationen oder Zeichnungen gebraucht. Zu einem Fertigungsauftrag sollen zu den jeweiligen Fertigungspapieren auch noch Begleitdokumente hinzugefügt werden.
Hier bieten wir mit unseren Integrationen für SAP Lösungen an, die automatisch beim Drucken der Bestellung, oder des Instandhaltungs- bzw. Fertigungsauftrags prüfen, ob es dazu auch verknüpfte Dokumente gibt. Die werden dann ebenfalls automatisiert abgesammelt, aufbereitet und an der richtigen Position zusammen mit den Geschäftspapieren gedruckt. In diesem Fall wird nicht nur der eigentliche Druckprozess, sondern der gesamte Geschäftsprozess durch die Output Management Lösung optimiert. Diese führt zu schnelleren und sichereren Abläufen.
Thema Mobiles Drucken: Wer ist darauf angewiesen und ist das überhaupt sicher?
Johannes Hesel: Wir bieten mittlerweile seit vier Jahren eine App an, über die man von allen wichtigen mobilen Plattformen auf alle Ausgabekanäle zugreifen kann, die von PLOSSYS verwaltet werden. Natürlich geht es in erster Linie darum, Dokumente und Fotos, die auf dem mobilen Gerät liegen, auf beliebigen Druckern im Netzwerk auszugeben. In diesen vier Jahren hat sich die Nachfrage zum Thema „Mobiles Drucken“ geändert. Anfangs war das eher eine „Nice to have“ Funktion, die vor allem vom Topmanagement gerne gesehen wurde. Mittlerweile haben wir Kunden, bei denen 500 Mitarbeiter im Außendienst ein Tablet anstelle eines Laptops nutzen. Da bekommt der Aspekt „Mobiles Drucken“ plötzlich einen ganz anderen Stellenwert. Auch führen Lösungen, wie wir sie anbieten, dazu, dass sich Unternehmen überhaupt erst ernsthaft mit der Thematik beschäftigen.
Mobiles Drucken wird dadurch Bestandteil der Print-Infrastruktur, die sowieso vorhanden ist. Es müssen keine zusätzlichen Lösungen beschafft werden, man muss sich nicht mit Clouddiensten für das Drucken auseinandersetzen, man verteilt die App und schon haben alle User von mobilen Geräten Zugang zu den für sie freigeschalteten Druckern. Mobiles Drucken muss dabei nicht weniger sicher sein, als das Drucken von anderen Umgebungen. Unsere Lösung arbeitet verschlüsselt und baut Ihnen gegebenenfalls auch eine End-to- End Verschlüsselung auf. Anstelle von Passwörtern werden Tokens auf den Geräten für die Benutzerauthentifizierung gespeichert. Mobile Endgeräte lassen sich außerdem zentral sperren, wenn diese beispielsweise verloren gehen oder gestohlen werden.
Bekommt das Thema „Drucken“ dadurch nicht noch eine weitere, unnötige Komplexität?
Johannes Hesel: Wenn man für das mobile Drucken die vorhandene Infrastruktur nutzen kann, kommt keinerlei zusätzliche Komplexität hinzu, sondern nur zusätzlicher Nutzen und Arbeitserleichterung und eine höhere Zufriedenheit für die Anwender.
Erst Authentifizieren, dann drucken: Das ist keine neue Entwicklung, womit grenzen Sie sich zu Mitbewerbern ab?
Johannes Hesel: Wichtig zu wissen ist, dass wir auch hier eine herstellerunabhängige Lösung anbieten. Mit unserem Lösungspartner können wir über einen embedded Client nahezu alle Multifunktionsgeräte von allen wichtigen Druckerherstellern bedienen. Das Ganze funktioniert nahtlos zusammen mit unserer mobilen Drucklösung. In diesem Fall wird das Smartphone für die Benutzerauthentifizierung, sowie für die Identifizierung des Ausgabegerätes (Scannen eines Barcodes oder RFID Tags) und der Auswahl des „geparkten“ Auftrags genommen. Ein weiterer Unterschied zu vielen anderen am Markt ist, dass unsere Lösung nicht nur aus Windows heraus verwendet werden kann, sondern auch aus SAP und allen anderen Anwendungsumgebungen, in die PLOSSYS integriert ist.
Was ist der Vorteil einer Secure + Pull Printing Lösung mit PLOSSYS?
Johannes Hesel: Neben den oben genannten Vorteilen der Hardwareunabhängigkeit und der Integration in alle Applikationen sehe ich vor allem die Langlebigkeit als Vorteil. Die Lösungen der Hardwarehersteller sind in der Regel an die Drucker gebunden und müssen neu erworben und oftmals auch komplett neu aufgebaut werden, wenn die Drucker wechseln. Wir aber bieten eine Lösung an, bei der die Lizenz auch ohne zusätzliche Lizenzkosten auf Nachfolgegeräte oder die neue Druckerflotte umgezogen werden kann. Durch die Integration in PLOSSYS wird außerdem der Verwaltungsaufwand reduziert. Am Ende haben sie dann eine Lösung, mit der alle Druckprozesse abgewickelt werden können.
Ulrich Parthier: Herr Hesel, wir danken für dieses Gespräch.
